連帆

摘 要：檔案規(guī)范化管理，在企事業(yè)單位工作有序有效開展，起到很大促進作用，同時實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理是檔案管理工作正常開展的重要保障和必要的前提。在檔案管理向現(xiàn)代化方向邁進的同時，規(guī)范化檔案管理任然是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的前提和基礎。所以在事業(yè)單位日常工作中，更應該加強對于檔案管理工作的規(guī)范化，和科學性。本文對事業(yè)單位檔案管理方面一些規(guī)范化的內容進行了介紹和分析，提出了一些事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施和方法，為檔案管理規(guī)范化提供一些參考。

關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；事業(yè)單位；管理措施

檔案管理隨著社會發(fā)展應用而生，在經(jīng)濟發(fā)展規(guī)模擴大，事業(yè)單位人員構成日益復雜，工作人員數(shù)量和以往相比較，在數(shù)量上有很大的增加。因此對于開展檔案管理工作的工作量和難度也會隨之增加。同時事業(yè)單位在日常工作中會有大量的記錄文件產(chǎn)生，對這些文件進行科學有效的管理，才能夠確保各項工作的順利實施和開展。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內容

1.1 檔案管理工作中檔案收集工作的規(guī)范化管理

在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案收集工作是檔案管理工作的起點，檔案收集工作完成的情況會直接影響到檔案管理工作質量并且會對檔案管理工作產(chǎn)生決定性影響。如果在檔案資料收集過程中，對于資料收集不夠全面，資料反應的問題具有主觀性，等等不符合檔案資料收集要求，這樣就會直接影響到檔案管理工作中，對檔案進行整理，編目，等等的工作產(chǎn)生影響，甚至在檔案保管環(huán)節(jié)也會出現(xiàn)問題。在事業(yè)單位檔案管理中提倡規(guī)范化管理包括多個方面內容，及檔案管理者在進行檔案收集工作時，應該加強和其他相關部門之間溝通和聯(lián)系，在檔案資料收集內容和范圍上達成一致意見，并且對收集內容合理性進行全方位的思考。并且對事業(yè)單位在日常工作中產(chǎn)生的文件資料，要經(jīng)過相關處理部門和文書部處理，才能歸類到檔案管理部門進行分類管理和保存。

1.2 在檔案管理工作中對檔案鑒定的規(guī)范性要求

在事業(yè)單位檔案管理工作中，對檔案鑒定以確定檔案保存時間和保存價值。以此來處理保存期限已經(jīng)到期或者是已經(jīng)失去保存價值的檔案進行銷毀處理的操作。隨著事業(yè)單位工作時長積累，產(chǎn)生的檔案資料會越來越多，如果不對產(chǎn)生的檔案資料進行高效及時處理就會導致整個檔案管理工作系統(tǒng)出現(xiàn)無法運轉的情況。在檔案鑒定工作中，應該對檔案資料所反應出的實際價值或者是收集的檔案資料是否會對事業(yè)單位以后發(fā)展提供幫助，來進行檔案是否進行保存，或者是銷毀等的操作。檔案管理工作中，對于檔案有效性鑒定，是管理工作中復雜也是重要的一個環(huán)節(jié)。

2 事業(yè)單位中檔案規(guī)范化管理工作的施行措施

2.1 完善相關檔案規(guī)范化管理的制度

在檔案規(guī)范化管理中，要想使檔案管理能夠高質量的實施，就要完善有關檔案規(guī)范化管理的相關制度，首先，要對檔案管理制度進行完善。在事業(yè)單位中，對于檔案管理工作而言，發(fā)展的空間是比較小的，再加之相關事業(yè)單位負責人對檔案管理工作不重視，這就會導致檔案管理工作出現(xiàn)管理制度方面的疏漏，并且在事業(yè)單位中，很少有相關責任人會重視檔案管理制度創(chuàng)新和完善工作。這也是絕大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理制度出現(xiàn)問題的根本原因之一。針對這一情況的解決方案，就是要加強相關負責人對檔案管理工作的重視性，并且完善檔案規(guī)范化管理方面相關的制度，確實保證在檔案管理工作中，相關檔案管理人員能夠按照所規(guī)定的相關制度開展工作。其次，在檔案管理工作中，應該建立檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技不斷創(chuàng)新和發(fā)展，網(wǎng)絡技術對于各個行業(yè)的影響也越來越深入化，對于檔案管理工作產(chǎn)生的影響也很大，所以在事業(yè)單位檔案管理人員中，應該積極利用有關網(wǎng)絡管理技術，對檔案管理體系逐步轉變?yōu)榫W(wǎng)絡檔案管理體系做出研究和探索。同時將檔案管理工作部門和其他相關工作部門相聯(lián)系起來，這樣能夠提高檔案管理部門對檔案管理和檔案在其他部門應用的水平。

2.2 在檔案管理中，加強對于檔案管理室的建設。

在當下事業(yè)單位中，檔案管理資料一般還是由紙質的形式呈現(xiàn)的，這就導致在檔案管理工作中，需要劃分出一定的空間進行檔案紙質資料的存放和管理。隨著時間的推移，紙質檔案的數(shù)量會越來越多，這樣就會占用大量儲存空間，同時紙質檔案資料受環(huán)境影響因素較大，在潮濕環(huán)境下，容易出現(xiàn)印刷字體失真，或者是發(fā)霉現(xiàn)象的產(chǎn)生。所以事業(yè)單位在選擇檔案資料的保存區(qū)域時，應該充分考慮到環(huán)境對紙質資料的影響因素。

2.3 在事業(yè)單位檔案管理工作中應該加強對于檔案資料的保密

在事業(yè)單位檔案管理資料中，會記載一些關于單位員工的隱私化信息[1]，為了這些信息不被不法分子利用，從而對個人隱私進行侵犯，就要加強對于檔案管理工作保密性的重視。在檔案管理工作中，應該給予一定的技術，資金，以及人員的支持。充分避免因為在檔案管理工作中出現(xiàn)差錯，而導致單位員工個人信息外泄，對當事人經(jīng)濟或者是其他方面產(chǎn)生損失或者是不良影響。在檔案管理保密性方面，檔案管理機構應該加強對于檔案管理的宣傳工作，使事業(yè)單位的所有部門和人員都能夠認識到檔案管理的重要性，使其他部門的人員都能夠積極的配合開展檔案資料管理工作，充分提高管理工作流程中的規(guī)范性。其次，對于接觸到檔案資料的檔案管理人員，應該充分做好檔案資料的保密工作，完善在檔案管理工作中的保密條款的制定，在檔案資料信息公布程序上，應該經(jīng)過相關人員的嚴格審查，和當事人的確認，方可進行信息公示。同時對于檔案資料取閱也要進行充分考慮和相關制度的制定。在多重規(guī)定的保護下，充分避免檔案信息資料的外泄。同時，對于一些保存年限久遠，失去保存價值的檔案資料，在進行銷毀操作時應該確認銷毀工作是否進行徹底，在這個過程中，應該安排不同部門的多位工作人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，確實保證檔案資料完全銷毀。保證不會出現(xiàn)銷毀不徹底，而出現(xiàn)信息外泄情況的發(fā)生。

2.4 在事業(yè)單位檔案管理中應加強對于檔案分類管理的工作

在事業(yè)單位眾多檔案之中，如果不對各種類型檔案進行科學有效的分類，就會對管理工作的實施造成很大的困難，同時做好檔案資料的分類工作也是確保檔案歸檔工作流程順利實施的關鍵。一般在對檔案資料進行分類時，依據(jù)的主要有先后排列順序，記載實際情況和內容進行分類。在分類工作中，應該做到在以后檔案資料調閱和查詢時，能夠以最快速度找到相應的資料。所以在檔案資料分類上，應該采取科學有效的分類方法，根據(jù)檔案實際內容確定好檔案所屬的歸類和歸檔。

3 結語

事業(yè)單位在進行檔案規(guī)范化管理工作中應該從多方面出發(fā)，去考慮影響檔案管理效率和質量的因素，結合事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況，對這些影響因素做出相對應的解決措施，充分實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，并且逐步向檔案管理信息化和自動化方向邁進。加強檔案資料的保密性，同時嚴格按照相關制度去執(zhí)行檔案管理工作，確保不會出現(xiàn)因為人為管理失誤導致個人檔案信息泄露，造成的經(jīng)濟損失。各個工作部門相互配合，促使事業(yè)單位檔案管理部門的管理工作能夠有序進行。

參考文獻

[1]蘇俠.機關事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討[J].辦公室業(yè)務，2017（23）：97.