張捷

摘 要：文書檔案能夠通過客觀的記錄來表達歷史及重大事件的實際歷程，能夠最真實的反映出特定階段、特定人物對學校發(fā)展的重要決策；同時，文書檔案還詳細地紀錄了學校的建設(shè)、人才培養(yǎng)及對社會發(fā)展的貢獻等成果。因此，在學校的檔案日常管理和建設(shè)中，引入現(xiàn)代的信息管理技術(shù)，提高各類文書檔案的質(zhì)量和利用效率顯得至關(guān)重要。本文根據(jù)檔案學的基本理論，結(jié)合學校文書檔案管理電子化應(yīng)用的實際情況，在分析電子檔案操作實踐問題的基礎(chǔ)上，探索有效的電子檔案管理工作思路，切實提高電子檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：學校；檔案管理；信息電子化；應(yīng)用

1 什么是學校文書檔案信息的電子化應(yīng)用

學校文書檔案信息的電子化應(yīng)用，是指在學校檔案管理中，運用以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化管理手段，實現(xiàn)檔案信息采集、整理、儲存、調(diào)閱的電子化，實現(xiàn)文書檔案管理的安全、高效、快捷，提高文書檔案的使用率。

2 學校文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用原則

1）快捷：學校文書檔案應(yīng)用計算機管理的目標是利用現(xiàn)代信息化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為學校提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。

2）方便：當前，檔案管理已經(jīng)普遍采用了計算機管理技術(shù)，使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。文書檔案信息的電子化應(yīng)用，就是要進一步簡化程序、規(guī)范管理、方便使用，通過開發(fā)和使用完善的檔案管理軟件，使檔案系統(tǒng)與辦公自動化軟件能夠有效對接，提高檔案利用效率。

3）安全：文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，涉密文件需經(jīng)加密處理。涉密單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個單獨的局域網(wǎng)連接，從而維護涉密信息的安全。

3 學校文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用的優(yōu)勢

1）文書檔案電子化管理應(yīng)用方便、信息檢索便捷，電子化的文書檔案管理越來越得到認可和普及。實行電子化管理的文書檔案信息，克服了傳統(tǒng)的手工錄入、查詢效率低下的缺點，工作效率大幅度的提升，通過計算機系統(tǒng)處理各種檔案信息和數(shù)據(jù)，其效率是人工手段所不能比擬的，這是文書檔案管理電子化的最大優(yōu)點所在，最大限度上解放了人力，使檔案信息的查閱非常便捷，檔案檢索的時間也大幅度的縮短，因此，文書檔案的電子化管理，使檔案管理工作的效率得到提升，有利于促進學校內(nèi)部管理，提高管理工作的效率。

2）文書檔案電子化管理，實現(xiàn)了文書檔案信息的電子傳輸，有利于實現(xiàn)檔案信息的共享。在傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理中，由于管理載體的緣由，文書檔案并不能夠進行有效的共享以及進行交流，因此，傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理大多存在閑置的狀況，不利于發(fā)揮出文書檔案的作用和管理效果。隨著文書檔案電子化管理的應(yīng)用，能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案內(nèi)容的有效共享以及溝通交流，提升文書檔案傳輸?shù)陌踩裕袭斀裆鐣絹碓娇斓墓ぷ鞴?jié)奏。

4 學校文書檔案管理信息電子化的問題

1）學校檔案管理信息電子化的機制不健全：要實現(xiàn)文書檔案管理的電子化運用，首先需要建立和完善學校的檔案管理信息電子化運行體系，加強各部門之間的配合；其次，檔案管理人員需要對各類文書檔案進行認真、徹底的整理，形成規(guī)范、有層次的文書檔案體系，才能及時響應(yīng)業(yè)務(wù)部門對檔案的利用需求；再次，在我國目前的事業(yè)單位、特別是學校系統(tǒng)中，由于人員編制、專業(yè)等方面存在的問題，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大部分基層專職檔案管理人員還需要承擔除檔案工作以外的其他工作，從而導致學校文書檔案的管理機構(gòu)、人員不健全，檔案信息的報送、收集不及時，不利于檔案組卷的完整性。

2）信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用不足：首先，學校教職工對信息化技術(shù)在文書檔案管理中的運用意識不高，文書檔案管理人員對信息化技術(shù)的了解不足，認為信息化技術(shù)對文書檔案管理的意義不高。其次，信息化技術(shù)的使用領(lǐng)域相對較為狹隘，學校的信息化文書檔案管理僅僅集中在使用Office辦公軟件進行相關(guān)文書檔案的再加工，或者使用QQ等在線工具進行文件的傳輸，而對辦公自動化、EPR等的專業(yè)化信息工具使用相對較少。再次，現(xiàn)代化的信息技術(shù)并沒有得到推廣使用，目前階段信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，許多現(xiàn)代化的信息技術(shù)也逐漸開始運用于實際當中，例如大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)可以在很大程度上提高了文書檔案管理的效率。但是，目前階段現(xiàn)代化信息技術(shù)在學校的文書檔案管理中還相對較少。

5 提高學校檔案電子應(yīng)用水平的策略

1）完善檔案電子化管理機制：加強學校檔案電子化管理宣傳普及工作，提高對文書檔案電子化運用的意識。學校要著力加強對檔案管理軟硬件的建設(shè)，制定完善的學校檔案電子化建設(shè)工作流程，提高檔案管理電子化的靈活性；要著力加強各部門之間的聯(lián)系，形成各職能部門相互配合的運作機制，促進各部門之間檔案資源有效整合，按照分工合作的原則，由部門匯總電子數(shù)據(jù)，由檔案室負責分類存儲，做到由專職人員實現(xiàn)數(shù)據(jù)開發(fā)，全面提高檔案管理的有效性。

2）推動文書檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)：隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案得到廣泛普及和使用。但同時，學校也要重視已有的紙質(zhì)資料文庫，要對這些資料合理的分類，保障資料的數(shù)據(jù)真實可靠和數(shù)據(jù)的安全性。同時，在進行紙質(zhì)資料的管理時，要將檔案資料實時錄入電子資料庫，全面提高檔案管理的自動化水平。

3）積極引入信息化管理技術(shù)手段：首先，通過計算機來完成檔案信息的統(tǒng)計任務(wù)，不僅可以提高檔案統(tǒng)計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。再次，建立網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統(tǒng)一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現(xiàn)的丟失泄漏以及紙張檔案容易發(fā)生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統(tǒng)計管理突破了時空的限制，使得查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴密的安全監(jiān)控系統(tǒng)，通過防火墻、訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)密鑰等手段對檔案資料庫、計算機等文書檔案管理信息化工具進行監(jiān)管，確保檔案的保密性。要及時對電子檔案進行備份，并且定時更新檢查檔案信息，防止檔案丟失。

4）提高文書檔案管理人員的素質(zhì)：檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是提高學校文書檔案管理質(zhì)量的重要保證。在學校文書檔案的電子化管理中，學校應(yīng)抓好以下幾個方面：首先，為文書檔案管理人員提供必要的培訓，通過繼續(xù)教育的方式讓工作人員學習更多的信息文書檔案管理技術(shù)。其次，通過招聘、選調(diào)等方式，引進具有一定專業(yè)水平的信息化檔案管理人才。

總之，學校文書檔案信息的電子化管理，是學校檔案管理工作的大勢所趨，是提高學校文書檔案管理和使用效率的需要。各級各類學校都應(yīng)該高度重視文書檔案信息的電子化管理，健全機構(gòu)、落實人員、完善機制，有效地推動學校文書檔案信息的電子化進程，為學校的改革和發(fā)展提供有力的檔案支撐。

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