（杭州療養(yǎng)院，浙江 杭州 310010）

一、引言

在這一社會的背景下，視頻會議逐漸發(fā)揮巨大的作用，簡單來說，視頻會議就是通過互聯(lián)網(wǎng)之中的通信網(wǎng)絡(luò)或傳輸信號，再加以與多媒體終端結(jié)合，在兩個甚至更多個地點之間形成一個可以實時進(jìn)行會議的系統(tǒng)。之所以視頻會議會出現(xiàn)，究其原因，就是為了使不同地區(qū)的多個人員可以通過語言、圖像等多種交流方式，達(dá)到參加會議的目的。

二、視頻會議種類

視頻會議種類劃分根據(jù)維度不同可以定義多種類別不同的會議。

（一）我們根據(jù)發(fā)言會場的不同和多寡，可以定義為以下三種會議

（1） 主會場報告型：主要是企業(yè)培訓(xùn)講課、政府工作傳達(dá)、年會等。

（2） 分會場述職類：年度工作總結(jié)會議、辦事處述職會議等。

（3） 參與討論型會議：日常業(yè)務(wù)交流會議。

（二）我們根據(jù)設(shè)備集成度的不同，可以劃分為下面三種類型會議

（1） 一體化視頻會議：所有會場都是用一體式會議設(shè)備，所以設(shè)備集成在一體機(jī)里面，無法修改音視頻設(shè)備配置。

（2） 分體式視頻會議：所有會場設(shè)備都是用獨(dú)立終端，需要有獨(dú)立音響、矩陣、調(diào)音臺、功放等設(shè)備，由于設(shè)備越多，可能出現(xiàn)問題的地方就越多，其次通常會議室里面的功放設(shè)備還需要用作其他用途，導(dǎo)致平時被修改配置的可能性大增，又增加了開會圖像和聲音不適配的可能性。

（3） 混合組網(wǎng)：就是同時包含一體化視頻會議設(shè)備和分體式視頻會議設(shè)備的場景。

（三）根據(jù)會場數(shù)量的多寡，可以定義為大型、中型和小型會議

（1） 大型視頻會議：大型視頻會議會場數(shù)量通常達(dá)到20個以上，甚至部分單位的全國性大型會議可以達(dá)到四五千個會場同時與會。

（2） 中型視頻會議：與會會場數(shù)量在10到20個。

（3） 小型視頻會議：會場數(shù)量為2到9個的視頻會議。以9作為劃分小型視頻會議和中型視頻會議的原因在于整個視頻會議過程中，小于9個會場與會，可以通過多畫面的方式，讓9個會場同時看到彼此，同時又不擔(dān)心畫面太小看不清楚。因此小于9個會場被定義為小型會議。

三、影響視頻會議效率的因素

對本單位近一年的百來次視頻會議做了數(shù)據(jù)分析，分析不同維度對視頻會議聯(lián)調(diào)時間和開會效率的影響。如下圖2.1所示，聯(lián)調(diào)時間隨著會場數(shù)量的增加而增加，而且增加的幅度會因為數(shù)量的增加而增大。

圖2.1聯(lián)調(diào)時間和會場數(shù)量的相關(guān)性

綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)要提升視頻會議聯(lián)調(diào)效率，降低聯(lián)調(diào)時間，那么必須解決個別會場頻繁出現(xiàn)的圖像、聲音、網(wǎng)絡(luò)、會場布置等問題。

因此我們假設(shè)每個會場問題處理的時間已經(jīng)扣除并行問題處理的時間。下面我看看個別會場的問題是怎樣影響整個會議聯(lián)調(diào)時間的：

階段1：所有會場開啟設(shè)備，聯(lián)調(diào)開始，假設(shè)時間為T0。

階段1圖表

階段2：所有會場接入會議，正式開始聯(lián)調(diào)，假設(shè)召開會議花了1分鐘，時間為T0+1。

階段2圖表

階段3：主會場與會場A對話，發(fā)現(xiàn)會場A故障（圖像、聲音或則網(wǎng)絡(luò)問題），假設(shè)解決問題花了10分鐘，時間為T0+11，主會場、會場B和會場C在等待會場A的問題解決。

階段3圖表

階段4：主會場與會場B對話，發(fā)現(xiàn)會場B故障（圖像、聲音或則網(wǎng)絡(luò)問題），假設(shè)解決問題花了10分鐘，時間為T0+21，主會場、會場A和會場C在等待會場B的問題解決。

階段4圖表

階段5：主會場與會場C對話，會場C未發(fā)現(xiàn)問題，聯(lián)調(diào)非常順利，假設(shè)聯(lián)調(diào)時間為0.3分鐘，結(jié)束該過程的時間為T0+21.3。

從每個階段我們可以看出，假設(shè)整個會議的聯(lián)調(diào)用時21.3分鐘，4個會場的總聯(lián)調(diào)時間長度為4*21.3分鐘，而召開會議、會場無問題的聯(lián)調(diào)時間（比如會場C）是整個會議聯(lián)調(diào)過程中無法控制或者節(jié)省的，因此我們唯一能控制或者節(jié)省的時間是會場出現(xiàn)問題的時間。假設(shè)我們能把這些聯(lián)調(diào)過程中出現(xiàn)的問題在會議聯(lián)調(diào)之前發(fā)現(xiàn)，并且每個會場能獨(dú)自處理完畢，雖然每個會場問題處理過程中會占用各自會場的時間，但因為不占用聯(lián)調(diào)時間的關(guān)系，因此可以不用乘于會場系數(shù)，從而大量節(jié)省會議聯(lián)調(diào)時間。

階段5圖表

四、結(jié)束語

綜上所述，我們可以比較高效率提升視頻會議效率，節(jié)省聯(lián)調(diào)時間的方式是通過會場會前自檢發(fā)現(xiàn)并獨(dú)自處理問題。需要強(qiáng)調(diào)的是本文未提到的視頻會議管理員技能熟練度對提升視頻會議效率的作用，管理員的視頻會議設(shè)備技能都會有一個增長后穩(wěn)定的過程，而且大部分單位不太可能每個會場配置獨(dú)立的視頻會議管理員，視頻會議管理員是兼職甚至是流動的，因此通過提升管理員技能來提升效率是有效但不一定是可行的措施，從而讓管理員能通過會前自檢項目發(fā)現(xiàn)并處理問題，這才是提升視頻會議效率行之有效的措施。