張玉梅

【摘 要】 新疆電信 2012年7月實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)集中核算，2015年5月集中MSS系統(tǒng)上線，往來(lái)款管理由手工沖銷(xiāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)沖銷(xiāo)，受多系統(tǒng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景復(fù)雜性因素影響，部分虛擬供應(yīng)商及客戶(hù)不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)清賬。為強(qiáng)化公司內(nèi)部管理，防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)SSC）成立了往來(lái)款管理專(zhuān)項(xiàng)工作團(tuán)隊(duì)，建立按季通報(bào)制度，針對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，下發(fā)文件并明確整改時(shí)限及要求，提升新疆電信往來(lái)款管理水平。

【關(guān)鍵詞】往來(lái)款管理；集中MSS系統(tǒng)；無(wú)發(fā)票掛賬；虛擬供應(yīng)商；基礎(chǔ)管理；工作流程；相關(guān)要求

新疆電信自2012年7月實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)集中核算以來(lái)，各單位負(fù)責(zé)往來(lái)款手工清賬工作。2015年5月集中MSS系統(tǒng)上線后，實(shí)體供應(yīng)商及客戶(hù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)清賬，部分虛擬供應(yīng)商及客戶(hù)受跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景復(fù)雜性因素影響，只能由SSC賬套員執(zhí)行手工清賬相關(guān)操作。新系統(tǒng)上線運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，新疆電信陸續(xù)發(fā)現(xiàn)部分單位未在新系統(tǒng)注冊(cè)供應(yīng)商信息，部分單位虛擬供應(yīng)商應(yīng)付往來(lái)余額異常等問(wèn)題。基于以上現(xiàn)狀，新疆電信SSC成立了往來(lái)款管理虛擬工作團(tuán)隊(duì)，建立按月溝通反饋，按季出具工作通報(bào)制度，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，提升新疆電信財(cái)務(wù)管理水平。

一、往來(lái)款管理過(guò)程中常見(jiàn)問(wèn)題

1.無(wú)發(fā)票掛賬問(wèn)題

（1）跨系統(tǒng)無(wú)發(fā)票掛賬

集中MSS系統(tǒng)上線后，采購(gòu)部通過(guò)集中MSS物料系統(tǒng)材料入庫(kù)，計(jì)劃建設(shè)部通過(guò)集中MSS計(jì)劃建設(shè)系統(tǒng)依訂單進(jìn)行服務(wù)確認(rèn)，網(wǎng)運(yùn)部通過(guò)集中MSS運(yùn)維系統(tǒng)計(jì)列當(dāng)期成本，均存在未及時(shí)從供應(yīng)商處取得發(fā)票，且出現(xiàn)跨年未取得發(fā)票事項(xiàng)。

（2）財(cái)輔系統(tǒng)無(wú)發(fā)票掛賬

為有效防范無(wú)發(fā)票支付風(fēng)險(xiǎn)，區(qū)公司設(shè)了新疆無(wú)發(fā)票掛賬專(zhuān)用供應(yīng)商，專(zhuān)門(mén)用于處理無(wú)發(fā)票掛賬業(yè)務(wù)，各單位對(duì)符合掛賬依據(jù)和要求的無(wú)發(fā)票業(yè)務(wù)，按暫估金額掛賬，無(wú)發(fā)票掛賬出現(xiàn)超期限仍未取得發(fā)票問(wèn)題。

2.系統(tǒng)割接遺留問(wèn)題

2015年集中MSS系統(tǒng)上線，供應(yīng)商/客戶(hù)往來(lái)余額從M8系統(tǒng)遷轉(zhuǎn)到SAP系統(tǒng)，由于部分單位未及時(shí)在集中MSS采購(gòu)輔助系統(tǒng)中注冊(cè)并完善供應(yīng)商信息，個(gè)別單位通過(guò)本地賬戶(hù)付款，錯(cuò)選供應(yīng)商信息導(dǎo)致應(yīng)付往來(lái)信息不對(duì)應(yīng)影響往來(lái)款沖銷(xiāo)。

3.虛擬供應(yīng)商/客戶(hù)余額異常問(wèn)題

通過(guò)營(yíng)收稽核系統(tǒng)核算供應(yīng)商/客戶(hù)信息調(diào)整事項(xiàng)時(shí)，出現(xiàn)虛擬供應(yīng)商/客戶(hù)信息前后不一致，導(dǎo)致供應(yīng)商/客戶(hù)余額異常。

4.股份墊付存續(xù)款項(xiàng)往來(lái)問(wèn)題

因存續(xù)縣級(jí)分公司未開(kāi)立基本賬戶(hù)無(wú)法單獨(dú)繳納社保，需通過(guò)股份公司代墊社?？?，墊付款項(xiàng)在股份和存續(xù)之間往來(lái)款供應(yīng)商、客戶(hù)及列賬科目未統(tǒng)一，使得往來(lái)款信息不對(duì)應(yīng)，給往來(lái)款核銷(xiāo)增加復(fù)雜度。

5.不規(guī)則攤銷(xiāo)預(yù)付款出現(xiàn)供應(yīng)商攤銷(xiāo)數(shù)大于原值問(wèn)題

集中MSS系統(tǒng)上線后，通過(guò)劃小系統(tǒng)核算事項(xiàng)與財(cái)輔系統(tǒng)對(duì)接，“預(yù)付賬款-*-*（手工）”科目屬于供應(yīng)商統(tǒng)馭科目，因預(yù)付與實(shí)際發(fā)生時(shí)明細(xì)科目不同，二者無(wú)法往來(lái)挑對(duì)，系統(tǒng)也不能自動(dòng)控制預(yù)付費(fèi)（手工）總金額，出現(xiàn)部分供應(yīng)商出現(xiàn)攤銷(xiāo)數(shù)大于預(yù)付原值現(xiàn)象。

二、建立制度，夯實(shí)往來(lái)賬管理基礎(chǔ)

1.梳理經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，統(tǒng)一財(cái)務(wù)核算規(guī)則

SSC要求核算環(huán)節(jié)嚴(yán)格依照國(guó)家財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)和中國(guó)電信會(huì)計(jì)核算辦法規(guī)范核算，對(duì)應(yīng)付購(gòu)買(mǎi)貨物、進(jìn)行工程建設(shè)、接受勞務(wù)應(yīng)付供應(yīng)商單位款項(xiàng)與應(yīng)付省間、網(wǎng)間話(huà)費(fèi)結(jié)算款等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)往來(lái)科目進(jìn)行梳理，規(guī)范往來(lái)款掛賬明細(xì)科目，逐步統(tǒng)一全區(qū)財(cái)務(wù)核算規(guī)則。

2.設(shè)置賬套檢查崗，提高賬套往來(lái)信息質(zhì)量

SSC將賬套檢查作為日常核算管理的重要工作，賬套管理員及時(shí)向責(zé)任單位反饋各賬套檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，持續(xù)督促、跟進(jìn)問(wèn)題的整改落實(shí)情況。要求賬套員按月檢查應(yīng)收/應(yīng)付往來(lái)的邏輯性，根據(jù)報(bào)賬單位提供的虛擬供應(yīng)商往來(lái)核銷(xiāo)清單，及時(shí)在SAP系統(tǒng)手工核銷(xiāo)往來(lái)。

3.規(guī)范無(wú)發(fā)票業(yè)務(wù)掛賬，防范企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

為加強(qiáng)對(duì)無(wú)發(fā)票掛賬業(yè)務(wù)的管控，SSC下發(fā)文件明確無(wú)發(fā)票掛賬的依據(jù)及要求，規(guī)范業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)。為確保各單位順利開(kāi)展無(wú)發(fā)票掛賬經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)清理工作，SSC編制無(wú)發(fā)票往來(lái)賬查詢(xún)操作指引，用于指導(dǎo)各單位查詢(xún)追溯無(wú)發(fā)票業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)與人員；整理新疆公司員工SAP 賬號(hào)信息，便于確定SAP系統(tǒng)中無(wú)發(fā)票掛賬經(jīng)辦人員的對(duì)應(yīng)關(guān)系，形成閉環(huán)。

4.組建專(zhuān)業(yè)工作團(tuán)隊(duì)，實(shí)時(shí)監(jiān)控異常數(shù)據(jù)

在SSC成立往來(lái)款管理虛擬工作團(tuán)隊(duì)，聚焦無(wú)發(fā)票掛賬、供應(yīng)商余額異常、虛擬供應(yīng)商往來(lái)清理等事項(xiàng)，常態(tài)化開(kāi)展工作，按月整理相關(guān)數(shù)據(jù)，按季出具工作通報(bào)，針對(duì)清理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下發(fā)文件或郵件，明確整改時(shí)限及要求。協(xié)調(diào)SAP一線工程師按利潤(rùn)中心組提取往來(lái)款明細(xì)，逐筆分析異常數(shù)據(jù)形成原因，提出解決方案。

5.規(guī)范結(jié)算業(yè)務(wù)，有效支撐業(yè)務(wù)發(fā)展

梳理全區(qū)內(nèi)外部合作類(lèi)業(yè)務(wù)結(jié)算，分別從供應(yīng)商、業(yè)務(wù)、稅率等維度，從區(qū)公司、專(zhuān)業(yè)分公司、事業(yè)部、分公司4個(gè)層面進(jìn)行分析，有效解決暫估進(jìn)項(xiàng)稅差異，輸出新疆公司合作類(lèi)業(yè)務(wù)處理規(guī)范，指導(dǎo)全區(qū)規(guī)范處理結(jié)算類(lèi)業(yè)務(wù)。

6.規(guī)范墊付往來(lái)核算，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)有效

為解決墊付款項(xiàng)在股份和存續(xù)之間列賬科目、客戶(hù)和供應(yīng)商不統(tǒng)一問(wèn)題，SSC下發(fā)文件，明確股份墊付存續(xù)款項(xiàng)列支范圍、核算、結(jié)算及往來(lái)核銷(xiāo)等要求，確保股份、存續(xù)主體應(yīng)收應(yīng)付往來(lái)的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。

7.明確調(diào)列賬業(yè)務(wù)范圍，提高往來(lái)款相關(guān)信息質(zhì)量

為防范因超范圍使用調(diào)列賬流程處理業(yè)務(wù)、附件不規(guī)范等問(wèn)題而產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，SSC行文明確調(diào)列賬業(yè)務(wù)范圍及虛擬客戶(hù)/供應(yīng)商轉(zhuǎn)實(shí)體附件要求。同時(shí)要求賬務(wù)調(diào)整事項(xiàng)必須通過(guò)原系統(tǒng)進(jìn)行差錯(cuò)更正，確保業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)一致。

8.梳理不規(guī)則攤銷(xiāo)業(yè)務(wù)，提出預(yù)付款解決方案

鑒于集中MSS財(cái)輔系統(tǒng)不能自動(dòng)控制不規(guī)則攤銷(xiāo)手工預(yù)付費(fèi)總金額，為能定期清理供應(yīng)商不規(guī)則預(yù)付款余額為零數(shù)據(jù)，SSC編制手工臺(tái)賬，要求各單位按要求填報(bào)余額為零數(shù)據(jù)資料，SSC負(fù)責(zé)定期清理，杜絕供應(yīng)商預(yù)付款余額異常。

三、往來(lái)款管理工作流程及相關(guān)要求

1.無(wú)發(fā)票掛賬業(yè)務(wù)事項(xiàng)

各單位應(yīng)嚴(yán)格文件要求進(jìn)行無(wú)發(fā)票業(yè)務(wù)掛賬，自?huà)熨~之月起3個(gè)月內(nèi)取得發(fā)票，對(duì)于跨年度的無(wú)發(fā)票掛賬經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，必須在次年所得稅匯算清繳前取得發(fā)票，有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)集中MSS系統(tǒng)已完成收貨、服務(wù)確認(rèn)，存在尚未從供應(yīng)商處取得發(fā)票、業(yè)務(wù)未實(shí)質(zhì)發(fā)生或取得發(fā)票未及時(shí)發(fā)起流程進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)等問(wèn)題。建議相關(guān)業(yè)務(wù)及時(shí)向供應(yīng)商索取發(fā)票，對(duì)2016年及以前年度無(wú)發(fā)票事項(xiàng)需進(jìn)一步核實(shí)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生。

2.供應(yīng)商余額異常事項(xiàng)

對(duì)于應(yīng)付款項(xiàng)及應(yīng)收保證金，相關(guān)單位應(yīng)按供應(yīng)商緯度核實(shí)異常數(shù)據(jù)形成原因，對(duì)于因供應(yīng)商名稱(chēng)不一致造成的余額異常數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整；對(duì)于核實(shí)確為重復(fù)支付的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)收回資金；對(duì)供應(yīng)商往來(lái)調(diào)整時(shí)，應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商名稱(chēng)、金額等關(guān)鍵信息。

涉及區(qū)級(jí)結(jié)算類(lèi)業(yè)務(wù)，按“誰(shuí)發(fā)起、誰(shuí)負(fù)責(zé)清理往來(lái)” 的原則，發(fā)起單位承擔(dān)虛擬供應(yīng)商往來(lái)的清理工作。

通過(guò)“調(diào)列賬業(yè)務(wù)”入口發(fā)起虛擬供應(yīng)商/客戶(hù)轉(zhuǎn)實(shí)體流程時(shí)，關(guān)注系統(tǒng)勾挑往來(lái)信息。

3.長(zhǎng)賬齡債權(quán)債務(wù)事項(xiàng)

對(duì)于應(yīng)付款項(xiàng)，相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)認(rèn)真清理，符合條件需要支付的款項(xiàng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商，發(fā)起支付流程。

對(duì)于應(yīng)收款及預(yù)付款項(xiàng)，積極組織人員進(jìn)行清理，落實(shí)責(zé)任人，確保企業(yè)資產(chǎn)不流失。

建議各單位核實(shí)超長(zhǎng)賬齡往來(lái)款，屬確實(shí)無(wú)法收回的進(jìn)行報(bào)損，屬無(wú)需支付的履行內(nèi)部審批結(jié)轉(zhuǎn)。

4.預(yù)付款事項(xiàng)

對(duì)于預(yù)付賬款，相關(guān)單位應(yīng)核實(shí)預(yù)付事項(xiàng)供應(yīng)商名稱(chēng)前后的一致性，不一致的及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬套數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。

對(duì)不規(guī)則攤銷(xiāo)預(yù)付款，發(fā)起攤銷(xiāo)流程前，先進(jìn)入SAP系統(tǒng)查詢(xún)相關(guān)供應(yīng)商未清項(xiàng)，如未清項(xiàng)合計(jì)金額大于零，則按差額發(fā)起預(yù)付款流程，剩余部分列供應(yīng)商應(yīng)付往來(lái)。

5.虛擬供應(yīng)商往來(lái)核銷(xiāo)事項(xiàng)

相關(guān)單位嚴(yán)格按文件要求，及時(shí)在集中MSS采購(gòu)輔助系統(tǒng)中注冊(cè)并完善供應(yīng)商信息，發(fā)起供應(yīng)商調(diào)整流程，及時(shí)核銷(xiāo)虛擬供應(yīng)商往來(lái)，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

往來(lái)款管理從表面上看，只涉及會(huì)計(jì)核算、往來(lái)沖銷(xiāo)，其實(shí)質(zhì)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，發(fā)揮舉足輕重的作用，管理者應(yīng)重視往來(lái)款管理工作。加快往來(lái)款的周轉(zhuǎn)速度能給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益；關(guān)注度不夠可能形成管理漏洞，并給企業(yè)造成損失。新疆電信能將往來(lái)款管理工作融入到日常財(cái)務(wù)工作全過(guò)程，勢(shì)必會(huì)降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。