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        氣象聲像檔案收集管理工作的思考

        2018-10-21 23:43:53柳薦秋邢啟超
        傳播力研究 2018年25期
        關(guān)鍵詞:聲像檔案氣象對(duì)策

        柳薦秋 邢啟超

        摘要:本文通過分析氣象聲像檔案的特點(diǎn)以及相關(guān)單位在聲像檔案收集管理工作中存在的問題,提出了加強(qiáng)氣象聲像檔案收集管理工作的對(duì)策,對(duì)加強(qiáng)氣象聲像檔案收集管理工作有積極的作用。

        關(guān)鍵詞:氣象;聲像檔案;管理;對(duì)策

        一、氣象聲像檔案的特點(diǎn)

        (一)活動(dòng)記錄的直觀形象性

        相對(duì)于氣象紙質(zhì)載體的檔案,聲像檔案的優(yōu)點(diǎn)在于,其更具強(qiáng)烈的時(shí)空感和真實(shí)感。氣象聲像檔案是人們?cè)谏鐣?huì)發(fā)展中發(fā)生重大氣象事件的記錄,主要表現(xiàn)形式為聲音和圖像,因此更顯得靈活現(xiàn)。可以說氣象聲像檔案進(jìn)一步凸顯了檔案對(duì)人們活動(dòng)原始記錄的直觀形象性。

        (二)收集、保管的特殊性

        氣象聲像檔案在收集和保管上也與紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別,其要求的條件比較嚴(yán)格,好的保管條件,可以延長聲像檔案的壽命,否則在是對(duì)聲像檔案造成損害;聲像檔案的原件和復(fù)印件存在的差異性很低。一盤重要的錄像磁帶,在外觀和效果上,復(fù)印件和母帶如何區(qū)分?照片檔案中那些高質(zhì)量的翻版底片與原版底片的區(qū)別在哪里?除了專業(yè)人士,恐怕較難區(qū)別出來。以上特點(diǎn),給聲像檔案的手收集和保管帶來困擾。

        (三)是其他載體檔案的有利補(bǔ)充

        氣象聲像檔案和紙質(zhì)載體的檔案是密切聯(lián)系的,二者存在著補(bǔ)充與依存的關(guān)系。比如社會(huì)發(fā)展中那些重大的歷史時(shí)刻、重大的工程建設(shè)竣工,會(huì)留下多種形式的檔案資料,聲音、視頻、照片這些聲像檔案是文字、科技圖紙這些紙質(zhì)載體檔案最好的補(bǔ)充。它們構(gòu)成氣象聲像檔案與其他載體檔案以不同形式記錄歷史,相互印證,互為補(bǔ)充的不可或缺性。

        二、氣象聲像檔案收集管理工作存在的問題

        (一)氣象聲像檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)

        氣象聲像檔案質(zhì)量雖與采集設(shè)備有密切關(guān)系,但更多的是對(duì)設(shè)備使用人員的專業(yè)要求,一些單位的攝制人員沒有受過正規(guī)培訓(xùn),缺乏專業(yè)素質(zhì),使得聲像檔案形成質(zhì)量不高,弱化了檔案的利用價(jià)值。另外,有的單位由于缺乏專業(yè)人才,使得部分設(shè)施被閑置下來,不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí),聲像攝制人員在意識(shí)上也存在一定的誤區(qū),認(rèn)為氣象聲像檔案只是紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充資料,歸檔意識(shí)淡薄,甚至個(gè)別人認(rèn)為誰形成就歸誰,沒有對(duì)氣象聲像檔案進(jìn)行合理歸檔。

        (二)管理制度與收集渠道不完善不暢通

        由于對(duì)氣象聲像檔案的模糊認(rèn)識(shí),加上管理方面相對(duì)自由的處理方式,造成氣象聲像檔案歸檔情況較為混亂,集中統(tǒng)一管理制度不完善。氣象聲像檔案管理制度不健全,沒有集中統(tǒng)一管理目標(biāo),各自為政,處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。

        (三)歸檔整理與著錄內(nèi)容不齊全

        氣象聲像檔案的整理不同于紙質(zhì)檔案,在條目著錄方面有其特殊性和時(shí)效性,如無檔案形成人的配合,整理人員很難寫明人物、地點(diǎn)、時(shí)間、背景等必要的著錄項(xiàng)。

        (四)管理?xiàng)l件好壞與氣象聲像檔案壽命成正比

        氣象聲像檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案保管要求更嚴(yán)格,而現(xiàn)階段部分單位缺乏恒溫、恒濕、防磁、防潮、避光等一系列重要的聲像檔案儲(chǔ)存條件,致使一些照片、底片變質(zhì),錄音帶、錄像帶受損,更談不上聲像檔案的長久保存利用,使得許多圖片、磁帶等遭到損壞,難以長期保管并加以利用。

        (五)職責(zé)分配不明導(dǎo)致重大活動(dòng)聲像檔案流失

        在一些大型活動(dòng)進(jìn)行時(shí),會(huì)有很多單位、人員參與進(jìn)來,就聲像記錄這部分內(nèi)容,一方面專業(yè)人員缺失,臨時(shí)抽調(diào)的人員無法掌握正確的記錄方式,無法全面記錄氣象活動(dòng)。另一方面,有的活動(dòng)本身在策劃時(shí),缺少檔案收管要求和措施,造成記錄的空白。這些都造成了氣象聲像檔案的流失。

        三、加強(qiáng)氣象聲像檔案收集管理工作的對(duì)策

        (一)加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo),提高人員素質(zhì)

        檔案管理部門要加強(qiáng)監(jiān)督,對(duì)各單位氣象聲像檔案收集管理活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo),并把相關(guān)單位的檔案收管情況作為每年例行督查的關(guān)鍵點(diǎn)。對(duì)于不同類型的氣象聲像檔案管理情況,要采用不同形式的監(jiān)督指導(dǎo)。

        (二)建立制度,確保有章可偱

        各單位要制定氣象聲像檔案收集管理相關(guān)的規(guī)章政策,加強(qiáng)檔案收集的規(guī)范化、制度化管理,完善聲像檔案歸檔細(xì)則,以改善保管條件為起點(diǎn),以及時(shí)歸檔整理為重點(diǎn),設(shè)計(jì)整個(gè)工作流程,制訂具有高度可行性的方法。

        (三)疏通渠道,采取多種收集形式

        保證氣象聲像檔案收集完善齊全,就必須采用一定的行政手段,明確在公務(wù)活動(dòng)中形成的聲像材料歸單位所有,相關(guān)工作人員必須及時(shí)向本單位綜合檔案室移交,任何人不能據(jù)為已有。打開并疏通檔案收集渠道,采用多種多樣的方式進(jìn)行檔案收集。一是正常情況下的轉(zhuǎn)移接收;二是對(duì)重點(diǎn)單位和部門有針對(duì)性接收;三是對(duì)重要攝錄人員直接收集,四是派遣專業(yè)工作人員直接參與到各類主要活動(dòng)中,親自攝錄并制作氣象聲像檔案,以保證重要活動(dòng)聲像檔案的完備和齊全。

        (四)改善管理?xiàng)l件,確保檔案安全

        檔案儲(chǔ)存環(huán)境的要求在氣象聲像檔案安全管理中有著嚴(yán)格的規(guī)定,必須做到防磁、防火、避光等硬性要求,溫度和濕度也必須合適,這些保存環(huán)境檔案保管單位要進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)控。

        檔案管理需要科學(xué)的技術(shù)支撐,相關(guān)單位要予以重視,引入配套設(shè)施。并對(duì)磁帶和光盤等特殊文件采用定時(shí)倒帶審查等保護(hù)手段,并對(duì)其定期復(fù)制與備份,真正實(shí)現(xiàn)氣象聲像檔案的安全保存。

        四、結(jié)束語

        照片和影像具有無可替代的直觀性,這些聲像檔案是對(duì)氣象活動(dòng)的真實(shí)記錄,需要相關(guān)單位進(jìn)行及時(shí)的收集,嚴(yán)格遵守保管規(guī)定,創(chuàng)造良好的保管環(huán)境。使這些聲像檔案能發(fā)揮它的記錄功能。當(dāng)下,在聲像檔案的收集、保管中存在一些不足,在保存的完整性、安全性不夠,這要求檔案管理部門要提升工作效果,改善工作手段,確保各類公務(wù)活動(dòng)的聲像檔案都能得到及時(shí)、完整的歸檔管理,使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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