李蘭 王鵬

摘要：電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)今發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案工作必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期發(fā)展需要，檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，掌握探索電子檔案的整理與保護新方法，不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決。因此，加強對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項緊迫任務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息時代；電子檔案；整理與保護

一、電子檔案管理和保存的重要性

電子檔案指的是在社會生活中形成的、包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等的文字材料，其以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體。檔案工作人員要以創(chuàng)新思維，科學(xué)的方法做好電子檔案的整理與保護工作?？茖W(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔除了完成紙質(zhì)檔案歸案以外，還需完成電子文件的歸檔。電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，決定其在保存與維護方面的復(fù)雜性。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國家歷史上任何時期他們感興趣的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對科學(xué)、對歷史、對社會高度負責(zé)的態(tài)度，作為單位的領(lǐng)導(dǎo)要不斷聽取檔案工作人員的意見，要切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

二、電子檔案的特點

與傳統(tǒng)檔案相比電子檔案有以下特點：第一，具有依賴性和不可識別性，有利于檔案的保密。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，操作簡便、自動分類組合、便于管理。紙質(zhì)檔案是采用人工可識讀的記錄符號人可以直接讀出；使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀記錄。第二，信息存儲的高密度性。電子檔案具有高密性的存貯特點，信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大。電子檔案載體信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無法比擬的，便于存放。第三，.載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案記錄信息的載體是紙，電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。第四，.信息共享性。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，檢索迅速，電子檔案能在同一時間，多人不同時共享同一信息，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。第五，.信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

三、電子檔案的整理

（1）文書電子檔案整理。①內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。一是按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。二是將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用，確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范。②外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。（2）科技電子文件歸檔。①基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。②設(shè)備檔案。引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。（3）會計電子文件整理。①工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接的憑證。②賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

四、電子檔案的保護

（1）軟磁盤的保護。統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。規(guī)范保管條件，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40 %～50 %，溫度控制在14 ℃～24 ℃。加強病毒防范， 要求各業(yè)務(wù)部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。對加密盤的管理，有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。 （2）光盤的保護。規(guī)范排放和使用，光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。保持良好的溫度、濕度環(huán)境 高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14 ℃～24 ℃，相對濕度40 %～65 %。注意避光，光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。 （作者單位：國網(wǎng)河南省電力公司濟源供電公司）

參考文獻

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