摘 要：在信息技術(shù)的迅猛發(fā)展下，企業(yè)越來越多的應(yīng)用場景離不開計算機(jī)，在數(shù)據(jù)處理方面Excel超強(qiáng)的表格處理與數(shù)據(jù)分析能力，可以幫助企業(yè)在各管理領(lǐng)域，面對復(fù)雜多變的環(huán)境做出正確的決策。本文首先對Excel做一個大概的介紹，其次具體分析Excel在中小企業(yè)的財務(wù)管理、營銷管理、倉庫管理、績效管理這四大管理領(lǐng)域的應(yīng)用現(xiàn)狀，最后展望一下Excel的未來發(fā)展。

關(guān)鍵詞：excel；中小企業(yè)；應(yīng)用現(xiàn)狀

中圖分類號：TP317.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）21-0315-02

1 Excel簡介

Excel是微軟公司辦公軟件Microsoft office的組件之一，也是微軟辦公套裝的重要組成之一，能夠進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、分析、統(tǒng)計，憑借超強(qiáng)的計算分析功能，可以處理紛亂復(fù)雜的數(shù)據(jù)，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成可用信息。

Excel最常用到的處理數(shù)據(jù)的方法有以下幾種：

1.1 采用數(shù)據(jù)圖表幫助決策分析

Excel擁有大量的圖表類型，自定義的圖表制作，能夠滿足絕大部分工作需求，將圖型、文字、表格三者結(jié)合起來將數(shù)據(jù)可視化，進(jìn)而做出高效正確的決策分析。

1.2 采用公式及函數(shù)進(jìn)行計算

使用Excel處理數(shù)據(jù)的計算問題時，常常會使用到公式及函數(shù)，而Excel提供了大量的內(nèi)置函數(shù)，可以極大的簡化了計算過程，還提高了處理數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度。除此之外，用戶還可以自定義函數(shù)，滿足實際工作需求。

1.3 采用工作表整理數(shù)據(jù)信息

Excel最直觀明顯的部分，也是主要的功能，通過表格的形式記錄和整理數(shù)據(jù)，還能對表格進(jìn)行增刪、篩選和排序操作，提高效率。

1.4 采用多樣分析工具進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘

Excel內(nèi)置大量的分析工具，比如移動平均、指數(shù)平滑、規(guī)劃求解等，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行高層次的數(shù)據(jù)挖掘。

2 Excel在中小企業(yè)的財務(wù)管理中的應(yīng)用

因為經(jīng)濟(jì)的不斷變革，理財難度的不斷加大，實際工作中有大量復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式要處理，傳統(tǒng)的手工計算已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落伍，無法滿足日益增長的管理工作的需求，所以出現(xiàn)了大量的財務(wù)軟件，但考慮到軟件自身的局限性，比如功能不全、費(fèi)用太高、適用性差，也給中小企業(yè)帶來很大的困擾。而Excel可以很好的解決這些問題，大大提高財務(wù)人員的工作效率。

Excel與其他財務(wù)軟件對比的優(yōu)勢具備以下優(yōu)點：

（1）功能個性化，靈活多變。因為多數(shù)軟件都是預(yù)先設(shè)計好使用功能，無法隨意改動，造成無法根據(jù)自身工作特點實現(xiàn)最終結(jié)果。相反Excel更加靈活，可以自定義函數(shù)，隨時調(diào)整表格格式等。

（2）使用領(lǐng)域廣，適用性強(qiáng)。因為其他軟件使用范圍小，涵蓋領(lǐng)域小，很難滿足企業(yè)各大管理領(lǐng)域的需求。而Excel不會被企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)特征的限制，適用各管理領(lǐng)域。

（3）適用對象廣，易用性高。Excel可以面對企業(yè)的各層級人員，處理各業(yè)務(wù)類型，具有培訓(xùn)周期短，易上手的優(yōu)點。

（4）對接性高，性能穩(wěn)定。Excel能夠與大多數(shù)數(shù)據(jù)庫對接，軟件運(yùn)行的穩(wěn)定性較高。

（5）投入成本低，效率高。專業(yè)類軟件投入成本高，后期的維護(hù)和培訓(xùn)費(fèi)用高，周期長。Excel具備投入成本低，簡單易學(xué)，快速上手。

綜上所述，Excel在中小企業(yè)的應(yīng)用難以被其他財務(wù)軟件所完全替代。下面以幾個案例為例，分析一下Excel具體應(yīng)用的現(xiàn)狀。

2.1 在固定資產(chǎn)折舊中的應(yīng)用

主要有四個函數(shù)：①DB函數(shù)，使用固定余額遞減法，計算一定資產(chǎn)在給定時間內(nèi)的折舊值，是一種加速折舊法；②DDB函數(shù)，使用的是雙倍余額遞減法或者其他的指定方法，與單倍余額遞減法類似，與DB函數(shù)的區(qū)別在于把month換成factor；③SLN函數(shù)，即根據(jù)直線折舊法計算的每月折舊額相等，主要用在經(jīng)濟(jì)適用年限的一些資產(chǎn)中；④SYD函數(shù)，又被稱為年數(shù)總和法，是一種加速遞減折舊法。

案例：某企業(yè)購買價值1000元的固定資產(chǎn)，3年的使用年限，凈殘值是100元。SLN直線折舊法的計算結(jié)果為SLN（1000，100，3）=300元；DDB雙倍余額遞減法第1年折舊費(fèi)DDB（1000，100，3，1，2）=666.67元，第2年折舊費(fèi)DDB（1000，100，3，2，2）=222.22元，第3年折舊費(fèi)DDB（1000，100，3，3，2）=11.11元。

由此可知，使用Excel內(nèi)置的函數(shù)可以高效準(zhǔn)確的計算各年份的折舊額，同時也可以分析貨幣資金的時間價值等。

2.2 數(shù)據(jù)分析工具的應(yīng)用

案例：某公司生產(chǎn)的零部件成本總額（y）與產(chǎn)量（x）關(guān)系是：y=0.52x2+38.25x+15000，假設(shè)產(chǎn)品單價是820元，求最高利潤和產(chǎn)量。分析可知，如果手工計算函數(shù)式：z=820x-（0.52x2+38.25x+15000），過程很復(fù)雜并且麻煩，此時可借助數(shù)據(jù)分析中的規(guī)劃求解，便可以快速得出準(zhǔn)確答案。

3 Excel在中小企業(yè)營銷管理中的應(yīng)用

為了能夠較快掌握企業(yè)的銷售情況，并據(jù)此調(diào)整銷售模式，提高銷售總量，很多企業(yè)都采用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能來滿足需求。具體體現(xiàn)在如下幾方面。

3.1 采用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢

采用篩選和數(shù)據(jù)透視功能，可以精準(zhǔn)快速的查詢產(chǎn)品銷售信息。

（1）Excel篩選功能，可以隱藏不符合要求的數(shù)據(jù)，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)，這樣便于查看需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容。比如按照時間項目，對數(shù)據(jù)進(jìn)行年、月、日的篩選。

（2）Excel數(shù)據(jù)透視功能，將相關(guān)信息匯總，制成一種動態(tài)二維的表格，并且可以制成行列交叉的表格，行列的轉(zhuǎn)換也可以看到不同的統(tǒng)計結(jié)果。

3.2 采用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

企業(yè)通常采用數(shù)據(jù)分類匯總和圖表分析的功能，從銷售結(jié)果中提取有價值信息，以此作為決策的依據(jù)。

（1）數(shù)據(jù)分類匯總，為了快速統(tǒng)計和分析每天產(chǎn)生的大量銷售數(shù)據(jù)，單靠純?nèi)斯げ僮?，要耗費(fèi)大量的時間和精力，可以采用Excel按照預(yù)定的關(guān)鍵字對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，再按照給定的字段對表格里的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，最后會自動得出匯總結(jié)果。

（2）Excel圖形分析，為了能夠更直觀的表示數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系，Excel可以將數(shù)據(jù)信息可視化轉(zhuǎn)換成圖形信息，直觀增加數(shù)據(jù)的可讀性。

3.3 采用Excel管理和建立數(shù)據(jù)資料

企業(yè)銷售過程就是數(shù)據(jù)產(chǎn)生過程，數(shù)據(jù)管理首先要利用這些數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)資料。通常數(shù)據(jù)會分門別類的歸類整理，以商品的條碼、名稱、類別、規(guī)格、單價、數(shù)量、金額、日期、狀態(tài)等信息進(jìn)行管理。其中條碼具有唯一性，是對不同產(chǎn)品加以區(qū)分的關(guān)鍵字段，類別、規(guī)格等其他字段可以方便日后的統(tǒng)計及查詢，狀態(tài)用來對產(chǎn)品入庫情況的查詢，金額用來對數(shù)據(jù)進(jìn)行自動計算。為提高商品管理中的效能，應(yīng)當(dāng)重視以下兩點。

（1）對條碼長度進(jìn)行限制，為防止條碼出錯一般以國際通用的長度13位為標(biāo)準(zhǔn)。通過對Excel進(jìn)行設(shè)置達(dá)可以避免輸入時大于或少于13位。

（2）對數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)錄入的數(shù)據(jù)為固定信息類別時，為了避免人為手工錄入導(dǎo)致的出錯的問題，最好采用下拉列表的方式進(jìn)行選擇操作，例如：性別的男或女，四季節(jié)的春、夏、秋、冬。

4 Excel在中小企業(yè)倉庫管理中的應(yīng)用

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營離不開倉庫管理，倉庫貨物的存量水平，對企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動起到關(guān)鍵作用。倉庫管理面臨兩大問題：①庫存過大，會增加儲存成本；②庫存過小，又無法滿足供給需求。因此，庫存管理需要采用經(jīng)濟(jì)批量訂貨模式。利用Excel結(jié)合經(jīng)濟(jì)訂貨批量原理，計算出最佳的訂貨量，以便提高企業(yè)倉儲庫存的效率。目前有以下三種常用的訂貨模式。

（1）定期訂貨模式。是以采購的時間為固定要素，每隔一段時間，對倉庫貨源進(jìn)行補(bǔ)充。此模式是以每次計算的結(jié)果和目標(biāo)倉庫存量之間的差異來確定每次訂購的批量，在對不同品類的商品進(jìn)行合并訂購時，能極大降低每次訂購的成本。缺點是需要花大量時間進(jìn)行盤點，很多時候采購量和儲備量都打不到最佳的狀態(tài)。

（2）定量訂貨模式。是指每當(dāng)倉庫存量低于最低預(yù)定量（訂貨點）時，按一定數(shù)量對商品加以補(bǔ)充的倉庫控制模式。優(yōu)點是動態(tài)掌握商品的倉庫存量，以此提出訂單，很少出現(xiàn)庫存不足的問題。因為每筆訂單都是固定的，也方便進(jìn)行運(yùn)輸和存儲。缺點也很明顯，需要不斷的核實倉庫的庫存，商品難以合并訂購。

（3）經(jīng)濟(jì)批量訂貨模式。經(jīng)濟(jì)批量訂貨法（EOQ）是通過平衡訂貨成本和倉儲成本核算，以便實現(xiàn)最低的總庫存成本的方法。此方法通過制作出的最佳成本計劃，合理的批次達(dá)到最佳的投資效益，并且可以隨時隨著不同需求做出調(diào)整。該方法不用時刻核實倉儲庫存，無需耗費(fèi)大量時間對倉儲庫存進(jìn)行盤點，并且可以在確保訂購日期和訂購量達(dá)到最佳時使成本最低。該方法使用的前提有如下三點：①有固定的年需求量，有固定的貨物送達(dá)時間和數(shù)量，并且確保不會出現(xiàn)缺貨的可能；②有均勻的物品消耗速率，并且物品的生產(chǎn)效率遠(yuǎn)大于消耗速率；③批量采購生產(chǎn)物品而非連續(xù)的。倉儲的總成本一般由儲存成本、貨物的總價和訂貨的成本組成，當(dāng)已知倉庫的存儲單價、年需求量等數(shù)據(jù)時，通過計算得出經(jīng)濟(jì)訂貨批量，并以此組織訂貨，使總成本達(dá)到最低，具體的公式是T=DC+（D/Q）×S+（Q/2）×H。（T-總成本；D-年需求量；C-商品單價；Q-經(jīng)濟(jì)訂貨批量；S-每次訂貨費(fèi)用；H-單位商品儲存成本）得出的經(jīng)濟(jì)訂貨批量公式很復(fù)雜，采用手動計算會很相當(dāng)困難，因此需要用到Excel中的規(guī)劃求解工具，快速準(zhǔn)確的計算出最佳訂貨周期等。

5 Excel在中小企業(yè)績效管理中的應(yīng)用

公司中人員的增加，相應(yīng)的也增加了工資中績效的分配計算難度，以往長時間的人工計算，過程復(fù)雜，耗時長并且存在計算錯誤的風(fēng)險，而且按照按勞分配的要求還需要引入績效的評分系數(shù)，自然增加了績效分配的工作量，采用VBA技術(shù)，以Excel為平臺研發(fā)出更高效的績效分配系統(tǒng)，也是Excel的一大深入應(yīng)用。

5.1 VBA介紹

VBA是一種基于Visual Basic開發(fā)的編程語言，適用于通用自動化（OLE）任務(wù)的應(yīng)用程序。VBA是對Excel的二次開發(fā)，它可以提升軟件的自動化水平，解決重復(fù)操作問題，避免多次人為操作帶來的失誤。提供自定義的解決方案，成功的解決方案也可以運(yùn)用到Microsoft Office系列的其他軟件上。

5.2 績效分配VBA應(yīng)用

績效分配原則一般是按勞分配，并有相應(yīng)的評分制度，以任務(wù)的完成情況、自身的能力水平、責(zé)任的大小等因素進(jìn)行綜合評定，以數(shù)值的形式，得出一個評分結(jié)果?？冃б话阌瑟剳蜋C(jī)制和績效算法組成。績效算法是按照企業(yè)經(jīng)營管理活動中的各項管理要求而制定，是將管理量化的一種表現(xiàn)形式，因此在績效考核過程中，存在計算量大和冗雜情況，使用VBA技術(shù)可以很好的解決此類問題。

6 結(jié) 語

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，Excel將開發(fā)出越來越多的功能，更高效的運(yùn)作在企業(yè)的各管理領(lǐng)域。在財務(wù)管理領(lǐng)域，Excel函數(shù)、圖表和數(shù)據(jù)分析的運(yùn)用會極大地減少財務(wù)人員的運(yùn)算量，增加了處理信息的準(zhǔn)確度。在銷售領(lǐng)域，只需要將基本數(shù)據(jù)輸入，便可以查詢和統(tǒng)計與分析數(shù)據(jù)，全面掌握企業(yè)銷售狀況。在倉庫儲存領(lǐng)域，Excel的規(guī)劃求解工具可以高效精準(zhǔn)的計算出結(jié)果，為決策提供很好的依據(jù)。在績效領(lǐng)域，通過VBA設(shè)計自動績效系統(tǒng)，提高了工作效率，確?？己私Y(jié)果的準(zhǔn)確性，也提高員工的積極性和創(chuàng)新力。

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收稿日期：2018-6-6

作者簡介：江向明（1981-），男，漢族，廣西南寧人，助理工程師，研究生，主要從事市場營銷、計算機(jī)技術(shù)工作。