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        信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用研究

        2018-10-20 21:17:50申秀玲孫繼超
        躬耕·文化精粹 2018年2期
        關(guān)鍵詞:工作效率信息化建設(shè)

        申秀玲 孫繼超

        摘要:針對(duì)城建檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容,做了簡(jiǎn)單的論述。提升城建檔案管理工作的信息化水平,對(duì)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量,有著積極的作用。現(xiàn)結(jié)合城建檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),總結(jié)城建檔案管理信息化建設(shè)工作策略。

        關(guān)鍵詞:城建檔案管理;信息化建設(shè);工作效率

        城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)管理以及城市公共安全管理工作的基礎(chǔ)信息資源。隨著新型智慧城市的發(fā)展,加之城建檔案管理工作改革,使得如何完善城建檔案管理功能,強(qiáng)化城建檔案和公共安全管理的有效對(duì)接,成為行業(yè)人員研究的重點(diǎn)。信息化建設(shè)無(wú)疑是提高城建檔案管理水平的最好出路,也是城市公共安全工作的著眼點(diǎn)。

        1 信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用

        1.1 提高工作效率

        信息化建設(shè),在城建檔案管理工作中,發(fā)揮著重要的作用,能夠簡(jiǎn)化辦事流程,提高行政工作效率。在城建工程竣工驗(yàn)收前,需要進(jìn)行建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。從驗(yàn)收工作實(shí)際來(lái)說(shuō),工程項(xiàng)目數(shù)量多,專項(xiàng)驗(yàn)收的辦理,需要花費(fèi)一定的時(shí)間,并且極易使得建設(shè)工程檔案驗(yàn)收形式化。而信息化建設(shè)的開(kāi)展,開(kāi)辟網(wǎng)上城建工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收渠道。建設(shè)單位可以結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況,安排檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。經(jīng)過(guò)驗(yàn)收后,在網(wǎng)上按照要求,提交相關(guān)材料后,能夠快速獲得備案回執(zhí)。不僅簡(jiǎn)化了行政工作流程,而且能夠保證工作的質(zhì)量。城建檔案館接收工程方案時(shí),會(huì)進(jìn)行真實(shí)性以及準(zhǔn)確性的審核工作,對(duì)文件簽署問(wèn)題,比如代簽名等在,提出整改要求。將城建檔案移交進(jìn)館工作,轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上申報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)審核、限期移交,優(yōu)化為網(wǎng)上受理和現(xiàn)場(chǎng)移交,可以減少申請(qǐng)人到現(xiàn)場(chǎng)的次數(shù),提高當(dāng)場(chǎng)接受率。

        1.2 提升檔案服務(wù)水平

        信息化建設(shè),構(gòu)建城建檔案管理信息化系統(tǒng),能夠提升方案服務(wù)水平。通過(guò)搭建全是民生檔案利用網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)平臺(tái),升級(jí)改造城建檔案管理信息化平臺(tái),進(jìn)而提供更為便捷的檔案管理以及查詢、利用服務(wù)。依托城建檔案管理信息化系統(tǒng),能夠提升城建檔案行政指導(dǎo)以及接收服務(wù),完善城建檔案內(nèi)容,為城市規(guī)劃建設(shè)以及城市公共安全管理工作的開(kāi)展,提供更為有效的檔案資源服務(wù)。

        1.3 提高資源利用率

        計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,使得我國(guó)大部分紙質(zhì)方案和錄音檔案等的管理方式,難以滿足城建檔案管理工作要求和需求。不僅會(huì)影響檔案資料查閱的便利性,而且會(huì)造成資源浪費(fèi)。信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)了電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的充分利用,對(duì)原有的城建檔案信息,進(jìn)行深度整合和優(yōu)化,形成數(shù)字化和信息化檔案,不僅能夠提高檔案資源的利用率,還能夠提高城建檔案管理資源的利用率,節(jié)約社會(huì)資源。

        2 城建檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析

        從當(dāng)前城建檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際情況來(lái)說(shuō),雖然各地區(qū)紛紛開(kāi)展建立城建檔案管理信息化系統(tǒng),為檔案管理工作的開(kāi)展,提供信息化工作平臺(tái),不過(guò)從系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)際情況來(lái)說(shuō),信息系統(tǒng)的作用尚未得到充分發(fā)揮。具體原因如下:1)管理人員的信息化操作技能水平低下。2)信息資源的開(kāi)發(fā)過(guò)于的形式化,利用率較低。3)信息安全保護(hù)工作不到位,檔案資料的安全性難以得到保障[1]。

        3 城建檔案管理信息化建設(shè)工作策略

        3.1 建設(shè)城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理平臺(tái)

        開(kāi)展城建檔案管理信息化建設(shè),要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際需求,做好前期的需求調(diào)研工作,再進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)以及系統(tǒng)測(cè)試。以某單位為例,其構(gòu)建的城建檔案管理數(shù)字化信息平臺(tái),集成了城建檔案數(shù)字化管理、地下管線檔案信息管理以及聲像檔案信息管理系統(tǒng),轉(zhuǎn)變了城建檔案管理工作模式。在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中,通過(guò)錄入電子檔案目錄以及電子檔案資料,為檔案資料使用人員,提供便利的檔案服務(wù)。查閱人員通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限后,能夠檢索檔案資料。不僅查閱方便快速,而且高效,增強(qiáng)了群眾以及企業(yè)查閱城建檔案的體驗(yàn)。在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)時(shí),要結(jié)合實(shí)際需求,開(kāi)發(fā)相應(yīng)的功能模塊,滿足檔案資料使用者的需求,同時(shí)要做好檔案信息安全保護(hù)工作。

        3.2 做好城建檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理

        為了充分發(fā)揮城建檔案管理信息化系統(tǒng)的作用,提高檔案資料的利用率,需要強(qiáng)化系統(tǒng)的安全管理工作。在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)時(shí),要充分利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),比如防火墻技術(shù)和身份驗(yàn)證技術(shù)等,通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,做好城建檔案資料安全加密,避免發(fā)生檔案資料泄漏和盜取等情況,提高檔案資料管理的安全性。在具體操作城建檔案管理信息化系統(tǒng)的過(guò)程中,操作人員要具有較強(qiáng)的安全意識(shí),規(guī)范化操作,避免造成檔案資料丟失或者泄漏情況,保障檔案資料的安全性。通過(guò)完善城建檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理制度,為檔案資料安全管理工作提供保障[2]。

        3.3 做好人才隊(duì)伍的培訓(xùn)

        為了提高城建檔案管理信息化系統(tǒng)的利用率,需要增強(qiáng)城建檔案管理人員的信息化意識(shí),提高其信息化手段操作的技能水平,使其能夠更好的運(yùn)用此系統(tǒng)。在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,除了注重硬件系統(tǒng)建設(shè)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等的應(yīng)用外,還需要強(qiáng)化人才建設(shè)以及儲(chǔ)備。新時(shí)期,城建檔案管理工作,對(duì)人才有了新的要求。為了保證此項(xiàng)工作順利開(kāi)展,需要強(qiáng)化對(duì)人才的信息化技能的培訓(xùn)以及信息安全教育力度,提高其綜合素質(zhì),保證各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

        3.4 做好宣傳交流工作

        在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,要做好信息技術(shù)普及和宣傳工作,使得公眾能夠了解城建檔案管理信息化的作用,能夠充分利用城建檔案管理信息化平臺(tái),感受檔案資料查詢服務(wù)的便捷性。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳、媒體宣傳等形式,做好城建檔案管理信息化宣傳工作。在具體建設(shè)的過(guò)程中,了解群眾的需求,并且努力滿足其需求,提高城建檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)用性[3]。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,城建檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展,要建設(shè)城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理平臺(tái),做好城建檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理、人才隊(duì)伍的培訓(xùn),做好宣傳交流工作。通過(guò)全面建設(shè),完善城建檔案信息化管理系統(tǒng),進(jìn)而為各項(xiàng)工作的開(kāi)展,提供強(qiáng)有力的平臺(tái)支撐。

        參考文獻(xiàn):

        [1]喻德雯. 城建檔案管理信息化建設(shè)[J]. 科技展望,2016,26(32).

        [2]于偉杰. 加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的探討[J]. 信息化建設(shè),2016(7).

        [3]楊潔. 試論如何加強(qiáng)城建檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 城市建設(shè)理論研究:電子版,2014(21).

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