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        城建檔案的電子信息化管理問題探析

        2018-10-20 19:41:11仝純王保洋
        躬耕·文化精粹 2018年2期
        關(guān)鍵詞:城建檔案現(xiàn)狀策略

        仝純 王保洋

        摘要:隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與城市化進(jìn)程的加快,城市建設(shè)成為現(xiàn)代社會建設(shè)的重要組成部分。城建檔案實(shí)際就是城市建設(shè)相關(guān)活動的真實(shí)記錄,在發(fā)展中,需要對檔案進(jìn)行分析與核實(shí),從而確保其發(fā)展方向的正確性。然而,目前很多市政府都沒有認(rèn)識到城建檔案管理的重要性,只是單純的將其作為資料保存檔案館,而且多數(shù)檔案保存都基本等于封存。在城市的發(fā)展與建設(shè)過程中,基本上不會對這部分檔案進(jìn)行利用,這就使得檔案信息無用化嚴(yán)重。同在我國傳統(tǒng)的城建檔案管理上,其管理理念與方式落后,有效信息不能及時(shí)提取與整合,自然也就無法對之進(jìn)行利用。在當(dāng)前社會發(fā)展下,人們開始認(rèn)識到檔案利用的重要性。且檔案管理理念與方式也趨于現(xiàn)代化,電子信息化管理在城建檔案的保存中運(yùn)用相對普及。文章針對城建檔案的內(nèi)涵與特點(diǎn)進(jìn)行概述,并就城建檔案的作用加以明確,從側(cè)面烘托出城建檔案電子信息化管理的重要性,就其實(shí)現(xiàn)過程中存在的不足加以明確,提出解決措施,希望能夠?yàn)槲覈鞘薪ㄔO(shè)的檔案保存與利用作出一定的貢獻(xiàn),而促進(jìn)城市建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:城建檔案;電子信息化管理;現(xiàn)狀;策略

        城建檔案是城市在建設(shè)中所形成的檔案資料,其中既包含記錄性文件也包含一系列合同與規(guī)章。對城建檔案的管理能有效地提高其城市建設(shè)中的資料參考,從而確保其在發(fā)展中的一些決策符合城市現(xiàn)狀。而現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,使得檔案管理也趨于現(xiàn)代化,城建檔案電子信息化管理模式逐漸引起社會各界的關(guān)注。受到傳統(tǒng)檔案管理的限制,城建檔案電子信息化管理的實(shí)現(xiàn)在多個(gè)方面均存在問題。使得其管理的秩序與安全有所缺損。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)城建檔案的保存與利用,必須就其電子信息化管理的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行研究,對其中不足加以彌補(bǔ),從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升,更好的為社會服務(wù)。

        一、城建檔案電子信息化管理的必然性

        城建檔案對于一個(gè)城市的發(fā)展具有十分重要的作用,而城建檔案的特點(diǎn)決定了其管理工作的開展難度大,且內(nèi)容復(fù)雜多樣化。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理形式很容易出現(xiàn)偏差。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們逐漸意識到信息化管理技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢,從而開始在城建檔案管理中引入電子信息化管理,希望能夠?qū)崿F(xiàn)其管理的高效性與資源利用的最大化,為城市建設(shè)提供積極作用。

        二、城建檔案電子信息化管理的應(yīng)用特點(diǎn)

        (一)存儲形式的多元化

        在城市建設(shè)的過程中,其存在著多種合同或者文件,城市的穩(wěn)定發(fā)展與相關(guān)部門的運(yùn)行都具有十分重要的作用。而在傳統(tǒng)的檔案管理中,多是對實(shí)體資料進(jìn)行收集,并且以文件夾等形式,將其進(jìn)行保存。這種儲存形式相對單一,且受到破壞的可能性較高。同時(shí),實(shí)體化的資料一旦保存的時(shí)間過長,就很容易被侵蝕,從而存在檔案丟失的可能。而電子信息化管理技術(shù),其打破了這種單一的存儲形式。利用云計(jì)算、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等,優(yōu)化城建檔案的存儲,使得其保存方式多樣化。在整個(gè)檔案的存儲過程中,其不僅具有實(shí)體還有數(shù)據(jù)庫。就算數(shù)據(jù)庫或者實(shí)體檔案丟失,其整體檔案依舊存在。

        (二)信息處理的準(zhǔn)確性與及時(shí)性

        檔案不是單純的信息收存,而是發(fā)展記錄。其中包含了城市發(fā)展中的一些規(guī)章制度與發(fā)展方案。也就是說,城建的檔案其中不乏一些可用的信息。然而,城建檔案本身的信息具有內(nèi)容多、種類豐富等特點(diǎn),如果使用者要從整個(gè)檔案中去尋找可用信息,其尋找的難度較大,且獲取的信息可使用性較小,且浪費(fèi)時(shí)間。電子信息化管理其本身是以一個(gè)系統(tǒng)存在,在檔案錄入后,其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理模塊就會對城建檔案中的信息進(jìn)行歸類,并對其中的一些有用信息進(jìn)行自我歸檔。在城建檔案運(yùn)用的過程中,使用者只需要進(jìn)行對應(yīng)的搜索,便可以獲得有用的檔案資源。這就打破了傳統(tǒng)檔案利用的費(fèi)時(shí)費(fèi)力現(xiàn)象,從而實(shí)現(xiàn)了檔案利用的高效性。

        (三)檔案信息的共享性

        在我國當(dāng)前存在的城建檔案管理,多是以實(shí)體管理為主,也就是這種管理模式的信息支撐范圍有限。而一般來說,城建檔案信息也多是對本城市的發(fā)展有用。然而,在城市化進(jìn)程不斷加快的景下,越來越多的城市在建設(shè)中借鑒其他城市的發(fā)展經(jīng)驗(yàn),以期望能夠?qū)崿F(xiàn)其發(fā)展最佳化。因此,其需要對城建檔案中的信息進(jìn)行了解。但是,實(shí)體化的城建檔案管理模式,其無法實(shí)現(xiàn)信息共享,自然在檔案的傳播與利用上,就會有一定的主體限制。城建檔案電子信息化管理的提出,有效地打破了城建檔案的地域限制,其會創(chuàng)建對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),從而使得信息具有共享平臺。

        三、城建檔案電子信息化管理不足與對策

        (一)城建檔案管理重視度

        目前,我國多數(shù)城市在建設(shè)的過程中,都沒能正確的認(rèn)識城建檔案電子信息化管理的重要性,使得其在相關(guān)工作的安排上,缺乏對這部分的人員配置與工作設(shè)定。這就使得城建檔案管理在落實(shí)上存在明顯的不足。針對該種問題,城建相關(guān)部門必須要正確的認(rèn)識到其在城建工作中形成的檔案與資料對于后續(xù)工作實(shí)施的重要性,端正相關(guān)部門對城建檔案的認(rèn)知,從而方能確保其在各項(xiàng)資源的配置上,符合城建檔案電子信息化管理的基本要求。

        (二)城建檔案管理理念

        城建所涉及的部門較多,這就使得城建檔案管理的復(fù)雜性較強(qiáng)。而在當(dāng)前的城建檔案管理中,其仍舊沿用最為傳統(tǒng)的一些管理理念,也就是沒有明確的將城建檔案與傳統(tǒng)檔案區(qū)分開來。自然,在相關(guān)制度的制定與落實(shí)上,也缺乏對應(yīng)的適用性。尤其是電子信息化管理策略提出以后,傳統(tǒng)管理理念基本上無法使用。針對該種現(xiàn)象,必須要對城建檔案管理理念進(jìn)行更新。在電子信息化檔案管理的推進(jìn)過程中,對應(yīng)的檔案管理人員需要充分認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值,并且將檔案管理的環(huán)境與以往環(huán)境進(jìn)行對比,以保證其管理理念的更新。

        (三)城建檔案管理人員素質(zhì)

        電子信息化檔案管理對于管理者的素質(zhì)要求相對較高,無論是在檔案管理人員的管理知識上,還是在相應(yīng)設(shè)備的操作上,傳統(tǒng)的檔案管理人員基本上都無法適用。這就使得電子信息化城建檔案管理的實(shí)現(xiàn)存在一定的缺失。對此,市政部門可以創(chuàng)設(shè)對應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu),針對所有城建部門的檔案管理人員進(jìn)行電子信息化檔案管理知識與技能的培訓(xùn)。涉及城建檔案管理理念的更新問題,也必須要以人員為基礎(chǔ),從而使得管理人員素質(zhì)得到根本性提升,在整個(gè)管理過程中無論是操作能力還是管理意識都有所加強(qiáng)。

        (四)城建檔案管理設(shè)備

        城建部門較多,城建檔案分布也相對較散,而不同的城建部門,其基礎(chǔ)條件不同。對于其城建檔案的管理要求與管理配置也存在一定的差異。城建檔案電子信息化的提出,于很多城建單位而言,基本上沒有對應(yīng)的硬件設(shè)備作為保障,在實(shí)現(xiàn)上也存在一定的缺失。針對該種現(xiàn)象,可以適當(dāng)?shù)尼槍Ω鱾€(gè)城建部門的檔案管理設(shè)備進(jìn)行了解,并且適當(dāng)?shù)膶ζ溥M(jìn)行資源的統(tǒng)籌,使得城建檔案管理設(shè)備相對而言能夠區(qū)域平均化,保證城建檔案管理水平提升。

        (五)城建信息查詢系統(tǒng)

        目前,多數(shù)城建部門的城建檔案都只是對內(nèi)開放,而相關(guān)單位需要對其信息進(jìn)行使用時(shí),基本上無法查詢,這就會使得越來越多的部門無法認(rèn)識到城建檔案管理的有效性。在城建檔案電子信息化管理實(shí)現(xiàn)的背景下,可以創(chuàng)設(shè)對應(yīng)的城建信息查詢系統(tǒng),使得區(qū)域內(nèi)的城建信息都能夠在該平臺上查詢,為城建檔案管理的作用進(jìn)行證明,使得城市建設(shè)中的各個(gè)部分都能夠及時(shí)的獲取信息并將其作為參考,從而促進(jìn)城建質(zhì)量,推動現(xiàn)代化城市建設(shè)的進(jìn)程。

        四、結(jié)束語

        城建是一個(gè)綜合性的名詞,其中包含的內(nèi)容相對較多,城建單位也相對廣泛,且類型多樣化,這些因素使得城建檔案管理難度較大,管理內(nèi)容較多。而傳統(tǒng)的城建檔案管理忽略了其檔案性質(zhì)與特點(diǎn),在管理時(shí),沒有對其后期的利用價(jià)值加以重視,使得其管理存在較強(qiáng)的片面性。城建檔案電子信息化管理是檔案管理發(fā)展到一定程度的必然趨勢,因此,必須要就城建檔案電子信息化管理的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行研究。希望能夠有效地利用電子信息化技術(shù),使得我國檔案管理人員素質(zhì)提升,檔案利用效率提高,為城建部門管理工作提供更為有利的參考。

        參考文獻(xiàn):

        [1]鄭亞平. 呼和浩特市城建檔案電子信息化管理研究[J]. 黑龍江科學(xué),2017,8(12):122-123.

        [2]陰子芬. 城建檔案的電子信息化管理分析[J]. 住宅與房地產(chǎn),2017(29):149-150.

        [3]梁麗堅(jiān). 城建檔案電子信息化管理研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2016(02):179.

        [4]楊沫. 新時(shí)期城建檔案信息化管理的問題與對策探索[J]. 產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2016,15(18):252-253.

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