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        對新時期干部人事檔案管理工作的思考

        2018-10-20 16:36:50周凌燕
        炎黃地理 2018年3期
        關(guān)鍵詞:管理工作檔案管理管理

        周凌燕

        黨的十八大以來,中央對干部人事檔案管理進一步從嚴要求,出臺了從嚴管理干部的系列規(guī)定,干部人事制度改革也不斷深入,對干部人事檔案工作提出了更高的要求,也將干部人事檔案工作提到了更加重要的高度。面臨新形勢、新要求,干部人事檔案管理必須轉(zhuǎn)變觀念,更加嚴格地遵守干部工作條例,管好用好干部人事檔案,以更好地為黨的干部人事工作和中心工作服務。

        1 人事檔案管理工作中存在的問題

        1.1 對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作,不像其他工作那樣容易引入注意,也不容易取得明顯成績。長期以來,相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對人事檔案丁作的認識存在一些誤區(qū),認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益,只要不泄密,能查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導往往容易忽視人事檔案管理工作,未把人事檔案管理工作納入議事日程,這樣導致了人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài),難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務。

        1.2 管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進,機構(gòu)調(diào)整,內(nèi)部科室重組,人員競聘上崗,原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動,大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓,對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解,檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職,對檔案工作精力投人不足,日常事務往往只是將材料放人檔案盒,沒有及時整理歸檔,嚴重影響了檔案管理水平。在設(shè)備配備上,大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則,融辦公、閱檔、倉庫為一間,既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施,也無其他硬軟件設(shè)施,防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊,利用仍舊用傳統(tǒng)的手工調(diào)閱方式,由于反復調(diào)用原件,陽光多次照射,造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象,直接影響到檔案的長期保存。

        1.3 人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。隨著社會的發(fā)展,特別是隨著人才資源配置市場化,人才流動日益頻繁,越來越多的 “單位人” 變?yōu)?“社會人”,人才的流動造成成人檔分離,棄檔不用的人員越來越多。

        1.4 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學 技術(shù)手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計算機信息的水平也在不斷提高,但有些先進的技術(shù) 手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮,計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。有的單位雖然把個人信息、檔案目錄輸入計算機,但調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。

        1.5 人事檔案利用工作水平較低,其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說,無論是收集整理,還是鑒別、保管,都是為了提供檔案信息利用,服務于干部人事工作,為人事決策提供參考依據(jù)。就目前而言,人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象,檔案服務開發(fā)意識差。即使是利用,范圍也有限,查閱的大部分內(nèi)容是簡歷、職稱、工資等,而且利用的方式也很單一,只有需要者找上門來才提供利用,工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理、輕服務的現(xiàn)象使人事檔案的利用價值低,功能越來越弱化。

        2 新時期干部人事檔案管理工作的對策與思考

        2.1 提高認識,加強領(lǐng)導,進一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導應高度重視干部人事檔案管理工作,把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待,并將其納人議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導小組,定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。要建立人事檔案管理達標升級考核機制,對人事檔案工作實行定性定量考核、分級分類指導、等級升降動態(tài)管理,進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。

        2.2 加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要積極爭取領(lǐng)導的支持,做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)的檔案柜;庫房內(nèi)應設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備,達到“九防”安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入,配備先進計算機管理設(shè)備。

        2.3 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè),提高管理人員素質(zhì)。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務性較強的工作,集服務性與保密性于一體。因此,各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè),選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案工作,注意對他們的教育培養(yǎng),關(guān)心他們的工作、生活,充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識,讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù),進一步了解管理檔案的重要性,增強責任心,提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學習,提高自身素質(zhì)與政治覺悟,踏踏實實地做好本職工作,為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

        2.4 健全管理制度,提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作,如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要,進一步完善備項檔案管理制度,并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整,為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

        2.5 注重人事檔案材科收集,提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,和真實性態(tài)。

        總之,隨著人事制度改革的推行,既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn),也提供了在改革中創(chuàng)新和前進的機遇。我們應該抓住時機,要從制度和觀念上更新,按照人才市場發(fā)展的基本趨勢,采取有效措施,積極探索檔案現(xiàn)代管理模式,為人事管理服務好。

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