慕穎強(qiáng)

【摘 要】機(jī)關(guān)檔案管理工作是保障機(jī)關(guān)工作開展的基礎(chǔ)，為單位各類資產(chǎn)保存、管理和使用提供了良好條件。隨著信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足檔案管理工作發(fā)展需求，必須與時俱進(jìn)提高檔案管理信息化水平，讓檔案管理更好的服務(wù)于單位發(fā)展。本文主要對當(dāng)前信息化背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，也提出了加強(qiáng)檔案信息化管理的有效措施。

【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；創(chuàng)新；措施

隨著信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需求，傳統(tǒng)檔案由于保存、保養(yǎng)、管理難度較大，檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展。創(chuàng)新檔案管理理念，改革檔案管理制度，提高檔案管理信息化水平，讓檔案充分發(fā)揮自身價值。本文主要對當(dāng)前信息化背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，也提出了加強(qiáng)檔案信息化管理的有效措施。

一、檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題

近年來隨著社會的發(fā)展，各單位的上下溝通和左右聯(lián)系更加頻繁，檔案數(shù)量更加多而繁，原本的傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)與當(dāng)前的檔案管理的要求不相適應(yīng)，必須正確認(rèn)識檔案管理工作中的問題，才能實(shí)現(xiàn)各部門之間的有效溝通和單位的健康發(fā)展。

1.檔案管理意識淡薄。當(dāng)前許多單位的檔案管理工作，沒有明確專人負(fù)責(zé)，管理制度不健全不完善，缺少科學(xué)合理的檔案管理工作流程與標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作時常處于邊緣化狀態(tài)。加上檔案管理人員變動頻繁，檔案意識淡漠，造成檔案管理工作不規(guī)范。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案工作是一項(xiàng)長期、復(fù)雜而艱巨的工作，具有一定連續(xù)性，要求管理人員必須具備一定的檔案管理專業(yè)知識。但實(shí)際上單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，人員更換頻繁，許多環(huán)節(jié)銜接不好造成檔案管理脫節(jié)。工作人員習(xí)慣陳舊的操作辦法，工作人員職業(yè)能力參差不齊，不利于檔案信息化建設(shè)工作發(fā)展。

3.檔案管理創(chuàng)新不夠。當(dāng)前單位檔案信息管理工作越來越繁重，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方法越來越簡單快捷和豐富多樣。但大部分單位沒有針對自身發(fā)展需要，對檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，仍采取傳統(tǒng)方法開展檔案管理工作。一些重要的檔案信息沒有及時分類整理，檔案的分類裝訂與歸檔執(zhí)行不到位，檔案管理工作信息化應(yīng)用不夠，許多檔案資源得不到有效整理應(yīng)用。有的單位認(rèn)為檔案管理只是保管、整理、收集，管理方式比較單一，檔案管理一直處于被動儲存保管，檔案資源的開發(fā)利用價值不大。

4.檔案信息化建設(shè)水平不高。建立一套流程清晰、操作規(guī)范的檔案管理制度是確保檔案工作順利開展的基礎(chǔ)。但實(shí)際工作中檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，比如檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對落后，有的單位的檔案管理室環(huán)境差，設(shè)備不全，硬件和軟件設(shè)施都更新不及時不到位，缺乏現(xiàn)代電子設(shè)備，一些光盤檔案或者電子檔案得不到有效處理，致使檔案管理工作的效率不高。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要性

1.提高檔案管理效率。檔案管理信息化運(yùn)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，將檔案信息與原始檔案資料分離開來，由傳統(tǒng)的案卷式管理升級為電子文件管理，可使文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和調(diào)閱更為快捷，檔案管理人員工作量大大減輕，實(shí)現(xiàn)了檔案資料信息的資源共享，提高了檔案的利用效率。傳統(tǒng)的人工檔案管理，依賴人工操作，資料收集難以保證完整性，分類和統(tǒng)計方面很難做到準(zhǔn)確無誤。資料查找緩慢，資源、成本消耗大，信息資源難以高效共享。信息技術(shù)的應(yīng)用，借助計算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，有效整合了檔案資源，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱十分快捷，加快了查找速度，提高了資源共享率，檔案管理效率得以提高。

2.提升保存穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料耐久性較差，受檔案保存環(huán)境影響較大。檔案采用電子文件形式，存取、讀取方便快捷，易于傳遞、儲存時間長，受外部環(huán)境的影響很小，穩(wěn)定性很強(qiáng)。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理文件，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，保證了文件傳遞的安全性和及時性。

三、在信息社會背景下創(chuàng)新檔案管理工作的有效措施

1.建立完善檔案管理工作制度。要建立與完善一套切實(shí)可行的檔案管理制度，做到有章可循，有法可依，促進(jìn)檔案管理工作走入正軌渠道。單位要及時對檔案管理工作制度進(jìn)行修改完善，并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，合理有效地利用開發(fā)檔案資源。同時，要加大檔案管理工作的資金投入，強(qiáng)化《檔案法》的宣傳，使單位每一位人員都充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。

從檔案形成到歸檔全程，檔案管理人員要根據(jù)檔案管理的要求和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有針對性的制定科學(xué)的管理規(guī)劃，促進(jìn)管理的科學(xué)性。搜集材料要認(rèn)真核實(shí)相關(guān)信息，科學(xué)有效整理，確保信息搜集的準(zhǔn)確性。歸檔環(huán)節(jié)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類編號。要注意檔案管理工作的安全性，以防產(chǎn)生信息外漏而造成不良影響。

2.加強(qiáng)精細(xì)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案管理要按照“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、上下一致”的原則，創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理趨向信息技術(shù)化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案要進(jìn)行科學(xué)的密級分類，根據(jù)文件的機(jī)密等級嚴(yán)格建檔管理工作，明確收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序，按照相應(yīng)規(guī)章制度，嚴(yán)禁細(xì)致地對檔案進(jìn)行分類與歸檔。要雙重備份檔案文檔版與電子版，采用機(jī)讀模式管理檢索式文檔，確保文書檔案保管完整安全，方便查找和歸檔。普通文檔建立檢索系統(tǒng)要建立時間、文檔名稱、經(jīng)手人或關(guān)鍵人姓名、文檔存放地點(diǎn)等關(guān)鍵條目，方便針對性地進(jìn)行查找借閱；重要文檔檢索系統(tǒng)除紙質(zhì)原始文件，還要建立電子備份文件，避免因意外造成電腦信息缺失或泄密情況。

3.合理配置檔案資源。進(jìn)行檔案管理的目的是通過記錄、保存檔案資料，提高檔案資源的利用率。要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，購置先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備和信息管理軟件，將辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化建設(shè)有機(jī)融合，全方位搜集整理檔案信息，增加信息的儲存量。要加強(qiáng)信息安全建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)管技術(shù)加強(qiáng)保密工作，保證檔案的安全性。

4.提高檔案管理工作人員素質(zhì)。管理檔案的工作人員應(yīng)有強(qiáng)烈的保密意識，明確自己職責(zé)所在，掌握檔案管理的方法，遵循保密制度，及時銷毀不易泄露且無價值的文件。定期清理過期失效文檔，防止與其他未過期文檔混淆，給查找和借閱造成不便。

5.加強(qiáng)檔案信息化管理。隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，把信息化技術(shù)融入到檔案工作管理中，有效提高管理質(zhì)量和管理的工作效率。加大信息設(shè)備投入，采購必備的硬件與軟件，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)開展檔案管理，利用計算機(jī)與掃描儀做好文字與圖片檔案信息存檔工作，做到信息的準(zhǔn)確傳遞和合理應(yīng)用。

四、結(jié)語

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)快速地融入到各行各業(yè)中，作為傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)與信息化社會需求不相適應(yīng)，檔案管理要對照信息化的高標(biāo)準(zhǔn)要求，從管理方式和制度上不斷創(chuàng)新、改進(jìn)和完善，將信息化成果應(yīng)用到檔案管理中，推動檔案管理工作的快捷和高效，為檔案工作的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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