摘 要：醫(yī)院會議管理中存在的會議室申請、會議室沖突以及會議通知不及時等問題，不能最大化的利用醫(yī)院會議室資源?；诖耍疚耐ㄟ^闡述醫(yī)院會議管理系統(tǒng)的需求分析、系統(tǒng)設計以及應用效果，給醫(yī)院會議室管理員提供一定的幫助。

關鍵詞：會議管理 系統(tǒng)設計 會議室管理員

一、醫(yī)院會議管理系統(tǒng)需求分析

（一）會議預定

使用醫(yī)院會議室之前，會議主持者至少提前兩天提出申請，填寫對應的申請表，其中包含會議室使用日期、使用目的以及參會人數等，如果會議中需要得到醫(yī)院辦公室協(xié)助應該在表中特殊注明。會議室預定后，特殊情況下需要更改會議，申請人員應該在會議記錄冊上及時調整。會議預定流程較為繁雜，使得預定存在較多變數，不能最大化發(fā)揮出醫(yī)院會議室資源。

（二）會議通知

會議主持者在會議室預定成功需要及時做好會議通知，將會議內容、會議時期以及會議地點等傳達給參會人員，會議通知的方法有電話短信通知、口頭傳達以及QQ微信傳遞等，整個通知過程還是太過繁瑣，需要會議主持者挨個通知，極容易出現遺漏通知，通知的效率和質量也較低，支持者一旦通知不及時或者參會人員得到消息不及時，使得會議不能順利有序的開展。

（三）會議簽到管理

一般會議簽到都是以表格填寫的形式，會議主持人負責提供會議簽到表，所有參會人員按到達會議室時間依次填寫，但是手寫容易出現字體潦草，無法正確的識別簽到人，這樣增加了后續(xù)會議管理工作的難度系數，并且紙質版保存起來也存在諸多問題，簽到表受損就難以統(tǒng)計參會人員的具體情況。

（四）會議室沖突和會議取消

現有的會議室預定方法容易出現會議室沖突現象，影響會議室的利用效率。對于會議室沖突而言，醫(yī)院會議室管理應該理清主次之分以及會議內容的重要性，做到局部服從整體，醫(yī)院大型會議高于部門會議等。基于此，就會有會議取消，會議主持者必須提前一個小時通知所有參會人員，同時還要通知會議室管理人員，如果會議超過一小時仍未開始，自動放棄會議室使用權。會議室沖突和會議取消不利于科學管理醫(yī)院會議室。

二、醫(yī)院會議管理系統(tǒng)設計

本院設計的會議管理系統(tǒng)主要針對會議管理和會議簽到管理兩方面，使得會議室能夠有效管理，同時會議能夠有序的開展。基于此，設計的理念是以實用性、有序性以及安全性為主，其中設計的系統(tǒng)能夠保證會前準備、會中進行以及會后管理

工作。

（一）會議管理

會議室管理主要有以下模塊：第一、會議室登記模塊，該模塊指出了會議室使用者的個人聯(lián)系信息、使用日期和使用內容，會議主持人通過釘釘至少提前兩天預定會議室；第二，會議室信息，其中包括了會議室設備使用情況、設備維護情況，會議室清潔情況及會議室預訂情況等，該模塊能夠讓會議室管理員能夠時刻了解會議室情況，設備出現故障也能及時維護，也會降低會議室沖突的現象；第三，會議室更換或者調劑，主要為了解決會議室沖突的情況，管理員能夠根據會議的重要程度和緊急情況及時作出會議室調劑和更換，減少不必要的會議取消工作，極大的提高了會議室利用效率。

（二）會議簽到管理

會議簽到管理根據會議進行的情況分為會議申請模塊、會議進行簽到模塊以及會后管理工作。對于會議申請模塊，會議申請表和先前的類似，但是申請過程在釘釘上完成，會議主持人提出申請，并且需要勾選所有參會人員，經過會議室管理人員審核后方可使用，申請成功后，釘釘能夠自動通知所有參會人員；會中簽到，參會人員能夠收到釘釘發(fā)出的會議通知，管理人員也可以根據會議室、參會人員以及會議主題設計對應的簽到二維碼，參會人員達到會議室時，就可使用微信掃碼簽到，會議管理員能夠根據簽到情況做好后續(xù)的會議室管理工作；會后統(tǒng)計，根據會中簽到情況以及會議申請情況，統(tǒng)計會議簽到情況和會議缺席情況，制定相應的會議考核圖表，使得統(tǒng)計數據更加科學有效，精準可靠。

三、醫(yī)院會議管理系統(tǒng)應用效果

（一）提高會議管理效率

醫(yī)院會議管理系統(tǒng)使得會議所有環(huán)節(jié)有序進行，醫(yī)院管理層也能使用該系統(tǒng)提高會議室管理質量，從而能夠促進醫(yī)院工作的高效進行，同時會議簽到模塊能夠督促所有醫(yī)院工作人員按時打卡，使得醫(yī)院管理水平得到質的改善，會議室管理模塊能夠降低會議室沖突現象，會議室管理員能夠制定出科學有效的會議管理制度。

（二）可持續(xù)改進

醫(yī)院會議管理系統(tǒng)需要經過不斷的更新完善，會議進行時發(fā)現管理系統(tǒng)的不足，然后提出改善措施，使得管理系統(tǒng)做到與時俱進，進而不斷更新可持續(xù)改進，為醫(yī)院會議室管理提供更有利的幫助，改善會議流程，使得會議簽到功能為醫(yī)院提供更大的幫助。

結語：

綜上所述，醫(yī)院會議管理系統(tǒng)設計的核心在于科學高效的管理會議室，設計的管理系統(tǒng)從會議室管理以及會議簽到管理出發(fā)，改善所有會議環(huán)節(jié)的工作效率和質量，使得會議管理工作得到全院工作人員的認可。但是，信息時代的發(fā)展，醫(yī)院會議管理系統(tǒng)需要更加穩(wěn)定可靠，使得醫(yī)院會議資源最大化的

利用。

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作者簡介：程嫣，（1982—3）女。民族：漢。籍貫：浙江省杭州市桐廬縣，當前職稱：八級職員、主管護師，學歷：本科。研究方向：會議接待管理方向，作者單位：浙江大學醫(yī)學院附屬第一醫(yī)院。