劉寬琴

摘 要：本文從以下幾個方面圍繞著地質(zhì)勘查單位檔案的立卷、標準化以及信息化管理展開了論述，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗認為應(yīng)當構(gòu)建一個完善的檔案管理系統(tǒng)，只有這樣做才能真正實現(xiàn)地質(zhì)檔案資源共享，實現(xiàn)全面的地質(zhì)檔案資源存儲以及提供足夠的地質(zhì)檔案資源信息利用。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案 立卷 標準化 信息化

引言

地質(zhì)勘查單位面對逐漸增加的檔案資料時，也將相關(guān)管理系統(tǒng)應(yīng)用到了工作當中，如電算化管理系統(tǒng)、設(shè)備應(yīng)用系統(tǒng)等，其目的都是為了更好的進行高水平的地質(zhì)檔案資料查詢，繼而推動地質(zhì)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。顯然本文對地質(zhì)勘查單位檔案的立卷、標準化及信息化管理進行深入探討具有一定的現(xiàn)實

意義。

1地質(zhì)勘查單位檔案的立卷管理

立卷檔案室在管理立卷的時候其具備的職責主要包含以下幾個方面：第一，結(jié)合我國以及相關(guān)主管機關(guān)的要求，依據(jù)該單位的實際狀況，制定出可行的歸檔機制，并對該單位的立卷以及歸檔工作的行為加以明確，這樣才能促使每一個部門在開展立卷以及歸檔工作的時候能夠做到有章可循。第二，和每一個部門立卷人以及相關(guān)人員保持親密的交流，在適當?shù)臅r候幫助他們建立合理的工作秩序，將立卷歸檔制度落實到實際工作中，幫助每一個部門做好立卷工作；第三，采取針對性的手段加大推廣技術(shù)檔案工作開展的力度，在指定的時間內(nèi)有計劃、有目的的組織相關(guān)人員參與到理論與實踐知識的學習當中，繼而提高他們的綜合能力；第四，做好充分的準備工作，時刻為各立卷單位提供充足的工具，如卷皮、目錄等。

2地質(zhì)勘查單位檔案的標準化管理

2.1對檔案質(zhì)量手冊進行編制

所謂檔案質(zhì)量手冊，簡單的說是向組織內(nèi)外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的文件。通常情況下，質(zhì)量手冊主要包含以下內(nèi)容：第一，實施單位概括；第二，實施單位的目標以及質(zhì)量方針；第三，組織機構(gòu)、職責以及權(quán)限及其關(guān)系；第四，質(zhì)量管理體系的具體范圍，涵蓋所有刪減的內(nèi)容以及規(guī)范性；第五，質(zhì)量管理體系過程概述；第六，質(zhì)量管理期間之間的相互作用的表述；第七，支持性文件。地質(zhì)勘察主要包含以下幾點：其一，水文地質(zhì)；其二，鉆探；其三，物探；其四，化驗測試，這幾個內(nèi)容均可編寫到同一本手冊當中。

2.2對檔案程序文件進行編制

提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件叫做程序文件。結(jié)合地質(zhì)勘察的特征情況來看，其程序文件主要包含以下幾點：第一，文件控制程序文件。第二，記錄控制程序文件；第三，內(nèi)部審核程序文件；第四，小合格控制程序文件；第五，糾正措施程序文件；第六，預(yù)措施程序文件。不僅如此，還可以對其他程序進行科學編制，如立項、野外驗收、數(shù)據(jù)分

析等。

2.3對檔案作業(yè)指導(dǎo)書進行編制

所謂作業(yè)指導(dǎo)書，實質(zhì)上是相關(guān)人員在具體操作期間形成的技術(shù)性文件。按照專業(yè)分別編制，可以分為以下兩種：一種是野外施工作業(yè)指導(dǎo)書；另一種是室內(nèi)工作作業(yè)指導(dǎo)書。針對第一種指導(dǎo)書來說，結(jié)合專業(yè)種類做好相應(yīng)的編寫工作，如槽探、物測等；就第二種指導(dǎo)書而言，結(jié)合相關(guān)設(shè)計以及報告內(nèi)容對工作種類進行準確編寫，例如設(shè)計編寫作業(yè)指導(dǎo)書的種類是：資料收集等；而針對報告編制制作指導(dǎo)書的種類來說，其種類是原始資料整理、圖件編制等。

3地質(zhì)勘查單位檔案的信息化管理

3.1檔案資料數(shù)字化

實現(xiàn)傳統(tǒng)室藏檔案的數(shù)字化。如果想要實現(xiàn)地質(zhì)勘察單位檔案的信息化管理，那么就要緊跟時代的腳步，打破以往的檔案利用模式，只有這樣才能實現(xiàn)傳統(tǒng)室藏檔案的數(shù)字化。對于室藏檔案數(shù)字化來說，實質(zhì)上是地質(zhì)勘查單位把室藏中涵蓋的各種照片、膠片等相關(guān)信息借助于現(xiàn)代化設(shè)備轉(zhuǎn)變成容易被相關(guān)系統(tǒng)識別、處理的信息，然后按照具體格式保存到相應(yīng)的磁盤、U盤上，盡可能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上傳，促使地質(zhì)檔案可以發(fā)揮出應(yīng)有的價值。首先，如果想要實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，那么就要采取針對性的手段將室藏檔案數(shù)字化；其次，地質(zhì)勘察單位應(yīng)當把已有的紙質(zhì)檔案結(jié)合其具體特征以及實際使用狀況一一做好數(shù)字化處理工作。針對某些利用率高，但發(fā)生損壞情況的檔案來說，地質(zhì)勘察單位應(yīng)當做好電子掃描工作和文字錄入工作，將其轉(zhuǎn)變成光盤永久的存儲起來，繼而起到完善保護紙質(zhì)檔案原件的作用。

3.2網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)平臺能夠為各種管理系統(tǒng)提供良好的運行環(huán)境，這樣相關(guān)管理系統(tǒng)就會慢慢釋放出諸多的數(shù)據(jù)，以便相關(guān)人員做好加工、備查等一系列工作。然而專業(yè)管理系統(tǒng)也存在自身的缺陷，如無法長時間存儲大量的數(shù)據(jù)，無法存儲其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。對于檔案管理系統(tǒng)來說，一定要擁有數(shù)據(jù)處理能力、數(shù)據(jù)存儲能力等。如果想要建立一個這樣的檔案管理系統(tǒng)，那么采取有效措施加大技術(shù)業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)的力度就顯得尤為主要。它主要包含以下幾個方面的作用：首先，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)不但對相關(guān)系統(tǒng)的順利運作帶來益處，而且還大大降低了數(shù)據(jù)的壓力，對系統(tǒng)運作水平的提高打下扎實的基礎(chǔ)。其次，檔案管理系統(tǒng)可以高效接受相關(guān)歸檔數(shù)據(jù)，繼而為數(shù)據(jù)的完整性提供應(yīng)有的保障。再次，構(gòu)建科學的檔案管理系統(tǒng)可以大大降低專業(yè)系統(tǒng)的壓力，為檔案實現(xiàn)充分利用創(chuàng)造有利條件。最后，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對推動檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展有著積極的意義，盡可能減少重復(fù)建設(shè)、重復(fù)投資的情況出現(xiàn)。

3.3密級管理

針對地質(zhì)檔案資料來說，主要是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對其進行傳輸?shù)?，能夠起到網(wǎng)上查閱的作用，但是這樣也會隱藏相應(yīng)的安全隱患。怎樣增強地質(zhì)材料的安全性，是當前地質(zhì)勘查單位值得深思的課題。鑒于此，可以開展密級管理工作，結(jié)合地質(zhì)資料的密集程度，有計劃、有組織的進行設(shè)密管理，并建立切實可行的訪問權(quán)限，對所需材料實施申報手續(xù)，以滿足相關(guān)要求，直到檢查合格以后相關(guān)管理人員才能解密放行。

結(jié)語

本文從以上幾個方面，圍繞著地質(zhì)勘查單位檔案的立卷、標準化以及信息化管理展開了論述，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗提出了合理化建議，旨在可以和相關(guān)人士互相交流學習，供以借鑒。

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