陳巖

社會的發(fā)展，科學技術的進步，使檔案檔案管理工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代科學技術也廣泛的應用到了檔案管理工作之中，這些無疑加速了檔案管理工作的快速發(fā)展，檔案信息電子化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。分析我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，結合檔案管理在事業(yè)單位中的作用，對檔案管理中存在問題的進行深入調研，突出解決在未來檔案管理需要解決的問題和方法。

一、檔案管理在事業(yè)單位中的作用

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務。檔案管理是事業(yè)單位工作的前提。檔案管理作為單位工作質量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關系到單位的工作效率能否提高，因為檔案記錄著單位的資料，它可以呈現(xiàn)出最真實的一面，比較規(guī)范的檔案管理可以衡量一個單位管理水平的高低和單位的業(yè)績。檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的保障。隨著我國經(jīng)濟的全面發(fā)展，檔案管理工作應適當調整檔案管理的手段，檔案管理人員應該做好檔案管理的工作，從工作中不斷地加深對檔案管理觀念的理解，以便使其成果能與單位的管理做到有機結合。檔案管理的好壞，直接決定著一個單位未來的發(fā)展狀況，對于提高管理效率也起到了很大的作用。

二、當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1、當前事業(yè)單位檔案管理中人員配備及變動。事業(yè)單位的的檔案工作，普遍存在兼職多、缺人手、變動頻繁的特點。一般檔案工作歸辦公室管，由文書負責檔案的收集、管理、歸檔、封存、銷毀，兼職雖然帶來管理成本的減低，但也帶來管理效率的滯后。人員的兼職從側面也同樣反映出事業(yè)單位檔案管理人才的缺乏，對于人員的缺口就會采取拆動遷補西墻的方法。由于檔案管理工作的實效性需要專業(yè)人員長期從事，不宜人員的頻繁變動，但人員缺少，兼職多的問題始終在困擾著當前單位的檔案管理工作。人員的變動頻繁又給檔案管理的延續(xù)帶來困難。

2、檔案工作制度建設存在弱化現(xiàn)象。當前，事業(yè)單位普遍缺乏規(guī)范的檔案管理制度，造成管理秩序混亂。檔案收集不到位，在收集檔案過程中，已有的管理制度沒能發(fā)生作用，缺乏必要的檔案收集考核手段，常常造成不交檔案狀況。檔案整理不規(guī)范，由于事業(yè)單位檔案管理人員的流動性較大，加上檔案整理缺乏統(tǒng)一標準，常常出現(xiàn)目錄與實際內容不相符、遺漏資料等問題，難以追究責任。此外，事業(yè)單位領導對檔案重視程度不高、工作人員對檔案重要性認識不夠以及檔案管理工作的單一枯燥都導致檔案管理規(guī)范化難以落實。

3、缺乏科學的檔案管理手段。隨著科學技術的發(fā)展，計算機信息的傳播也日益擴大，所設計的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導致檔案管理的科學化程度不高，一些先進的系統(tǒng)還不能加以實施。另外，有些事業(yè)單位對檔案管理的人員技能要求不高，許多管理檔案的人員并不專門負責檔案管理往往身兼數(shù)職，導致不能完全投身于檔案管理中從而降低了檔案的管理水平。

三、如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

就如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作提出以下幾點建議：一是提高檔案管理意識。充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性和主觀能動性，加深管理人員對檔案管理工作重要性的認識，提高檔案管理人員的信息管理和綜合管理能力。同時，事業(yè)單位對管理檔案的人員制定相應的考核制度，把檔案工作細分化，進行分類指導，推進事業(yè)單位檔案工作的有效運行。二是增強檔案管理人員綜合素質。檔案管理工作的保密性和服務性強，要求檔案管理人員要有較高的素質，事業(yè)單位應加強對檔案管理人員的素質培訓，使其熟悉檔案管理的業(yè)務知識，熟練掌握計算機技能和信息技術應用技術，運用信息技術來解決和處理檔案管理中所遇到的問題。要具備一定的組織能力和協(xié)調能力，組織和協(xié)調好內部的關系，使其建立互相信任、互相包容的團隊關系，推動事業(yè)單位各項工作的順利開展。三是建立健全檔案管理制度。俗話說，“無矩不成方圓”，高效的運作和規(guī)范的管理離不開健全的制度建設，要使檔案能夠按科學的軌道有序運轉，就要用健全的工作制度來規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理。四是加快檔案管理現(xiàn)代化進程，把檔案管理和信息技術有機的結合起來，不斷的采用現(xiàn)代化信息技術，提高檔案管理的效率。事業(yè)單位的檔案管理部門應及時、準確地傳遞信息，確保檔案信息的真實性、效率性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的規(guī)范性、保密性。要創(chuàng)新檔案管理手段，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的使用率。