陸曉萍

摘要：在事業(yè)單位日常財務(wù)核算工作中，會計檔案管理發(fā)揮了重要的作用，但會計檔案管理工作普遍不夠重視，缺乏規(guī)范化、制度化，這已成為目前事業(yè)單位會計檔案管理的主要現(xiàn)狀。本文分析了事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)狀，提出要加強單位會計檔案管理，應(yīng)采取有效的措施使會計檔案管理制度更完善，會計檔案管理工作更規(guī)范，會計檔案管理人員更專業(yè)，從而更有效地提高事業(yè)單位財務(wù)管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會計檔案；現(xiàn)狀；措施

一、事業(yè)單位會計檔案管理的意義

會計檔案是事業(yè)單位研究經(jīng)濟活動、進行財務(wù)分析、接受審計檢查的重要依據(jù)和參考資料，它連續(xù)、真實、完整地記錄和反映了單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。提高事業(yè)單位財務(wù)管理工作質(zhì)量的有效途徑是對會計檔案進行規(guī)范化管理，因此，加強事業(yè)單位會計檔案管理工作具有十分重要的意義。

二、事業(yè)單位會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）會計檔案管理工作重視性不強

在實際的經(jīng)濟活動中，會計檔案是其進行經(jīng)濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況來看，會計檔案管理工作已成為事業(yè)單位財務(wù)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員更加重視資金運行、財務(wù)報告和其他財務(wù)管理工作，反而忽視了會計檔案管理工作。具體表現(xiàn)在：有些單位領(lǐng)導(dǎo)只注重財務(wù)資金的核算與監(jiān)管，對會計憑證、會計賬簿等這些會計檔案資料的保存管理基本沒有概念；有些會計主管只注重本單位的財務(wù)日常賬務(wù)處理及報表編制工作，覺得會計憑證、會計賬簿、會計報表等資料只要每年裝訂后放進檔案柜保存即可，沒有明確會計檔案的范圍及合理規(guī)范會計資料建檔造冊的相關(guān)流程。目前，事業(yè)單位會計檔案管理工作普遍薄弱，檔案管理人員沒有責(zé)任和保密意識，存在會計資料散落、遺失的風(fēng)險，導(dǎo)致財務(wù)日常工作與檔案管理相脫節(jié)。

（二）會計檔案管理規(guī)范性不強

目前，事業(yè)單位普遍沒有結(jié)合本單位的實際情況，并按照新要求及時修訂和完善會計檔案管理辦法，而一些會計主管對會計資料歸檔的范圍、時間等沒有具體的規(guī)定，這些都給單位會計資料的查找與管理帶來諸多不便。除了會計憑證、會計賬簿、會計報表等統(tǒng)一歸檔的會計資料外，銀行對賬單、會計檔案移交清冊等部分需要歸檔的會計資料散落在相關(guān)人員手里保管，沒有對其他需要歸檔的會計資料進行界定，未能規(guī)范、統(tǒng)一納入會計檔案管理工作。會計資料的裝訂、保管、借閱等也都不夠規(guī)范，從而導(dǎo)致會計檔案資料的利用率低，會計檔案管理責(zé)任不清，會計資料因未歸檔而出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。

按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。但也有部分事業(yè)單位規(guī)模較小，沒有獨立的檔案管理部門，會計檔案只能由財務(wù)部門自行管理，這也從一定程度上制約了單位會計檔案的規(guī)范化管理。

（三）會計檔案管理人員專業(yè)性不強

會計檔案管理人員要有強烈的事業(yè)心，除了要具備專業(yè)的檔案管理知識和會計專業(yè)知識外，還要熟練掌握計算機操作技能，以適應(yīng)事業(yè)單位信息化發(fā)展的需求。目前，事業(yè)單位專業(yè)的檔案管理人員往往配備太少，會計檔案大多由財務(wù)人員兼管，沒有統(tǒng)一納入事業(yè)單位檔案部門管理，會計人員規(guī)范化管理會計檔案的能力不足，沒有清晰了解單位會計檔案的歸檔范圍，沒有規(guī)范化管理會計資料的整理、借閱等工作，這都是缺乏專業(yè)的檔案規(guī)范化管理知識所致。此外，由于會計檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)相對較少，因而不能有效地提高事業(yè)單位的會計檔案管理人員的專業(yè)性水平。

三、事業(yè)單位加強會計檔案管理的措施

（一）加強對會計檔案管理工作的重視程度

會計檔案管理工作是會計基礎(chǔ)管理工作的最后環(huán)節(jié)，因此，要加強事業(yè)單位財務(wù)管理工作就必須要對會計檔案進行規(guī)范化管理。首先，要讓單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員充分認(rèn)識到會計檔案管理的重要性和必要性，不斷強化單位領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案的管理意識，不斷增強會計檔案管理人員的責(zé)任意識，從而促進事業(yè)單位會計檔案管理水平的提高。其次，要逐步完善事業(yè)單位會計檔案管理制度，單位應(yīng)以《會計法》和《會計檔案管理辦法》為依據(jù)，及時修訂和完善本單位的會計檔案管理辦法，使之形成一套科學(xué)、合理、完整的會計檔案規(guī)范化管理制度，從而使單位會計檔案管理逐漸步入正規(guī)化管理。

（二）加強對會計檔案的規(guī)范化管理

一是規(guī)范事業(yè)單位會計檔案管理的范圍，單位會計主管應(yīng)在制定符合本單位的會計檔案管理辦法時明確規(guī)定會計資料建檔造冊的范圍，特別是銀行對賬單、會計檔案移交清冊等其他會計資料的范圍。二是規(guī)范事業(yè)單位會計檔案的裝訂，會計憑證、總賬、明細(xì)賬等打印裝訂要整齊、規(guī)范，要按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。三是規(guī)范事業(yè)單位會計檔案的借閱管理，會計檔案管理人員要建立專門的會計檔案登記簿，單位職工在進行會計檔案查閱、復(fù)印、借出時要嚴(yán)格履行檔案借閱審批手續(xù)，借閱會計檔案要經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在借閱時要在會計檔案登記簿上注明借閱時間、內(nèi)容及用途，通過會計主管指定會計檔案管理人員方可進行借閱。

（三）加強對會計檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

會計檔案管理人員不僅要熟悉掌握財務(wù)管理和檔案管理知識，還要能熟練地操作計算機，是集多種技能于一身的復(fù)合型人才。為了提高事業(yè)單位財務(wù)管理水平，應(yīng)加強單位的會計檔案管理工作，為會計檔案管理人員提供更多的檔案管理學(xué)習(xí)交流平臺，提高檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)，強化責(zé)任意識、保密意識和風(fēng)險意識，以提高會計檔案管理人員的專業(yè)化水平，不斷適應(yīng)新環(huán)境、新形勢，充分發(fā)揮自身職能作用，從而體現(xiàn)自身的價值。