張艷
在用Excel統(tǒng)計(jì)表格數(shù)據(jù)時(shí),有時(shí)需要對合并單元格的數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行排序,使用鼠標(biāo)向下拉動添加序列號的方法就沒辦法實(shí)現(xiàn)。對于表格記錄很大的表格來說,使用手工輸入既費(fèi)時(shí)間,又容易出錯(cuò)。下面就以Excel 2007以上的系統(tǒng)作為平臺,說說合并單元格的排序問題。
一、使用“方方格子”對大小不同的合并單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行排序
以傳統(tǒng)的方式對合并的單元格進(jìn)行排序,會發(fā)現(xiàn)操作后提示錯(cuò)誤信息,合并的單元格要求具有相同的大小。我們可以選擇“方方格子”工具箱來排序。下載并安裝“方方格子”程序后,打開Excel窗口,在主菜單右側(cè)生成一個(gè)“方方格子”菜單。打開含有合并單元格的數(shù)據(jù)表,選擇“方方格子”菜單,單擊“高級排序”按鈕,在彈出的菜單項(xiàng)中選擇“合并單元格進(jìn)行排序”,單擊后,彈出“合并單元格排序”對話框。選擇需要數(shù)據(jù)區(qū)域,不要拉選標(biāo)題行(圖1),選擇數(shù)據(jù)區(qū)域所在“列”,排序的方式按數(shù)值的升序進(jìn)行排序,單擊“確定”按鈕后,即可按數(shù)值的升序方式來排序(圖2)。
二、對合并單元格進(jìn)苛于下拉填究洲乍序
在對已經(jīng)合并的單元格進(jìn)行下拉填充序號時(shí),會提示“此操作要求合并單元格都具有相同大小”。可以用以下方法來解決,首先選中A列下所有需要填充的單元格,輸入“1”后,按住“Ctrl”鍵,回車后所選單元格都自動填充為“1”(圖3)。
接著,在表格最后一列,新建一個(gè)輔助列(這里就是“H”列),在“H2”單元格中輸入“=Sum($A$1:a2)”(對這個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)求和)并回車,移動鼠標(biāo)至“H2”單元格右下角,光標(biāo)變成實(shí)心箭頭后,按住左鍵向下拉進(jìn)行填充操作(圖4)。然后,選中“H”列并右擊,選擇“復(fù)制”菜單,復(fù)制“H”列中所有數(shù)據(jù)。在“A”列上單擊右鍵,選擇“選擇性粘貼”菜單,彈出“選擇性粘貼”對話框。選中“值和數(shù)字格式”單選框,單擊“確定”按鈕后,出現(xiàn)“是否替換目標(biāo)單元格內(nèi)容”的提示框,單擊“是”按鈕即可在“A”列中生成自然序號(圖5)。
三、快速添加序號
選中要添加序號的“A”列后,在編輯欄中輸入公式“=MAX(A$1:A1)+1”,按“Ctrl”鍵并回車即可添加序號。對于合并單元格大小一樣的列,可以移動鼠標(biāo)至“A2”單元格右下角,光標(biāo)變成實(shí)心箭頭后,按住左鍵向下拖動進(jìn)行填充操作(圖6)。