秦偉強

摘 要：檔案是記錄并保留人們生活和工作歷史的一種方式，在人們的生活中扮演著重要角色。不同行業(yè)都會建立檔案來記錄一些信息和數據，以便今后查閱，因此，檔案管理工作是否得當，起到至關重要的作用。因為不同部門、不同人員的檔案記錄是不同的，檔案管理者需要分類歸檔整理，這就會對檔案管理工作提出更加嚴格的要求。本文就檔案管理工作概述、檔案管理工作的現狀、檔案管理工作的創(chuàng)新對策進行深度探究分析，從而為各行各業(yè)提高自身的檔案管理水平提供理論依據。

關鍵詞：檔案管理；現狀；創(chuàng)新；對策

隨著我國經濟的發(fā)展，不同行業(yè)都隨之興起，伴隨著越來越多的業(yè)務量，就要進行整理、記錄和保存，方便今后查閱。因為行業(yè)的不同，檔案管理工作的要求也不同，我國目前許多行業(yè)的檔案管理工作都存在或多或少的問題，導致后續(xù)的很多工作無法順利進行。因此，各行業(yè)參與檔案管理的工作人員，要慢慢改變目前存在缺陷的現狀，為保證檔案管理安全化和規(guī)范化的同時，還要積極發(fā)掘并開拓檔案管理的各項功能，不斷對檔案管理工作的觀念、管理、機制等進行創(chuàng)新，保證檔案管理工作的有序進行。

一、檔案管理工作概述

檔案管理工作對于每個單位來說都具有重要的意義，合理歸檔、開發(fā)、管理檔案資源，有利于單位今后的查閱。檔案管理工作具有許多特點，例如：需求多樣性，整理歸檔后的檔案會被不同使用者查閱，使用者的類型各不相同，對檔案的要求也就不盡相同，所以檔案管理使用的載體、記錄的內容就會具有多樣性，以滿足不同使用者的多樣性需求。隨著科技的日新月異，信息化、網絡化的時代已經到來，推動了檔案管理的公開化發(fā)展，從而體現出了檔案管理開放性的特點。此外，因為人事檔案管理具有廣泛性，其檔案信息需要面向整個社會群體，管理內容相對來說比較復雜，增加了檔案管理的難度。

二、檔案管理工作的現狀

檔案管理工作涉及的數據比較多，內容也具有多樣性，所以檔案管理工作在管理時具有一定的難度。大部分檔案記錄的信息是要手動錄入的，這樣工作的效率較低，并且在錄入時，一旦出現錄入錯誤的情況，今后使用者在進行查閱時，就不會查詢到相關信息，這樣就造成了資源信息的無效化利用，除此之外，我國目前的檔案管理工作還存在一些其他的不足之處，主要有：

（一）檔案管理工作繁瑣復雜

隨著國家對人事的重視，部分單位也開始逐漸加強對檔案管理工作的重視，即便如此，我國目前的檔案管理工作依舊存在一些并不令人滿意的地方。單位在擴展業(yè)務，壯大規(guī)模的同時，各個部門人數、項目信息、數據等也隨之增加，為了方便今后查閱，就要利用先進的技術方法，將復雜的檔案進行記錄、規(guī)整。大多數單位依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，表面看似正常，但實際的工作體系已經出現混亂的現象。

（二）檔案管理工作缺乏完善的機制

不同于其他工作的性質，檔案管理工作具有較高的敏感性，前期工作做不好，會對后期構成嚴重威脅。許多單位采用的檔案管理機制并不完善，導致檔案記錄的模糊、混亂，不利于后期使用時的查閱。例如：對于工作表現優(yōu)秀的員工，進行適當獎勵，"表現優(yōu)秀"評定的概念沒有闡釋清楚，是按時上下班，做好自己的本職工作就是表現優(yōu)秀，還是除此之外，做了許多本職工作以外的工作，這樣籠統(tǒng)的概念沒有明確的要求，會讓員工覺得一切的獎勵制度都是由領導隨心所欲而制定的，并沒有規(guī)范性，這樣并不能激起員工的工作熱情。部分單位會模仿、采用其他單位的成功模式，忽略了本單位自身的發(fā)展模式和特點，導致檔案管理機制實施的過程中出現更多的矛盾和失誤，不能很好的歸納整理，對今后的查閱也埋下了隱患。

（三）檔案管理人員綜合素質水平有待提高

檔案管理工作人員的素質水平高低，對檔案管理的質量有至關重要的作用。大多數單位的檔案管理人員的綜合素質都不是很高，主要是因為在工作的過程中，并沒有嚴謹的對待，出現問題時，第一個想到的不是解決、彌補問題，而是相互推卸責任。另外，檔案管理人員不能與時俱進，及時學習新的前端技術，導致其管理水平仍然停留在舊時代上，加上團隊間缺少必要的合作交流，影響整體團隊利益的同時，對檔案管理工作也完成了不必要的影響。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新對策

傳統(tǒng)檔案管理工作存在許多弊端，單位要想謀得好的發(fā)展，必須要與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，常見的措施有：

（一）優(yōu)化檔案管理機制

每個單位要想使檔案管理工作規(guī)范化、正?；?，就需要突破原有檔案管理框架的束縛，不斷完善、優(yōu)化檔案管理機制。檔案管理機制的制定，應該是符合單位全部包括上層領導在內的全部人員，這樣才具有權威性，以此來確保檔案管理的質量。優(yōu)化方案管理機制，需要構建完善的競爭機制，采取公平公正的聘用方式，擇優(yōu)錄取。其次，單位應當在傳統(tǒng)檔案管理機制的基礎上，完善對檔案管理的開發(fā)和利用，建立規(guī)范的、合理的、行之有效的檔案管理機制。此外，還應該建立完善的檔案管理人員評估機制，以此來激勵工作人員全身心的投入到檔案管理工作中。檔案管理工作人員自身，在做好本職工作的同時，也應不斷學習并探索新的管理方法，促進對檔案管理機制的優(yōu)化建設。

（二）建立檔案管理工作新體系

檔案管理工作需要將資料集中進行分類管理，將分散的資料進行整合。所以，單位需要對檔案管理機制的工作流程和體系進行合理的規(guī)劃。建立新的檔案管理體系，需要建立安全的網絡工作平臺，將分類的檔案信息錄取系統(tǒng)，進行合理管理。因為檔案管理設計的內容多樣化、復雜化，進行電子技術管理的同時，對紙質版最好是進行備份管理。其次，建立完善的檔案管理工作體系，要與時俱進，利用先進的科學技術，制定合理、規(guī)范的工作流程，確保檔案管理工作有序進行。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員的綜合素質，對檔案管理工作具有重要意義。在日常檔案管理工作中，單位應該實行責任制，明確檔案管理工作人員的工作范圍和職業(yè)，誰負責的工作，出現問題，應該自己主動承認并解決。所有工作人員，應當遵守單位考核制度，及時發(fā)展工作中存在的不足，防止問題的發(fā)生。檔案管理工作人員應該不斷學習新的技術和技能，多多參加交流活動，提高自身處理和解決問題的能力，降低故障發(fā)生的頻率，提高整體工作能力。

（四）強化數據管理

對于檔案管理工作的優(yōu)化而言，各單位還需要強化數據管理。第一，所有的檔案數據盡量通過云存儲進行保管，打造屬于自身的檔案管理工作系統(tǒng)，確保在數據管理上能夠更加的靈活、便捷。第二，在數據管理的過程中，要堅持進行革新。例如，當有新產品或者新技術問世后，要進行積極咨詢和試用，觀察是否與自身的檔案管理工作任務相符合，如果新的科技產品符合預期，則可以進行積極的推廣應用，促使數據管理層面，能夠得到良好的優(yōu)化、革新。

四、結語

檔案管理工作需要不斷進行改進和創(chuàng)新，才能及時發(fā)展問題的根源和不足之處。傳統(tǒng)檔案管理工作將會隨著科技的發(fā)展，面臨更大的挑戰(zhàn)，所以必須與時俱進，創(chuàng)新并優(yōu)化檔案管理體質，提高檔案管理人員的綜合素質，采取科學合理的有效方式進行管理，保證檔案管理工作的有序進行。

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