劉盛禎

摘要：辦公室檔案資源體系的構建，不但要明確檔案資料在實際使用過程中的優(yōu)勢，以此確保整體信息資源構架在當前環(huán)境中的先進性同時，更應當基于檔案自身的作用進行細致分析，這樣才能夠基于參數(shù)資料確定當前經濟傾向和內部員工素質狀況，以便為后續(xù)企業(yè)發(fā)展提供完善的數(shù)據(jù)橋梁。本文基于辦公室檔案信息資源的作用展開分析，在明確存在的問題和優(yōu)化對策同時，期望為后續(xù)檔案信息體系的構建提供全面的技術參照條件。

關鍵詞：辦公室；檔案信息；資源作用；發(fā)揮措施

一、辦公室檔案信息管理工作概述

辦公室檔案體系的有效構建，能夠依據(jù)當前企業(yè)經濟環(huán)境和辦公狀況，提供相對細致且完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌條件，以便真正將辦公室管理概念有效落實，從而且后續(xù)辦公室制度的構建提供完善的參照基礎。故而，在檔案信息資源利用過程中，既能夠依據(jù)檔案信息自身的數(shù)據(jù)特性和參考材料確定后續(xù)工作環(huán)境發(fā)展的趨勢，從而確保整體經濟環(huán)境具備穩(wěn)定性前提，同時更能夠依據(jù)內部數(shù)據(jù)條件明確當前工作效率和積極性狀況，以此真正為管理者提供全面審核基礎的同時，更可以給予業(yè)務發(fā)展和人員技術全面的素質拓展平臺。

二、當前辦公室檔案信息資源應用存在的問題

1.檔案設備技術的落后。辦公室檔案體系是基于當前城市經濟環(huán)境構建所提供的新型檔案形式，在有效利用過程中，不但能夠基于自身數(shù)據(jù)的特性為后續(xù)工作開展提供良好的對比參照條件，同時更能夠基于技術先進性，為后續(xù)數(shù)據(jù)獲取環(huán)境搭建完善平臺，以確保整體工作效率和質量能夠全面提升。但基于當前辦公室檔案體系構建的認知方面仍舊存在不足情況，故而，在相關系統(tǒng)環(huán)境和設備技術的建立中，仍舊難以真正貫徹先進性的理念，如此導致了辦公室檔案工作效率落后的狀況同時，更在此基礎上破壞了資料的可信度，為后續(xù)檔案體系的構建帶來了極大的實用影響。

2.檔案管理意識的缺乏。在落實辦公室檔案管理工作過程中，應當基于檔案的可參照性價值提供相對完善的分區(qū)條件和保障措施，這樣才能夠確保整體工作構建具備可持續(xù)化的使用條件，同時更能夠基于完善的監(jiān)管制度，確定整體檔案自身在企業(yè)發(fā)展中的經濟引導價值。但在當前辦公室檔案管理工作中，由于企業(yè)對相關檔案體系的認知仍舊處于盲區(qū)狀態(tài)，導致實際工作開展方面，針對相應檔案的存儲條件也相對隨便，同時更經常出現(xiàn)檔案遺失和環(huán)境破壞的狀況，不但影響了整體辦公室制度體系構建的有效性，更在此基礎上阻礙了監(jiān)管職能的貫徹，為整體企業(yè)經濟體系構建埋下了難以協(xié)調的隱患。

3.檔案管理制度的缺失。辦公室檔案管理工作的有效落實，需要完善的標準規(guī)章制度進行約束和操作指引，這樣才能夠確保在當前經濟環(huán)境中具備實際管理優(yōu)勢，同時在后續(xù)功能體系構建中，為整體檔案信息工作的全面落實提供滲透基礎。但基于當前辦公室檔案管理工作的狀況可看出，由于企業(yè)發(fā)展認知方面的偏差，針對檔案管理工作一直都尚未構建完善的制度理念，為整體工作環(huán)境進行規(guī)矩制定，此種狀況一方面是由于信息化技術落實困難造成的數(shù)據(jù)獲取效率不高，導致實際檔案管理工作沒有鮮明的經濟效益；另一方面則是由于管理人員自身素質的約束，促使了整體檔案管理制度執(zhí)行力一直難以真正有效落實。

三、辦公室檔案信息資源作用的優(yōu)化對策

1.構建多層次檔案管理網絡。在發(fā)揮檔案資源作用的過程中，公司領導對于辦公室檔案應當給予了更多重視，在此基礎上健全組織架構并且配備齊全的軟硬件。依照從上到下的次序，公司搭建了四個層次的辦公室檔案組織和管理網絡。在管理檔案的網絡內部，分管領導負責指引方向，辦公室主任負責管理檔案的牽頭工作。同時，檔案中心以及其他檔案職能部門都承擔檔案分管的職責，通過全方位的檔案監(jiān)管措施來健全檔案網絡。從現(xiàn)狀來看，辦公室管理應當包含檔案中心部門，主要負責保留各類辦公室檔案，統(tǒng)一籌劃并且收集檔案。在必要的時候，檔案中心還應當提供查閱檔案的日常服務。其次，依照“齊抓共管”的基本思路，公司應當設置多層的檔案管理流程。從目前來看，辦公室檔案主要包含了專業(yè)性檔案、公司科技檔案以及文書類的檔案等。對于不同類型的檔案，公司有關部門都有必要給予全面監(jiān)管，同時提供檔案查閱的相關服務，做好組織協(xié)調和統(tǒng)一規(guī)劃。

2.落實專門的檔案管理區(qū)域。企業(yè)發(fā)展不能缺乏辦公檔案的適當運用和監(jiān)管。為了滿足需求，公司應設置專門用于管理和借閱檔案的區(qū)域，也就是辦公檔案的管理專區(qū)。在檔案管理專區(qū)中，公司需提供防磁柜、實物陳列柜、智能式的密集架和閱覽書架。依照現(xiàn)有的檔案管理流程，落實嚴格的檔案監(jiān)管機制，依照“八防”的基本思路來建設檔案專區(qū)。同時，應當在檔案室的內部設置可供查閱的書架，此外還設有檔案保管的專用辦公室以及庫房。從安全管理角度來講，公司還應布設檔案監(jiān)控器、防曬遮光的專用窗簾、自動式滅火器、蟑螂藥和防鼠藥等。期間通過完善全方位的檔案監(jiān)管，相應公司能夠檔案利用的良好實效。

3.制定完善的檔案管理制度。發(fā)揮檔案的價值和作用，根本點在于完善機制，檔案利用的相關機制包含了檔案制作、檔案接收和傳遞、檔案整理歸檔、檔案收集和辦理等流程。經過工作梳理之后，公司設置了檔案管理的專用表格，在此基礎上制定了歸檔標準和其他檔案工作的流程。這樣做有助于充實內容，在根源上規(guī)范辦公室檔案的運用。近些年來，企業(yè)經濟各項辦公業(yè)務都在迅速擴展，與之相應的檔案文書也變得更加復雜。面對新的形勢，負責辦公檔案利用和管理的有關人員還需要充實自身，不斷學習自動化新型檔案利用技術。通過提升檔案管理的素質，才能服務于辦公室檔案工作，提高利用的實效性。

四、結語

辦公室檔案信息資源環(huán)境的有效構建，一方面能夠基于行政管理部門的特性提供完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌條件和信息滲透基礎，從而保障整體功能環(huán)境構建具備先進優(yōu)勢；另一方面更能夠基于檔案數(shù)據(jù)構建的全面性，為后續(xù)管理制度落實提供數(shù)據(jù)參照，并基于其中檔案機制，確?？沙掷m(xù)發(fā)展的概念能夠落實入當前城市經濟環(huán)境發(fā)展內部。故而，在落實辦公室檔案信息構建過程中，應當明確整體信息資源數(shù)據(jù)特點和價值性，這樣才能夠確保后續(xù)檔案資源工作落實具備思維優(yōu)勢。

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