周園

摘要：檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，具有原始性和記錄性，個(gè)人檔案對一個(gè)人的工作學(xué)習(xí)關(guān)系重大，檔案管理的目的是為其他部門借閱參考檔案提供工作上的幫助。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案工作也隨之有了新的發(fā)展機(jī)遇，本文從檔案工作中的電子化、檔案云存儲化、管理自動化和保密化角度分析，對我國檔案工作未來發(fā)展趨勢進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

前言：檔案是人類歷史最重要的載體之一，自古以來就是重要的原始性記錄文件，它通過自己的記載，為后人研究歷史提供第一手的歷史材料。對個(gè)人來說，檔案既是工作的需要，也是社會的需要，是單位或企業(yè)了解一個(gè)人的重要手段。檔案管理的工作由來已久，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作也在隨著時(shí)代發(fā)展得到改變。

一、檔案工作脫紙質(zhì)化

檔案的載體經(jīng)歷了甲骨、金石、絹帛、簡牘、紙張的變化，都和當(dāng)時(shí)的時(shí)代

背景密不可分。在人類進(jìn)入工業(yè)社會之后，開始出現(xiàn)了音像檔案，比起傳統(tǒng)檔案可以承載更多的內(nèi)容，在現(xiàn)今的信息時(shí)代，產(chǎn)生了以軟盤、光盤、硬盤等移動存儲裝置為載體，依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀取并可以通過網(wǎng)絡(luò)傳播的電子檔案[1]。如今社會信息量進(jìn)一步增大，同時(shí)，環(huán)保節(jié)約等概念的興起，電子檔案已經(jīng)開始取代紙質(zhì)檔案，成為檔案存儲的主要方式，電子檔案的產(chǎn)生，是檔案領(lǐng)域的劇烈變革。

首先，檔案工作的脫紙質(zhì)化可以便于檔案的儲存管理。電子檔案儲存相對容易，比起紙張來更不易于損壞，而且電子檔案的容量更大，傳統(tǒng)檔案館中滿滿一檔案庫的資料，轉(zhuǎn)換成電子檔案可能只需要一塊硬盤，便于管理。電子檔案還可以不僅僅局限于文字，電子化的音像檔案增大了檔案信息的豐富程度。其次，檔案工作的脫紙質(zhì)化是辦公便捷的需要?，F(xiàn)在隨著時(shí)代的發(fā)展，個(gè)人檔案變得越來越復(fù)雜，檔案的數(shù)量和復(fù)雜程度都是前所未有的，電子化的檔案可以依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，方便了對檔案進(jìn)行檢索管理。而且伴隨著世界全球化的進(jìn)程，一個(gè)人可能會在短時(shí)間內(nèi)去到很遠(yuǎn)的地方，一旦有調(diào)查檔案需求，電子檔案可以依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行快速傳遞，是符合現(xiàn)代人生活需求的。最后，檔案的無紙化也是現(xiàn)代社會對節(jié)約紙張，保護(hù)生態(tài)環(huán)境的需要。

二、檔案工作云端化網(wǎng)絡(luò)化

紙質(zhì)檔案所依托的紙張比較脆弱，在轉(zhuǎn)移搬運(yùn)中可能會出現(xiàn)損壞遺失，不方便進(jìn)行運(yùn)送傳遞。而在生活中，我們經(jīng)常能聽說原來有人檔案遺失后被人冒用身份，或是在不同地區(qū)擁有多重身份等故事。這種檔案問題的出現(xiàn)，根源是傳統(tǒng)檔案載體的難以共享，使人可以利用信息的不對等性，鉆了檔案管理的空檔。如今，電子化檔案成了檔案發(fā)展的趨勢，將檔案電子化，通過云存儲，進(jìn)而做到各地檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案云共享，是檔案工作未來的發(fā)展趨勢[2]。

首先，將檔案進(jìn)行云端化，是便于存儲的需要。云存儲的檔案管理，相當(dāng)于為電子檔案進(jìn)行了一個(gè)備份和參考，一旦檔案館自身的檔案儲存出現(xiàn)問題，可以從云端對檔案重新找回，增強(qiáng)檔案存儲的安全性。其次，網(wǎng)絡(luò)的修改比起紙質(zhì)的修改更難隱藏痕跡。對檔案進(jìn)行云存儲必然會留下痕跡，根據(jù)修改痕跡，在檔案出現(xiàn)問題時(shí)，例如有人宣稱自己的檔案在本地遭到了篡改，就可以利用云存儲與本地存儲檔案進(jìn)行對比，增強(qiáng)其真實(shí)性，同時(shí)，針對修改痕跡也可以更容易查明問題所在，也是在增強(qiáng)檔案的安全真實(shí)性。最后，檔案的云端化有利于檔案在各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間的傳遞共享，無論一個(gè)人在世界的任何地方，他都可以在當(dāng)?shù)貦n案機(jī)構(gòu)的申請下獲得自己的個(gè)人檔案，同理，大批量的檔案信息傳遞也可在云端快速復(fù)制傳遞，不會有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移時(shí)的損壞遺失風(fēng)險(xiǎn)。

三、檔案管理工作自動化

隨著未來檔案工作發(fā)展的電子化趨勢，檔案管理的自動化也會逐漸發(fā)展。電子化的檔案，體積和牢靠性都得到了提升，無需依靠大量人力來對檔案進(jìn)行管理，而且，電子化的檔案依托于計(jì)算機(jī)，更便于運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的自動化管理。檔案管理機(jī)構(gòu)為了跟上社會發(fā)展的腳步，使得管理工作更加高速準(zhǔn)確的進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子檔案管理，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要[3]。

首先，檔案管理自動化可以提高效率。計(jì)算機(jī)具有人類無法比擬的高速處理信息能力，在檔案查找，檔案收錄等方面比起人工管理具有巨大優(yōu)勢，現(xiàn)今社會是效率至上的社會，提高檔案管理查找的效率，是社會普遍的需要。其次，檔案管理自動化可以減小誤差，提高檔案的可信性。檔案作為最原始最一手的記錄資料，一旦出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤，將會帶來十分嚴(yán)重的后果。依靠人工進(jìn)行管理，在大量重復(fù)性工作中，可能會出現(xiàn)錯(cuò)誤，很多檔案漏裝、檔案丟失都是源于人工的失誤。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動化管理則很難出現(xiàn)這類問題，檔案管理自動化，不光能提升效率，還能保證管理的質(zhì)量，降低失誤率所帶來的影響。最后，檔案管理的自動化，可以節(jié)約人工，減少管理成本。

四、檔案工作保密化

檔案工作的電子化網(wǎng)絡(luò)化，固然給檔案管理和人們的需求帶來便利，但同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題也是不可忽視的。近年來，各大網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫泄露，用戶信息被盜取等新聞的頻頻見報(bào)，使得人們對自己的信息安全產(chǎn)生了疑慮，檔案工作要想進(jìn)一步電子化信息化，就必須做好檔案信息的保密工作，保障信息的安全性。首先，檔案工作人員要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案安全意識，提高個(gè)人職業(yè)道德，從人的角度做到信息保密。其次，要做好信息保護(hù)的升級工作，可以通過局域網(wǎng)等方式加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，使得外來電腦無法連入局域網(wǎng)泄露信息。最后，安全保衛(wèi)永遠(yuǎn)在路上，要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的研究，把握時(shí)代新方向，時(shí)刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全的新信息并展開研究，積極探索更新的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，保衛(wèi)檔案信息的安全。

結(jié)論：在如今這個(gè)信息化的社會中，檔案工作未來發(fā)展的趨勢就是電子化信息化，電子化的檔案工作可以節(jié)約空間，便于查找傳遞，有利于檔案的管理工作，也減少了檔案工作中人工的失誤率，降低工作成本。在享受便利的同時(shí)，也不能忽略對檔案信息安全的保護(hù)，只有將好處與問題都考慮到，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢解決問題，才能使檔案工作在未來得到更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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