王碧輝

【摘 要】知識經(jīng)濟發(fā)展中，信息技術的功能越來越強，其應用范圍已深入到各個領域中，檔案管理方面也正在傾向于現(xiàn)代化管理模式發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)中不可缺少的一部分，是企業(yè)發(fā)展過程中最有憑證價值與參考價值的依據(jù)，加強檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著更大的作用與意義。為更好的實現(xiàn)檔案資源信息化、檔案管理現(xiàn)代化，就要不斷加強檔案管理方式方法的改進與創(chuàng)新，推動檔案管理更好發(fā)展。

【關鍵詞】新時期；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

一、新時期檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理不受重視，觀念落后

對于事業(yè)單位的領導者而言，他們通常認為檔案是否存在并沒有那么重要，員工在進行工作和查閱資料時檔案管理就會自然而然的形成。實則不然，檔案管理對員工的工作效率具有極其嚴重的影響，如今大部分事業(yè)單位管理工作中，其工作人員的工作方式較為系統(tǒng)化、機械化，后期資料的使用造成不必要的麻煩，對可以使用并具有一定價值的資料進行反復的篩選工作，從而使員工的工作效率與積極性造成嚴重的影響。

2.業(yè)務基礎較低，手段落后

事業(yè)單位一直備受國家以及人們的關注，但事業(yè)單位檔案管理的設施卻沒受到來自國家的關懷。在我國大部分事業(yè)單位，其檔案管理基礎設施較為陳舊，并且在很長時間內(nèi)得不到來自上級領導的關注，此現(xiàn)象是沒有辦法滿足新世紀的基本工作要求的。除此之外，事業(yè)單位對于檔案管理投入的資金相對較少，因此其設備得不到更新，最終導致沒有好的環(huán)境來進行檔案管理的相關工作。

現(xiàn)如今，隨著社會的進步與科學技術的不斷發(fā)展，我國大部分高科技都得到了較為廣泛的使用，但是在部分事業(yè)單位中，其檔案管理人員仍才采用傳統(tǒng)的方法進行資料整理，使檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展受到了一定的局限。除此之外，部分單位不存在檔案鑒定工作，此現(xiàn)象存在一定的不可靠性。

3.信息得不到有效利用，制度不完善

在任何單位中，都擁有屬于自身的相對完善的管理制度，事業(yè)單位檔案管理也不例外。在我國，大部分事業(yè)單位的檔案管理制度存在問題。例如，其他部門在工作過程中對檔案進行借閱，檔案管理人員在做好借閱記錄時便完成了工作，并沒有對檔案的歸還進行詳細記錄，甚至連什么時候歸還的都不清楚，最終不了了之。

4.大難管理人員綜合素質(zhì)較差

部分事業(yè)單位在進行員工招聘是沒有設定相對嚴厲的選拔制度，對學歷也沒有嚴格要求，對事業(yè)單位員工的整體素質(zhì)造成了嚴重的影響，大部分管理人員并沒有工作經(jīng)驗，一切工作都需要從零入手。除此之外，事業(yè)單位將各個部門的員工進行拆分，將其安排在多個部門，使工作效率嚴重下降。

二、創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案資源管理體系

對企業(yè)檔案實施現(xiàn)代化管理，是其想要順應時代的必然趨勢走向，是新形勢下檔案相關部門應重點關注的發(fā)展內(nèi)容之一。

1.創(chuàng)設完備的檔案信息網(wǎng)絡

首先，企業(yè)需要根據(jù)自身實際的經(jīng)營生產(chǎn)情況，依照原有網(wǎng)絡體系，建設相關的檔案信息資源網(wǎng)絡，將企業(yè)生產(chǎn)過程中所涉及每個環(huán)節(jié)中的各種數(shù)據(jù)、記錄等歸納起來，整理成完善的信息庫，有利于相關部門以及各工作人員便捷調(diào)取資料。其次，應大范圍的收集行業(yè)內(nèi)相關資料，關注其他企業(yè)中的檔案工作內(nèi)容，取其精華，以擴充企業(yè)內(nèi)部的資源系統(tǒng)。

2.進行現(xiàn)代化的檔案管理

首先，企業(yè)應全方位的建設相關的檔案資源庫，并分別以其科目、內(nèi)容以及表現(xiàn)形式等作為依據(jù)進行嚴格的劃分。其次，運用網(wǎng)絡技術將現(xiàn)存的檔案資源進行有針對性的錄入，并將其以不同主題的形式進行區(qū)分，有利于資源的快捷搜索。然后，在日常的檔案信息管理過程中，利用多元化、現(xiàn)代化的管理手段，例如：要求工作人員及時的將所收集資源進行編制錄入、定期對網(wǎng)絡中的檔案資源進行整合以及完善等，有助于管理工作的高效實施，同時，也有利于企業(yè)對相關資源的調(diào)配，對企業(yè)的良好發(fā)展具有積極意義。

三、如何推進新時期檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

1、加強基礎性機制建設，保障檔案管理基礎性

其一，建立科學的決策機制。由于檔案管理現(xiàn)代化的系統(tǒng)性、規(guī)模性特征，在進行其管理中，必須具有整體性、全面性的決策支持。決策制定立足于行業(yè)、部門實際，做到?jīng)Q策適應于檔案管理的實際性需求；以檔案管理的整體性效益實現(xiàn)為目標，通過環(huán)節(jié)性、部門性的決策制定和責任落實，實現(xiàn)具體效益的同時，促進檔案管理的發(fā)展；堅持決策有效性和指導性，決策要具有一定的發(fā)展高度，對檔案管理進行統(tǒng)籌安排。

其二，進行檔案管理標準化制定。通過有效的管理規(guī)范、業(yè)務規(guī)范和技術規(guī)范等，進行檔案信息的收集、傳遞、檢索、儲存等統(tǒng)一標準規(guī)定；參照國家相關性規(guī)定，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等文件要求，落實檔案管理標準。

2、推進信息資源建設，做好檔案管理現(xiàn)代化一手準備

建設完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，強化館藏檔案的數(shù)據(jù)化、信息化、數(shù)字化以及電子文件的采集和接收，以有效擴展檔案基數(shù)與涉及范圍，為檔案服務做好基礎性的資源準備。由于一些檔案記載形式如感光型記載、磁性記載、虛擬檔案館等的數(shù)據(jù)、資料一般以數(shù)字、解碼等形式存在，由于對這些載體形式記載數(shù)據(jù)和資料的分析，往往要轉化為紙張性質(zhì)，這就要求對其進行技術化處理，并對處理后的檔案進行整理與分析，加強檔案的保管工作，利用網(wǎng)絡數(shù)字化技術進行信息編輯、匯集以整合，以提升信息的實用性。最后，檔案部門要加強歸檔工作，在接收檔案后，向文件處理部門提出要求，按照歸檔要求進行歸檔。

3、落實檔案管理人本化，為現(xiàn)代化檔案管理提供人力保障

強化鞏固基礎性技能與知識，如檔案分類、歷史知識、檔案管理知識、文件保存等知識，并及時豐富現(xiàn)代檔案管理知識，以有效提升基礎性的檔案服務質(zhì)量。進行技術性培訓。在現(xiàn)代檔案管理技術更新條件下，如采用微縮技術、微機管理等，檔案工作者要根據(jù)檔案的記載形式、利用者要求以及館藏結構，及時調(diào)整自身工作方向，并要學習現(xiàn)代技術與設備相關理論與技能，以提升自身技能操作力，實現(xiàn)檔案整理工作技術性提升。

檔案管理的直接目的是服務檔案利用者，這就要求檔案管理現(xiàn)代化以服務為走向，以檔案工作者服務意識和水平的提升為手段，通過人文知識、社會知識、市場知識等多方面的培訓和教育，來提升檔案工作者的職業(yè)道德、人文素養(yǎng)、精神思想、服務意識和業(yè)務水平，以全面保證服務進行與質(zhì)量提升。

4、提升技術、改進設備，充分完善檔案管理現(xiàn)代化硬軟件條件

硬件設備是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎性保障，在現(xiàn)代技術化的今天，檔案管理一定要具備良好的設備支持，要及時配置計算機、掃描儀、刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)等設備，并展開適時查看與維護，以保證硬件設備能夠正常發(fā)揮作用。加強數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)建設，同時，要積極運用現(xiàn)代技術，如微縮技術、感光技術等，進行實用、通用軟件的研制，以技術性、設備性的保障，來促進檔案現(xiàn)代化的進一步發(fā)展。

在新時期新階段，種種問題出現(xiàn)在檔案管理面前，只有不斷的提高管理水平，吐故納新，才能更好的實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能優(yōu)化檔案管理信息，為社會所用，為經(jīng)濟服務。

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