馬浩智
【摘 要】當前,“大數(shù)據(jù)”、“物聯(lián)網(wǎng)”的斷發(fā)展并且成熟的過程中,我們身邊都發(fā)生了翻天覆地的變化,各行各業(yè)也迎來了新一輪的發(fā)展挑戰(zhàn)與諸多發(fā)展契機。通過運用大數(shù)據(jù),對用戶行為的分析、判斷,可以分很直觀的數(shù)收集、存儲檔案資源,不論是對于后期維護還是利用都能夠提供極大便捷,也有助于促進檔案管理工作質量、效率的大幅度提升,對此相關工作人員應給予足夠重視與不斷優(yōu)化。
【關鍵詞】大數(shù)據(jù);電子信息檔案;管理;創(chuàng)新途徑
就現(xiàn)階段而言,大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的發(fā)展和優(yōu)化不僅確保各個行業(yè)的快速穩(wěn)定的發(fā)展,同時還能夠提升各企業(yè)管理者的管理水平,能夠為企事業(yè)單位以及個體商戶提供最大程度的保障,,因此作為電子信息檔案管理人員需要盡早的轉變管理理念,緊隨時代進步和發(fā)展的步伐,采用全新的電子信息管理方法,優(yōu)化管理的流程以提升管理所帶來的成效。
一、大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新電子信息檔案管理的優(yōu)勢
1.可以保障企事業(yè)單位的信息安全
信息檔案中包含有很多企事業(yè)單位的重要資料信息,其中很多信息具有高度的法律效力,如果出現(xiàn)信息泄露的情況不僅對導致企事業(yè)單位內(nèi)部機構的穩(wěn)定,同時會對其以后的發(fā)展帶來負面影響。電子信息檔案管理的優(yōu)化能夠設置多重保護措施,不僅方便工作人員快速的查閱所需資料,同時能夠最大限度的降低資料在查閱期間被損壞或者泄露的情況,提升資料信息的保密性和安全性。
2.給企事業(yè)單位健康發(fā)展提供支持
在不斷的優(yōu)化和完善過程中,電子信息檔案管理能夠逐漸提升工作人員的工作效率,減輕其所負責的工作量;此外開展電子信息化管理之后可以及時、高效的檢查文件、檔案是否有遺漏、損壞現(xiàn)象,可以在第一時間進行補充和修復,確保資料信息的完整性。再者,電子信息檔案管理能夠經(jīng)計算機來制定統(tǒng)一的標準,滿足新時代的智能化管理,為標準化、人性化管理創(chuàng)設基礎條件。
3.為社會安定發(fā)展提供有力保護
現(xiàn)階段,公民的絕大多數(shù)信息均是以電子檔案的形式被存儲于計算機中,公民的所有信息與其生活、學習和工作均關系密切,與此同時也是公民的個人隱私,如果出現(xiàn)泄漏會被不法分子用來謀利從而損害公民的合法權益,并且給社會穩(wěn)定帶來威脅。因此對電子信息檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化能夠盡力保護公民的革新信息安全,為社會的穩(wěn)定、和諧發(fā)展提供助益。
二、傳統(tǒng)電子信息檔案管理路徑的不足
1.較為純粹的人為管理方式
費時費力中國的廉價勞動力比較多,因此在傳統(tǒng)的電子信息檔案管理工作中,常常以人力彌補管理不足的情況是十分常見的。傳統(tǒng)的電子信息檔案管理方式是一種較為純粹的人為管理,檔案管理員需要把海量的電子信息檔案集中管理起來,是非常浪費時間和精力的,而且由于是人為管理,難免會出現(xiàn)不少的管理失誤,埋下不小的檔案信息數(shù)據(jù)隱患。
2.較為落后的零散管理模式,造成重要資料不全
傳統(tǒng)的電子信息檔案管理模式多采用零散管理,因為這樣可以最大程度的節(jié)省管理成本,但是這種零散管理模式也有非常致命的缺陷,那就是容易造成資料不全,例如需要調取某一電子信息的全部資料時,需要往返于多處地方,才能把資料收集完整,有時候還會因為部分資料丟失而使得電子信息資料不全。
3.電子信息檔案登記信息不細致,易造成資料丟失
電子信息檔案登記信息是反映電子信息檔案管理情況的重要數(shù)據(jù),但是傳統(tǒng)的電子信息檔案登記信息并不細致,這就容易造成重要資料在歸檔、出借時丟失、錯亂。而且傳統(tǒng)的電子信息檔案登記也是通過人為完成,管理載體雖然是計算機,但綜合(一)情況來看,電子信息檔案登記信息本身就存在極大的不安全性,造成重要資料丟失的概率也會增加。
三、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新
1.電子信息檔案管理工作中應用大數(shù)據(jù)技術
大數(shù)據(jù)技術即是可以高效、準確處理海量數(shù)據(jù)的技術,是現(xiàn)代科技發(fā)展的重要產(chǎn)物,如今,越來越多的行業(yè)中都引入了大數(shù)據(jù)技術,借此管理海量數(shù)據(jù)并分析重要信息。大數(shù)據(jù)技術作為新型的數(shù)據(jù)管理技術,已經(jīng)成為提升我國數(shù)據(jù)管理水平的重要力量,與時俱進的引入大數(shù)據(jù)技術,借此管理海量的電子信息檔案,可以在很大程度上節(jié)約人力物力,提升管理效率。
2.實施科學完善的管理模式
(1)優(yōu)化檔案管理制度。企業(yè)單位在收集、整理和提取檔案信息過程中,應結合具體需求,采取一體化形式給予科學控制,在具體落實中,實施相應考核機制,尤其是大數(shù)據(jù)時代背景下,相關工作人員應真正做到與時俱進,結合各項工作的具體落實來對管理制度做出不斷完善,以此來督促相關工作人員,全面調動其工作積極性。(2)采用集中管理模式。相比于分散管理模式,集中管理模式的科學實施雖然會使得管理成本有所增加,但也能夠在最大程度上為電子信息檔案資料完整性提供保障,尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術高速發(fā)展帶動下,計算機存儲能力也隨之不斷增加,這也在某種程度上為電子信息檔案資料實施科學的集中管理創(chuàng)造了良好條件。
3.制定明確、詳細、具體的電子信息檔案登記過程
(1)電子信息檔案登記過程必須要明確,即不能同時存在多個互相矛盾的登記過程,讓登記工作流程化;(2)電子信息檔案登記過程必須要詳細,保證隨時可以根據(jù)信息找到電子信息檔案資料;(3)電子信息檔案登記過程必須要具體,即總體過程如何,每個環(huán)節(jié)的執(zhí)行流程如何,都要有具體的操作方法和規(guī)范。
四、結束語
綜上所述,在信息化時代通信企業(yè)的檔案工作必須充分認識到工作的緊迫感和時代感,加塊檔案工作的標準化、信息化建設,利用新一代信息技術建立新型檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員要不斷提高責任心和使命感,提升工作水平,按制度辦事,管理好、開發(fā)好、服務好各項檔案。
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