摘 要 隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理工作越來(lái)越受到關(guān)注與重視，如何提升機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理是行政單位機(jī)關(guān)應(yīng)長(zhǎng)期努力的方向。當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理還存在檔案歸檔范圍模糊、檔案裝訂缺乏規(guī)范化等問題，如何解決這些問題是本文探討的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 機(jī)關(guān) 檔案室 文書檔案整理

一、引言

新時(shí)期背景下，機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)是機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的重要工程，對(duì)提高機(jī)關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量與水平起著關(guān)鍵性影響，所以加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)，做好機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理工作至關(guān)重要。本文以行政單位機(jī)關(guān)為例，著重分析與探討了機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法。

二、機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題

第一，檔案歸檔范圍模糊。目前，不少行政單位機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作人員的招聘存在一定的隨意性，現(xiàn)有的檔案工作人員不僅并非畢業(yè)于檔案專業(yè)，而且對(duì)《文書檔案保管期限表》缺乏正確的認(rèn)識(shí)與了解，在具體工作過(guò)程中時(shí)常出現(xiàn)文件全部歸檔的問題，即對(duì)無(wú)須歸檔的文件也進(jìn)行歸檔，增加了整理工作量。

第二，存在跨年度文件歸檔問題。機(jī)關(guān)檔案室文書檔案材料相較于其他文件材料而言在時(shí)間上存在一定的特殊性，包括多個(gè)時(shí)間，如成文日期、文件收發(fā)日期等，對(duì)于年底至年初期間的文件，個(gè)別行政單位機(jī)關(guān)將年初發(fā)表文件的落款日期定為去年年終日期，在一定程度上影響了檔案工作人員對(duì)文件日期的理解，往往將這類文件歸納為新一年檔案歸檔范圍。

第三，文件頁(yè)面編寫缺乏規(guī)范性。新歸檔文件單位一般為件，歸檔文件本身就存在頁(yè)碼，有的直接照搬原頁(yè)碼；有的僅進(jìn)行文件正面頁(yè)碼編寫，對(duì)背面頁(yè)碼編寫有所忽視；有的僅進(jìn)行奇數(shù)頁(yè)編寫或偶數(shù)頁(yè)編寫。對(duì)于大規(guī)模紙張進(jìn)行折疊并重復(fù)編寫，易影響文件順序性，使之產(chǎn)生重號(hào)、漏號(hào)等問題。

第四，檔案裝訂缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)關(guān)檔案室文書檔案文件主要涉及正本文件、文稿與附件等，有的檔案工作人員在進(jìn)行檔案裝訂過(guò)程中采取直接便捷的方式進(jìn)行裝訂，對(duì)文稿裝飾的訂書針或回形針有所忽視；有的檔案工作人員甚至直接采用夾子進(jìn)行文稿歸檔，影響了檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)化。

第五，忽視備考表填寫。部分檔案工作人員對(duì)備考表填寫缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為備考表填寫僅是一種形式，可填可不填，加上現(xiàn)代化檔案具有完整性，不填寫備考表也無(wú)明顯影響，可以說(shuō)，他們?nèi)狈α己玫膫淇急硖顚懸庾R(shí)。

三、解決機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理問題的方法

（一）規(guī)范歸檔整理范圍

結(jié)合行政單位機(jī)關(guān)實(shí)際來(lái)看，可以從發(fā)文件、辦文件、批文件、其他四類入手整理。首先，需要發(fā)出的文件理應(yīng)按照要求全部歸檔；其次，需要辦理的文件應(yīng)遵循行政單位機(jī)關(guān)管理方式特征要求進(jìn)行歸檔，即通過(guò)承辦處室核查、整理后進(jìn)行歸檔；再次，批文件指的是高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行事物批示，或者是行政單位機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行直接批示的材料應(yīng)在按照要求全部歸檔；最后，其他文件指的是不包含上述三種文件的其他文件材料。另外，以下幾類文件材料也需按照要求進(jìn)行全部歸檔：行政單位機(jī)關(guān)發(fā)出的未進(jìn)行文號(hào)編寫的文件；行政單位機(jī)關(guān)舉行的會(huì)議、簽到表等具有重要價(jià)值的文件材料；行政單位機(jī)關(guān)合同、工資表等與行政單位機(jī)關(guān)發(fā)展密切相關(guān)的材料等。

（二）做好跨年度檔案分類工作

機(jī)關(guān)檔案室文書檔案材料相較于其他文件材料而言，在時(shí)間上存在一定的特殊性，包括成文日期、文件收發(fā)日期、正文落款日期等時(shí)間，其中正文落款日期為主要標(biāo)準(zhǔn)，需要注意的是，跨年度文件需要注重簽發(fā)日期，以該日期為主要標(biāo)準(zhǔn)。

（三）提高對(duì)文件頁(yè)面編寫的重視

文件頁(yè)碼編寫指的是對(duì)文件總頁(yè)數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過(guò)觀察總頁(yè)數(shù)，可以更好地了解文件內(nèi)容，如是否包含附件，有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)審批件，因此在進(jìn)行頁(yè)碼編寫過(guò)程中需要在文件材料正背面用鉛筆標(biāo)注上阿拉伯?dāng)?shù)字，一件文件對(duì)應(yīng)一個(gè)流水頁(yè)，需要注意的是，進(jìn)行數(shù)字標(biāo)號(hào)的文件材料均為有內(nèi)容的文件材料，可以是文字也可以是圖表，空白頁(yè)無(wú)須標(biāo)號(hào)；正面一般在右上角標(biāo)注，背面一般在左上角標(biāo)注。

（四）體現(xiàn)文件歸檔規(guī)范性

歸檔文件需要選擇與檔案保護(hù)具體要求相符合的訂書釘進(jìn)行裝訂，裝訂前既要考慮便捷性特征，也要除去文件本身存在的金屬物，如回性針等，這些金屬物對(duì)檔案保護(hù)起著一定的阻礙作用。

（五）做好備考表填寫工作

備考表不僅是機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行文件歸檔管理的重要內(nèi)容，還是必不可少的措施，填寫過(guò)程中需要認(rèn)真選擇所選用的墨汁、印泥等，保證其持久性。備考表涉及多方面內(nèi)容，如盒內(nèi)文件相關(guān)情況說(shuō)明，包括文件材料件數(shù)、圖紙注意事項(xiàng)、檔案整理負(fù)責(zé)人姓名等，做好備考表填寫工作，不僅為檔案工作人員工作提供了便利，而且有利于提高機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理效率。

（六）注重人才引進(jìn)

機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理之所以出現(xiàn)上述問題，很大一部分原因在于檔案工作人員缺乏正確的工作理念及能力，人才是機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理提升的主要保障。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性與專業(yè)性的工作，對(duì)檔案工作人員的要求日益提高，要具備先進(jìn)的理念、豐富的知識(shí)、專業(yè)的技術(shù)等，所以，在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理的過(guò)程中，培養(yǎng)人才、引進(jìn)人才也是不可忽視的重要方面，需要引起重視。

（作者單位為中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市委員會(huì)）

[作者簡(jiǎn)介：王艷霞（1979—），女，內(nèi)蒙古人，研究生，中級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

[1] 謝春霞.機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法[J].云南檔案，2016（12）.