史宏珍

【摘 要】在企業(yè)的各類檔案管理工作中，文書檔案管理十分重要，而對(duì)于文書檔案管理而言，其中最基礎(chǔ)的工作就是檔案的收集工作，即將分散的文書檔案進(jìn)行集中收集整理，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供指導(dǎo)。目前我國大部分企業(yè)的文書檔案收集工作存在問題，導(dǎo)致文書檔案管理水平相對(duì)較低，所以需要對(duì)其進(jìn)行解決和控制。論文重點(diǎn)就新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題和對(duì)策進(jìn)行研究分析，旨在為業(yè)內(nèi)人士提供一些建議和幫助。

【Abstract】In the management of all kinds of files in enterprises， the management of documents and archives is very important， among which， the most basic work is the collection of archives， that is， centrally collecting and arranging the scattered documents and archives， so as to provide guidance for the subsequent development of enterprises. At present， there are some problems in the collection of documents and files in most of the enterprises in our country， which leads to the relatively low level of the management of documents and archives， so it is necessary to solve and control them. The paper mainly studies and analyzes the problems and countermeasures in collecting documents and archives of enterprises under the new situation， so as to provide some suggestions and help for the personnel of the industry.

【關(guān)鍵詞】新形勢；文書檔案收集；問題；對(duì)策

【Keywords】new situation； collection of documents and archives； problems； countermeasures

【中圖分類號(hào)】G275.2 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）07-0131-02

1 引言

文書檔案是企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)的有效記錄文件，對(duì)于企業(yè)后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制定有著不可忽視的重要作用。在文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案資源的收集是最重要，也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，它對(duì)于豐富文書檔案資源、合理開發(fā)利用有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。相對(duì)比其他類型的檔案資源，文書檔案涉及內(nèi)容較廣，檔案收集難度較大，特別是隨著社會(huì)的經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，企業(yè)文書檔案朝著多樣化方向發(fā)展，給文書檔案收集工作提出了更高的要求，如何在新形勢下做好企業(yè)文書檔案的收集工作，這就成為企業(yè)相關(guān)檔案管理人員需要思考的一大難題，必須要給予足夠的重視。

2 新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷推廣，給企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)造了巨大的便利，例如相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，提高了文書檔案管理效率和質(zhì)量，但是總體而言，新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作還存在一些問題，詳細(xì)包括以下幾點(diǎn)：第一，在企業(yè)日常的文書檔案收集工作中，管理人員僅僅將重點(diǎn)放在紅頭文件的收集上，而對(duì)于其他檔案資源重視力度較低，例如公司簡報(bào)、生產(chǎn)性合同等，這些檔案資源在新形勢下對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著重要的制約作用，一旦檔案收集忽略了這些資源，就會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的檔案丟失問題，無法指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行后續(xù)的生產(chǎn)和經(jīng)營管理；第二，新形勢下很多企業(yè)檔案管理人員在進(jìn)行文書檔案管理收集時(shí)，沒有注重收集內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性，而是盲目的開展檔案收集和整理，使得各類檔案資源交叉現(xiàn)象嚴(yán)重，一方面破壞了檔案資源之間的關(guān)聯(lián)性，另一方面也給后續(xù)的歸檔造成壓力。由于文書檔案收集缺乏系統(tǒng)性指導(dǎo)，使得文書檔案管理進(jìn)度緩慢，無法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性效果。

3 企業(yè)文書檔案收集問題產(chǎn)生的原因分析

對(duì)于企業(yè)文書檔案管理工作而言，由于其無法直接對(duì)企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以很多企業(yè)都沒有對(duì)其給予足夠的重視，使得文書檔案管理逐漸缺乏可靠性，這就進(jìn)一步限制了文書檔案收集工作的有效開展，最終導(dǎo)致收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)諸多問題。總體而言，造成文書檔案管理出現(xiàn)問題的原因包括以下幾點(diǎn)：第一，企業(yè)相關(guān)管理人員缺乏足夠的檔案管理意識(shí)和理論知識(shí)，往往認(rèn)為文書檔案就是紅頭文件，沒有很好的掌握其重要性和復(fù)雜性，導(dǎo)致文書檔案收集出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，最終造成重要檔案資源信息的丟失。第二，管理制度不健全。科學(xué)有效的文書檔案管理制度是確保收集工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，但是就當(dāng)下而言，很多企業(yè)缺乏健全完善的文書檔案管理制度，使得檔案收集沒有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可循，例如對(duì)于收集時(shí)間、注意事項(xiàng)等沒有明確，最終導(dǎo)致檔案收集極度混亂。第三，領(lǐng)導(dǎo)層面的不重視同樣是導(dǎo)致文書檔案收集出現(xiàn)問題的原因，由于資金、技術(shù)、設(shè)備和人員等方面投入不到位，所以導(dǎo)致文書檔案收集工作效率和質(zhì)量較低，無法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性效果。第四，當(dāng)下很多企業(yè)文書檔案管理人員大都不是專業(yè)的檔案專業(yè)人才，有的甚至是身兼多職，由于檔案收集專業(yè)知識(shí)匱乏，所以導(dǎo)致質(zhì)量和效率達(dá)不到規(guī)范要求，最終給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。[4]

4 如何做好新形勢下企業(yè)文書檔案收集工作

4.1 實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套收集制

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，同時(shí)也使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。相對(duì)比紙質(zhì)檔案而言，電子檔案收集工作效率更高，可以更加快速準(zhǔn)確地進(jìn)行相關(guān)資源信息的收集和存儲(chǔ)。但是由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)經(jīng)常面臨不法分子的入侵，使得文書檔案資料受到嚴(yán)重的威脅，給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重影響。因此，新形勢下企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套收集制度，這樣就可以有效彌補(bǔ)彼此的缺陷，從而達(dá)到提高文書檔案收集質(zhì)量和效率的目的。[3]

4.2 健全完善的文書檔案收集制度

對(duì)于企業(yè)文書檔案收集工作而言，需要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行規(guī)范和約束，這樣才能確保檔案收集的完整性和可靠性。因此，需要企業(yè)建立健全完善的文書檔案收集制度，同時(shí)在制度建立過程中要結(jié)合相應(yīng)的法律條例需求，實(shí)現(xiàn)制度與法律的有效結(jié)合，以確保文書檔案收集工作有條不紊進(jìn)行。另外，在進(jìn)行文書檔案收集制度建立時(shí)，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)以往的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，將其納入到制度體系中，以避免后續(xù)出現(xiàn)同樣的問題。[2]

4.3 全面提升文書檔案收集人員綜合素質(zhì)水平

文書檔案收集作為檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，所以企業(yè)負(fù)責(zé)人要特別重視，重點(diǎn)放在檔案收集人員素質(zhì)培養(yǎng)方面，以確保管理人員素質(zhì)符合實(shí)際需求，詳細(xì)做到以下幾方面內(nèi)容：第一，加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制，定期組織檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容重點(diǎn)放在檔案收集工作上，確保文書檔案收集環(huán)節(jié)不出現(xiàn)問題；第二，在招收檔案管理人員時(shí)，需要有效衡量其專業(yè)能力，不能盲目進(jìn)行招收，以確保檔案資源收集的可靠性和真實(shí)性；第三，企業(yè)還需要建立和完善考核機(jī)制，對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行定期考核，包括他們的檔案收集和管理能力以及工作態(tài)度，對(duì)于一些表現(xiàn)好的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于能力差的進(jìn)行相應(yīng)懲罰，以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，確保文書檔案收集工作的順利進(jìn)行。

4.4 完善檔案分類管理

檔案收集工作如果工作人員沒有嚴(yán)格的文檔分類意識(shí)，就會(huì)大大降低檔案管理工作的效率，影響檔案管理的質(zhì)量。因此，針對(duì)如今文書檔案收集中存在的資料分類不明等現(xiàn)象，各大企業(yè)應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)文書管理工作人員的分類和備份意識(shí)，通過對(duì)工作人員進(jìn)行理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，以及在公司進(jìn)行相關(guān)新聞、實(shí)例的宣傳等，旨在時(shí)時(shí)刻刻的提醒工作人員應(yīng)該注意對(duì)檔案的歸納和整理。文書檔案收集的檔案如果能夠得到有效的歸納和整理，將會(huì)在一定程度上有效地提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步也有非常積極的作用[1]。

5 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，同時(shí)也是后續(xù)發(fā)展的有效指導(dǎo)。而文書檔案收集作為檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)其效率和質(zhì)量的提升顯得尤為關(guān)鍵，特別是新形勢下信息技術(shù)不斷推廣和應(yīng)用，使得文書檔案收集更加需要強(qiáng)化。針對(duì)目前企業(yè)文書檔案收集工作存在的問題，需要負(fù)責(zé)人給予足夠重視，具體結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，通過實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套收集制、健全完善的文書檔案收集制度、全面提升文書檔案收集人員綜合素質(zhì)水平以及完善檔案分類管理等手段，切實(shí)提高檔案收集效率和質(zhì)量，最終推動(dòng)企業(yè)更進(jìn)一步發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】楊雁，徐波.如何做好新形勢下企業(yè)文書檔案的收集[J].云南科技管理，2017，30（05）：46-48.

【2】朱方惠.淺談企業(yè)文書檔案的收集與管理[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（11）：264.

【3】邵堃.如何做好企業(yè)文書檔案的收集工作[J].黑龍江檔案，2011（04）：71.

【4】何鷥鷗.如何做好企業(yè)文書檔案的收集工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（S1）：69-70.