殷俊

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室文秘的工作職責(zé)人們的重視。傳統(tǒng)企業(yè)辦公室文秘得工作內(nèi)容多是收發(fā)報(bào)紙、記錄留言之類的閑散工作，但社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，賦予了辦公室文秘更多的發(fā)展空間，強(qiáng)化了其參謀助手職責(zé)。本文對(duì)新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘要發(fā)揮好參謀助手作用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；參謀助手；發(fā)揮作用

企業(yè)辦公室文秘最主要的工作職責(zé)就是參謀助手，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證，對(duì)內(nèi)起到輔助其他部門處理相關(guān)事務(wù)的作用，對(duì)外起到良性溝通、維護(hù)企業(yè)與其他社會(huì)團(tuán)體間關(guān)系的作用，這就要求辦公室文秘必須要有較全面的專業(yè)知識(shí)及溝通技巧。只有不斷對(duì)辦公室工作創(chuàng)新，才能給予領(lǐng)導(dǎo)更專業(yè)的參謀意見。

一、企業(yè)辦公室文秘需要具備的職業(yè)素養(yǎng)

在新時(shí)期的大背景下，企業(yè)辦公室文秘想要將參謀助手的作用發(fā)揮到淋漓盡致，就必須要具備以下四種能力：一是與時(shí)俱進(jìn)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，國家接連出臺(tái)了相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)辦公室文秘必須要與時(shí)俱進(jìn)，熟識(shí)最新的法律法規(guī)內(nèi)容，保證領(lǐng)導(dǎo)提出的企業(yè)運(yùn)營指導(dǎo)方針緊跟國家的步伐；二是多面手。新時(shí)期豐富了企業(yè)辦公室文秘的工作職責(zé)，不僅需要掌握心理學(xué)科、法學(xué)科、經(jīng)濟(jì)學(xué)等相關(guān)知識(shí)，還需要熟悉企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營模式、擁有的技術(shù)、企業(yè)經(jīng)營理念、市場(chǎng)營銷規(guī)律等等；三是超強(qiáng)的辦事能力。由于社會(huì)大環(huán)境不斷改變，人的性格脾氣也隨之產(chǎn)生變化，企業(yè)現(xiàn)代化辦公室文秘必須要有“見什么人，說什么話”的溝通能力，這樣才能夠結(jié)識(shí)各行業(yè)更多的人，有效處理復(fù)雜的人際關(guān)系及突發(fā)情況，提高辦公室文秘的辦事效率；四是領(lǐng)導(dǎo)素養(yǎng)。想要保證企業(yè)辦公室文秘能夠與領(lǐng)導(dǎo)的思維同步，辦公室文秘就必須要有領(lǐng)導(dǎo)素養(yǎng)，與領(lǐng)導(dǎo)的思維模式協(xié)調(diào)進(jìn)步，利用文字稿件、調(diào)查分析等相關(guān)活動(dòng)，發(fā)揮其參謀助手作用，另外，辦公室文秘還需要具備貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策并執(zhí)行的能力。

二、在新時(shí)期的大背景下發(fā)揮辦公室文秘參謀助手作用的辦法

（一）完善辦公室文秘的管理制度

隨著國家對(duì)企業(yè)管理制度的不斷完善，科學(xué)化、統(tǒng)一化、示范化已經(jīng)成為企業(yè)的改革重心，也是企業(yè)高效管理必然的發(fā)展方向。所以，辦公室文秘的眼界要放寬，要以企業(yè)現(xiàn)階段運(yùn)營實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定出符合企業(yè)發(fā)展的管理制度及體系，使企業(yè)辦公室的工作模式越來越標(biāo)準(zhǔn)化，保障辦公室文秘能夠發(fā)揮最大的參謀助手作用。一方面，辦公室文秘要先對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行整理，開展辦公室會(huì)議對(duì)制度進(jìn)行分析、研究、整理，重新制定出符合時(shí)代發(fā)展的管理制度。在這個(gè)過程中，為了增加數(shù)據(jù)的有效性，要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段運(yùn)營的數(shù)據(jù)、日常工作記錄、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、總結(jié)報(bào)告進(jìn)行詳細(xì)制定，為辦公室文秘的日常工作提供基礎(chǔ)，要強(qiáng)化辦公室文秘的工作責(zé)任制。辦公室文秘需要掌握制度概念及標(biāo)準(zhǔn)概念，對(duì)日常工作的各項(xiàng)程序嚴(yán)格執(zhí)行，約束其日常工作，企業(yè)還需要增設(shè)獨(dú)立部門對(duì)辦公室文秘的日常工作進(jìn)行檢查監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)企業(yè)辦公室文秘沒有按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行工作，將對(duì)其進(jìn)行懲罰，保障制定的規(guī)章制度能夠落實(shí)到實(shí)際工作中，將公文處理實(shí)行限時(shí)制度，對(duì)零散的日常業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，為各個(gè)部門的良性溝通建立起橋梁，繼而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部親密無間的合作模式。

（二）以企業(yè)為中心，完全發(fā)揮辦公室文秘參謀助手作用

首先，強(qiáng)化信息調(diào)查研究的全面性。信息是新時(shí)期的重要產(chǎn)物，其重要性眾所周知，因此，想要保證信息的高質(zhì)量收集，就必須要做好信息調(diào)查研究的相關(guān)工作。企業(yè)在進(jìn)行信息調(diào)查研究過程中，辦公室文秘必須要深入基層，不僅要調(diào)查受眾群體的需求及職工的困難，將收集到的所有信息準(zhǔn)確匯報(bào)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在綜合考慮后制定的策略才能夠合理；還要將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的理念及決策直接傳達(dá)給基層，減少職工的理解偏差，使自身參謀助手的作用最大化。

其次，把握好參謀與決策。新時(shí)期的作用下，企業(yè)辦公室文秘的工作職能正在發(fā)生這質(zhì)的轉(zhuǎn)變，其中最重要的工作職能就是幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)籌帷幄。辦公室文秘在工作過程中必須要以領(lǐng)導(dǎo)的思維模式看待問題，將領(lǐng)導(dǎo)的思想剖析透徹，然后再提出一些有分析意義、有價(jià)值的合理建議，看待事物及問題都要站在超前角度，這樣才可以做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（三）創(chuàng)新工作模式，提高辦公室文秘的工作能力

企業(yè)想要發(fā)展就必須要不斷改革，辦公室文秘作為企業(yè)的綜合部門要跟緊企業(yè)改革的腳步，摒棄辦公室文秘以往的工作模式，營造出一個(gè)團(tuán)結(jié)、實(shí)際、清正、積極的工作環(huán)境，從而提高辦公室文秘的工作能力。一方面，辦公室文秘在工作中時(shí)刻要以大局為中心，占據(jù)正確的政治立場(chǎng)，用積極的工作態(tài)度去了解企業(yè)現(xiàn)階段各方面的狀況，例如本年度工作安排、階段性工作安排、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃等等，保證辦公室文秘看待問題的思維模式、行為能夠與企業(yè)的發(fā)展同步。企業(yè)可以鼓勵(lì)辦公室文秘進(jìn)行自我增值，提高其專業(yè)知識(shí)及文字能力，能夠完成文字解析工作及綜合分析工作，熟練應(yīng)用辦公自動(dòng)化的相關(guān)設(shè)備，從而提高辦公室文秘解決突發(fā)事件的能力；另一方面，辦公室文秘的三觀很重要，只有三觀都符合社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展，嚴(yán)于律己，照章辦事，才可以從根本上杜絕貪污事件的發(fā)生，另外，還需要注重辦公室文秘的精神文明建設(shè)。雖然辦公室文秘要時(shí)刻以領(lǐng)導(dǎo)的角度看待事物，但這并不代表辦公室文秘有直接越權(quán)或下達(dá)指令的責(zé)任，辦公室文秘一定要掌握好工作的度，認(rèn)真對(duì)待所有工作，防止出現(xiàn)粗心大意、不專心、不負(fù)責(zé)的情況。

三、結(jié)語

綜上所述，想要提高企業(yè)辦公室文秘的工作能力，就必須先要在辦公室文秘的腦海中建立服務(wù)意識(shí)，不僅服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，更是協(xié)調(diào)企業(yè)其他部門的潤(rùn)滑劑，只有把控好企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展方向，創(chuàng)新日常工作模式，提高其工作效率，才能夠有更多的時(shí)間發(fā)揮自身的參謀作用。

參考文獻(xiàn)

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