楊熙煒

【摘 要】以XX公司一次年度客戶聯(lián)誼會(huì)暨產(chǎn)品訂貨會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案編制為例，指出秘書人員制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則及會(huì)議預(yù)算經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成，并列出了常見的會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措方式，為秘書人員編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供藍(lán)本。

【關(guān)鍵詞】秘書人員；會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算；訂貨會(huì)

作為秘書人員，經(jīng)常要進(jìn)行會(huì)議工作的安排。秘書人員對(duì)于會(huì)務(wù)工作總的來說分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后總結(jié)三個(gè)部分。一次會(huì)議的成功與否，與秘書人員進(jìn)行的會(huì)前的準(zhǔn)備工作是分不開的，可以說，準(zhǔn)備工作是否充分能直接影響到會(huì)議效果的好壞。會(huì)前準(zhǔn)備工作瑣碎而繁多，而在這一系列瑣碎而繁多的準(zhǔn)備工作中，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)無疑非常關(guān)鍵。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算是會(huì)議前期準(zhǔn)備工作中的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算必須考慮到會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人數(shù)等因素，擬訂會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案時(shí)必須本著節(jié)約的原則，符合公司的財(cái)務(wù)制度。下面我們以XX公司召開的一次產(chǎn)品訂貨會(huì)為例，來談?wù)劽貢藛T如何編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

一、制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)當(dāng)遵循以下幾項(xiàng)原則：

（1）嚴(yán)格遵循節(jié)儉辦會(huì)的宗旨，根據(jù)實(shí)際需要科學(xué)合理地分配各項(xiàng)開支，并保證會(huì)議資金專項(xiàng)使用。

（2）嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)總量，每一次會(huì)議的經(jīng)費(fèi)都有一定的限度，所有開支都必須控制在適度范圍之內(nèi)，不能無限制地增加，會(huì)議成本總量不能超過會(huì)議預(yù)期收益，否則開會(huì)就沒有任何必要了。

（3）在經(jīng)費(fèi)數(shù)量限定的情況下，或當(dāng)經(jīng)費(fèi)不足時(shí)，要確保重點(diǎn)，將有限的經(jīng)費(fèi)花在刀刃上。

（4）對(duì)會(huì)議的每一項(xiàng)開支都應(yīng)嚴(yán)格審核，力求達(dá)到預(yù)算經(jīng)費(fèi)與實(shí)際開支平衡。能省則省，能減就減。

（5）要充分考慮會(huì)議期間可能出現(xiàn)的、一些不可預(yù)測(cè)性的費(fèi)用開支，預(yù)算時(shí)要適當(dāng)留有余地。

二、會(huì)議預(yù)算經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成

一般來說，一次訂貨會(huì)會(huì)議的預(yù)算經(jīng)費(fèi)由以下幾個(gè)部分構(gòu)成：

（1）場(chǎng)地費(fèi)，即租借會(huì)場(chǎng)費(fèi)用，包括會(huì)場(chǎng)內(nèi)基本設(shè)施使用、停車場(chǎng)的費(fèi)用。

（2）設(shè)備費(fèi)，包括購買或租借會(huì)議所需的各種視聽設(shè)備、通信設(shè)備、印刷設(shè)備等的費(fèi)用。

（3）會(huì)場(chǎng)裝飾費(fèi)，包括制作會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語、購買或租借花卉、彩旗、拱門等的費(fèi)用。

（4）文具、資料費(fèi)，包括公關(guān)宣傳、制作各類會(huì)議文件資料和證件的費(fèi)用和相應(yīng)的文具費(fèi)。

（5）交通費(fèi)，包括與會(huì)人員往返的差旅費(fèi)、接送費(fèi)和會(huì)議期間各種接待、參觀等所需的交通費(fèi)。如果與會(huì)人員的差旅費(fèi)由自己負(fù)擔(dān)，則不必列入預(yù)算，但要注明。

（6）茶水食宿費(fèi)，時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議要考慮茶水、飲料、果點(diǎn)的費(fèi)用，需要住宿的會(huì)議還要預(yù)算餐飲費(fèi)和住宿費(fèi)。如食宿費(fèi)自理，可不計(jì)算在內(nèi)。

（7）人工費(fèi)，包括支付給與會(huì)人員和工作人員的補(bǔ)貼或報(bào)酬。如支付給報(bào)告人、演講者、專家、臨時(shí)借用人員的酬金。與會(huì)人員和工作人員的工資一般不計(jì)算在其中。

（8）娛樂休閑費(fèi)用，如果會(huì)議安排了參觀游覽、文娛晚會(huì)等休閑活動(dòng)，還要預(yù)算參觀游覽門票、演出或包場(chǎng)費(fèi)用等。

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措方式

作為秘書人員，單位里一次會(huì)議經(jīng)費(fèi)的來源是要清楚的。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌集是多渠道的，訂貨會(huì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來源有：

（1）企業(yè)單位內(nèi)部會(huì)議經(jīng)費(fèi)一般從行政經(jīng)費(fèi)中開支。

（2）由幾個(gè)單位共同主辦的會(huì)議，主辦者之間通過協(xié)商分擔(dān)費(fèi)用。

（3）通過向社會(huì)各界尋求贊助籌得資金。

（4）與會(huì)者個(gè)人或其所在單位全部承擔(dān)或部分承擔(dān)個(gè)人費(fèi)用，如交通費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等。

（5）一些大型的會(huì)議活動(dòng)由于影響較大，可以在法律允許范圍內(nèi)通過轉(zhuǎn)讓會(huì)議無形資產(chǎn)來籌集資金。

（6）其他方式。作為秘書人員應(yīng)當(dāng)通過有效的公關(guān)活動(dòng)多方面獲取資金，確保會(huì)議有足夠的經(jīng)費(fèi)開支，并得到合理有效的使用。

四、會(huì)議預(yù)算方案制定范例會(huì)議經(jīng)費(fèi)的

根據(jù)以上所說的制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則，結(jié)合會(huì)議預(yù)算經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成，參考會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措方式，我們以XX公司2017年度客戶聯(lián)誼暨該年度產(chǎn)品訂貨會(huì)為例，制定一個(gè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案如下：

XX公司2017年度客戶聯(lián)誼會(huì)暨2017年產(chǎn)品訂貨會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案

XX公司定于2017年11月10日—13日在XX省會(huì)議中心——XX賓館會(huì)議室召開2017年度客戶聯(lián)誼會(huì)暨2017年產(chǎn)品訂貨會(huì)。與會(huì)人員預(yù)計(jì)400人，現(xiàn)就會(huì)議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算如下。

（一）場(chǎng)地租用費(fèi)

XX省會(huì)議中心——XX賓館會(huì)議室租金一天8，000元，，三天共計(jì)32，000元。

（二）攝像等設(shè)備租用費(fèi)

擬租攝像機(jī)2臺(tái)，租金共計(jì)2 000元。

（三）會(huì)場(chǎng)裝飾費(fèi)

為了烘托氣氛，會(huì)場(chǎng)須進(jìn)行裝飾，其中：鮮花1，000元；橫幅5條，每條100元，共500元；拱門2個(gè)，一個(gè)500元，共1，000元；其他裝飾用品2，000元，共計(jì)4，500元。

（四）聘請(qǐng)嘉賓咨詢費(fèi)

擬請(qǐng)嘉賓2人，每人每天支付5，000元，共計(jì)10，000元。

（五）宴請(qǐng)費(fèi)用（早餐費(fèi)除外）

10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)1 000元，共計(jì)60，000元。

（六）交通費(fèi)用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2，000元。

（七）會(huì)議用品費(fèi)

制作宣傳手冊(cè)，每份宣傳手冊(cè)成本為5元，500份，共2，500元，制作會(huì)標(biāo)、會(huì)議代表證、文具等2，500元，共計(jì)5，000元。

（八）紀(jì)念品及演出費(fèi)

每人一份紀(jì)念品價(jià)值100元左右，共計(jì)30，000元；文藝演出5，000元，共計(jì)35，000元。

（九）其他（機(jī)動(dòng)）費(fèi)用

為了保證會(huì)議正常進(jìn)行，機(jī)動(dòng)費(fèi)用為10，000元。

綜上述，此次會(huì)議經(jīng)費(fèi)總計(jì)××萬元，其中，中國(guó)移動(dòng)公司XX省分公司贊助30，000元，其他費(fèi)用由公司行政費(fèi)用列支，共需××萬元。

此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公室審查批準(zhǔn)。

會(huì)議籌備小組

2017年10月11日