邢柳

摘要：本文介紹了科研院所外協(xié)的基本概念，梳理出外協(xié)工作的外協(xié)申請立項、外協(xié)供方選擇、外協(xié)合同簽訂、項目實施與驗收五個主要階段，分析了各階段的主要工作內(nèi)容和主要風(fēng)險點，并結(jié)合工作體會提出了解決措施和建議。

Abstract： This paper introduces the basic concepts of research institutes' outsourcing， and sorts out the five major stages of outsourcing application， outsourcing supplier selection， outsourcing contract signing， project implementation and acceptance， and analyzes the main work contents and main risk points of each stage， and proposes solutions and suggestions in combination with the work experience.

關(guān)鍵詞：外協(xié)；流程；風(fēng)險；措施

Key words： outsourcing；process；risk；measure

中圖分類號：F532.6 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）30-0077-03

0 引言

外部協(xié)作（簡稱外協(xié)）是指在本單位承擔(dān)的各級、各類研制任務(wù)中，由于本單位自身的技術(shù)能力、加工設(shè)備和研制周期等條件的制約，需要將項目的部分研制內(nèi)容委托給本單位以外的具有相應(yīng)能力的單位完成的一種形式。隨著我國武器裝備改革的不斷深入，伴隨著軍民融合的深入推進以及市場化的多元競爭，科研院所完全依靠自身能力滿足項目研發(fā)的要求已十分困難，需要開展外協(xié)來幫助自身完成相關(guān)任務(wù)，外協(xié)在科研生產(chǎn)中將會扮演越來越重要的角色。

外協(xié)管理是對本單位的外協(xié)項目進行規(guī)劃、實施及監(jiān)督的全過程管理，是實現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo)、提升經(jīng)濟利益的重要保障。但外協(xié)管理中涉及的流程和環(huán)節(jié)眾多，每個階段都存在著風(fēng)險，會對外協(xié)任務(wù)的完成質(zhì)量產(chǎn)生影響。為有效降低外協(xié)過程全流程的風(fēng)險，本文就其風(fēng)險及應(yīng)對措施進行了分析及探討。

1 外協(xié)主要工作內(nèi)容梳理及風(fēng)險分析

在科研院所的外協(xié)業(yè)務(wù)中，外協(xié)管理的流程主要包含外協(xié)立項申請、外協(xié)供方選擇、外協(xié)合同簽訂、外協(xié)項目實施以及外協(xié)項目應(yīng)用評價五個階段。這五個階段是一個順序過程，串聯(lián)起整個外協(xié)的全部流程，如圖1所示。

在每個階段，都有不同的工作重點內(nèi)容，均存在不同的風(fēng)險點，而每個風(fēng)險點都將對整個外協(xié)項目的順利開展帶來隱患。

2 各階段風(fēng)險應(yīng)對措施

2.1 外協(xié)立項申請階段的風(fēng)險與應(yīng)對措施

在立項階段單位結(jié)合自身業(yè)務(wù)能力，明確外協(xié)項目立項的必要性和外協(xié)項目范圍。對于單位因各種因素和能力無法完成的，或者單位需要投入過高的人力物力和材料才能完成的，導(dǎo)致成本過高的項目，可以考慮通過外協(xié)來完成相應(yīng)的工作達到降低成本的目的。在確定外協(xié)范圍的同時，業(yè)務(wù)部門也應(yīng)與財務(wù)部門配合，對外協(xié)項目的預(yù)算予以明確。在外協(xié)申請立項階段，單位應(yīng)編制項目技術(shù)方案，對項目進行分析、論證，對項目的內(nèi)容、目標(biāo)、要求和主要技術(shù)指標(biāo)等近闡述，為確保監(jiān)督有效，應(yīng)由外協(xié)項目需求部門、項目管理部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)管理部門逐級進行審批。為降低風(fēng)險，單位還可根據(jù)項目情況就外協(xié)項目進行公示，接受公開的監(jiān)督。立項方案通過后，業(yè)務(wù)部門需要組織編制立項報告。立項報告就外協(xié)項目的依據(jù)、目的、意義、內(nèi)容進行明確，同時對項目實施的預(yù)期成果、計劃安排、項目分工、調(diào)研情況及供方情況、預(yù)算、風(fēng)險分析及應(yīng)對措施等進行闡述，對項目營利能力進行分析說明。單位應(yīng)根據(jù)項目金額，重要程度等組織立項評審，評審?fù)ㄟ^后無特殊情況，一般不予調(diào)整，確實需要進行范圍、預(yù)算等關(guān)鍵內(nèi)容調(diào)整的，應(yīng)可作為新外協(xié)項目重新立項，從而可有效避免因外協(xié)項目范圍確定不合理導(dǎo)致的企業(yè)損失。

2.2 外協(xié)供方選擇階段的風(fēng)險與應(yīng)對措施

為避免選取風(fēng)險，采取公開招標(biāo)方式選擇供方，會在在公平公正性和充分競爭方面具有優(yōu)勢，對于外協(xié)質(zhì)量和成本控制也十分有利。采用招標(biāo)方式選取供方時，應(yīng)在招標(biāo)文件中對技術(shù)指標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)、公開澄清問題等進行明確。邀請招標(biāo)應(yīng)向三家以上的潛在外協(xié)單位發(fā)放邀請函，明確外協(xié)項目各項具體的要求。同時從技術(shù)、質(zhì)量、價格、履約能力等方面設(shè)定評價指標(biāo)及權(quán)重，作為評分依據(jù)。為規(guī)避風(fēng)險，招標(biāo)過程應(yīng)委托第三方招標(biāo)代理公司進行，對于中標(biāo)的供方，應(yīng)發(fā)布中標(biāo)公告進行公示，公示期滿由需求方向中標(biāo)單位簽發(fā)中標(biāo)通知書。公示期間若有異議，中標(biāo)通知書應(yīng)暫緩發(fā)出，并由監(jiān)察處會同有關(guān)部門對異議問題進行調(diào)查處理。

單一來源方式選擇供方單位，企業(yè)的話語權(quán)和主導(dǎo)權(quán)會降低，因此，一般不建議通過單一來源方式。但作為軍工科研院所，研制生產(chǎn)的產(chǎn)品涉及到國家戰(zhàn)略安全或涉及保密要求必須采取此種方式選擇供方時，應(yīng)注意從單位的合格供方名錄中選擇，若不在合格供方名錄中，應(yīng)對先對供方進行審核評估，審核時單位外協(xié)業(yè)務(wù)主管部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門、紀(jì)檢部門等應(yīng)參與其中。在審核供方是否具備合格供方資質(zhì)時，應(yīng)注意對供方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、經(jīng)營狀況、履約能力、武器裝備質(zhì)量管理體系認證證書/質(zhì)量管理體系認證證書或技術(shù)隊伍、設(shè)施設(shè)備等質(zhì)量基礎(chǔ)能力進行重點審核。按照上述方式選擇外協(xié)供方，達到合理確定外協(xié)價格、降低外協(xié)成本的目的，大大降低因供方選擇不當(dāng)導(dǎo)致的損失，同時，紀(jì)檢部門的參與可避免外協(xié)項目存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，保護單位相關(guān)參與人員。

2.3 外協(xié)合同簽訂階段的風(fēng)險與應(yīng)對措施

簽訂外協(xié)合同前需針對合同各項條款進行談判。為在談判中占據(jù)主動，應(yīng)提前整理出對方的資料，加強對談判方的了解。合同談判分為技術(shù)和商務(wù)兩方面，參與合同談判人員應(yīng)對國家的法律法規(guī)，行業(yè)規(guī)章制度，合同涉及產(chǎn)品或服務(wù)的市場價格等均應(yīng)了熟于心。在洽談技術(shù)協(xié)議時應(yīng)對技術(shù)要求、成果交付、時間結(jié)點、驗收方式的完整性和準(zhǔn)確性進行明確。商務(wù)協(xié)議應(yīng)注意與技術(shù)協(xié)議進行匹配，同時關(guān)注合同價格、關(guān)鍵節(jié)點、進度和可行性、合同變更解除條款合理性等方面。涉及保密事項的，還應(yīng)明確保密條款。作為監(jiān)督事項，還應(yīng)在合同中明確乙方是否接受甲方對外協(xié)經(jīng)費支出情況進行監(jiān)督檢查，是否允許二次外協(xié)的情況等。合同簽訂審批流程中應(yīng)由單位外協(xié)主管部門、審計部門、財務(wù)管理部門、法律管理部門、保密主管部門、紀(jì)檢部門等參與其中。對外協(xié)供方的主體資格、授權(quán)情況、合同內(nèi)容是否存在重大疏漏、是否有潛在的合同糾紛可能等進行再次審查，從而避免企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

2.4 外協(xié)項目實施階段

對于外協(xié)項目，應(yīng)按項目管理模式進行監(jiān)督管理。與外協(xié)方進行有效溝通，督促外協(xié)項目按照所簽署的合同或協(xié)議開展工作。甲方應(yīng)開展項目中期驗收、終期成果驗收等各階段驗收。驗收應(yīng)編制驗收大綱，對外協(xié)方交付的成果進行全面檢查，專職的檢驗人員按照驗收大綱，對合同技術(shù)指標(biāo)、功能性能、規(guī)格尺寸、外觀和缺陷等內(nèi)容逐項檢查，對其是否符合同要求的技術(shù)指標(biāo)出具審查意見，做好原始記錄并存檔。如需進行調(diào)整應(yīng)明確調(diào)整內(nèi)容，以便在最終成果驗收時對前期調(diào)整內(nèi)容一并進行審查，確保項目達到合同要求。在專家審查的基礎(chǔ)上，甲方業(yè)務(wù)管理部門、質(zhì)量部門應(yīng)定期對外協(xié)項目履約情況、工作狀態(tài)、項目交付質(zhì)量進行跟蹤，對出現(xiàn)的偏差進行分析，及時修正差異。如果發(fā)生違反合同約定事項，法律部門應(yīng)根據(jù)具體條款追究外協(xié)方的違約責(zé)任。以上措施可有效避免因外協(xié)項目管理管理不到位、服務(wù)質(zhì)量差，導(dǎo)致無法實現(xiàn)外協(xié)項目的目標(biāo)，致使企業(yè)利益受損失。

2.5 外協(xié)項目應(yīng)用評價階段

為確保外協(xié)項目成果達到標(biāo)準(zhǔn)，成本控制符合要求。甲方應(yīng)對項目制定評價指標(biāo)。評價可分為管理評價和經(jīng)濟評價兩方面。管理評價主要是對外協(xié)項目的計劃執(zhí)行情況，合同履約情況，項目成果是否通過驗收等方面進行評價。經(jīng)濟評估主要就項目成本與預(yù)算執(zhí)行力的匹配，項目投入產(chǎn)出比是否合理，項目后續(xù)應(yīng)用前景等方面進行評價。通過評價可以體現(xiàn)外協(xié)項目的實施效果、經(jīng)費的利用率，對外協(xié)項目管理流程不斷完善，持續(xù)改進，提高外協(xié)質(zhì)量和效果十分有益。

3 結(jié)語

采用科學(xué)嚴謹?shù)墓芾矸椒ê屯暾毣墓ぷ髁鞒?，在各個階段對外協(xié)項目全流程實施風(fēng)險管控，確保外協(xié)項目在價格、質(zhì)量、時間節(jié)點上滿足合同要求。在保證任務(wù)完成和自身的信譽不受影響的前提下，也帶來了經(jīng)濟效益。

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