陳曼煜

摘要：分析了新經(jīng)濟時代獨立學(xué)院人事檔案信息化建設(shè)的重要意義、現(xiàn)實狀況及存在的問題。結(jié)合新經(jīng)濟時代特征和獨立學(xué)院發(fā)展的現(xiàn)實需求，從管理體制、條件保障、人員配備等方面提出人事檔案信息化建設(shè)的對策和建議。

關(guān)鍵詞：新經(jīng)濟時代獨立學(xué)院檔案信息化

當(dāng)前社會發(fā)展已進入新經(jīng)濟時代，高技術(shù)化和全球化是新經(jīng)濟的重要特征。獨立學(xué)院與普通本科高校相比，辦學(xué)更自主、更靈活、更具國際視野，新技術(shù)的應(yīng)用也更廣泛。獨立學(xué)院已進入人才強校的軌道，都在大力推進人事制度改革和創(chuàng)新，而人事檔案的管理往往被忽視，不利于人才的引進和培養(yǎng)。在新經(jīng)濟時代，獨立學(xué)院要高瞻遠矚、與時俱進地開展人事檔案信息化建設(shè)的研究和實踐，優(yōu)化人才強校戰(zhàn)略。

一、新經(jīng)濟時代獨立學(xué)院人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

當(dāng)前，整個世界進入了信息化時代，人們可以足不出戶地進行溝通，且溝通的方式和方法越來越簡潔。獨立學(xué)院在人事檔案管理過程中，將紙質(zhì)檔案材料通過現(xiàn)代化技術(shù)手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字化信息資源，實現(xiàn)通過計算機目錄查詢系統(tǒng)，方便、快捷、高效地查閱人事檔案各類信息。

（一）有利于提高人力資源管理工作效率

經(jīng)過10余年的發(fā)展，獨立學(xué)院已經(jīng)具有相對穩(wěn)定的辦學(xué)規(guī)模，教師和行政管理人員隊伍的建設(shè)正實現(xiàn)從量變到質(zhì)變的轉(zhuǎn)型，優(yōu)勝劣汰是獨立學(xué)院加強人才隊伍建設(shè)的重要保證。檔案信息化建設(shè)可以實時、全面地了解教職工的檔案信息、教學(xué)和工作表現(xiàn)，便于對比研究，實現(xiàn)人盡其才、不養(yǎng)閑人的管理目標，提升獨立學(xué)院人力資源管理工作的效率。

（二）有利于提高紙質(zhì)檔案的保存質(zhì)量

紙質(zhì)檔案因為長期反復(fù)使用，破損、丟失、不清晰的情況大量存在，給人事管理帶來了諸多不便。獨立學(xué)院以人事檔案信息化建設(shè)為契機，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案以電子載體方式存儲，而電子載體不易受到溫濕度環(huán)境影響，保存的時間更長，具有保存方便、查閱方便、安全性強等特點，可以大大減少紙質(zhì)檔案材料的使用頻率，有效保護人事檔案材料原件，為人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供了有效的保障。

（三）有利于信息資源共享

獨立學(xué)院基本都有自己的教學(xué)科研管理信息系統(tǒng)和行政管理信息系統(tǒng)，而人事檔案的管理還主要以手工操作為主，經(jīng)常出現(xiàn)信息滯后和信息不對稱的情況，影響到學(xué)校的日常教學(xué)和行政管理工作效率。獨立學(xué)院將人事檔案管理與行政檔案管理、教學(xué)科研檔案管理的信息化建設(shè)緊密聯(lián)系起來，對檔案信息資源進行實時共享，提高學(xué)校的管理水平。

二、新經(jīng)濟時代獨立學(xué)院人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

獨立學(xué)院因管理模式、運行機制的不同，在人力資源管理中的方式也千差萬別，人事檔案管理工作也參差不齊，信息化建設(shè)水平普遍不高，還有很多問題需要研究和解決。

（一）對人事檔案信息化建設(shè)重視不夠

獨立學(xué)院基本上沒有對人事檔案管理工作開展研究和規(guī)劃，普遍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視的現(xiàn)象，更沒有人事檔案信息化建設(shè)的理念；甚至有的檔案管理員在這種工作氛圍下，對自己的工作敷衍塞責(zé)，不會思考如何去創(chuàng)新和改進人事檔案管理的業(yè)務(wù)技能和工作方法。領(lǐng)導(dǎo)不重視，館員不努力，嚴重影響了獨立學(xué)院人事檔案信息化建設(shè)的進程。

（二）人事檔案管理體制不夠完善

獨立學(xué)院人事檔案管理迥異，管理部門有的是黨政辦公室、有的是人力資源部門、有的是檔案管理部門；有的還分層級進行管理，中層及以上管理干部由黨政辦公室負責(zé)，其他教職員工由人力資源部門管理。獨立學(xué)院人事檔案管理體制不夠完善，造成人事檔案的管理混亂，檔案管理員以兼職為主，專職人員極少，人事檔案管理作為某個部門的附帶工作，管理條件差，管理水平低等問題突出。由此可見，目前的管理體制也是制約獨立學(xué)院實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的壁壘。

（三）人事檔案信息內(nèi)容不健全

獨立學(xué)院現(xiàn)有人事檔案主要記錄教職工個人的出生日期、民族籍貫、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱、學(xué)習(xí)（社會）經(jīng)歷、政治面貌等基本情況，鑒定評語千篇一律，多是套話，不能真實反映出教職員工的專業(yè)特長、工作能力（教學(xué)水平及科研成果）及師德師風(fēng)等方面的情況，根本無法體現(xiàn)教職工的綜合素質(zhì)。內(nèi)容簡單且缺乏個性化信息的人事檔案，給獨立學(xué)院人事檔案信息化建設(shè)帶來了很大的困難。

（四）人事檔案信息安全性保密性不強

人事檔案管理具有安全性和保密性的特性。在獨立學(xué)院人事檔案管理過程中，因管理人員缺乏較強的責(zé)任心，加上教職工本人又不重視，大都存在檔案丟失、信息不準、資料不齊，甚至弄虛作假的現(xiàn)象。有些學(xué)校還出現(xiàn)了個人信息被泄露給教職工造成傷害的現(xiàn)象。獨立學(xué)院人事檔案信息的安全性和保密性不強，將會在信息化管理過程中出現(xiàn)違規(guī)甚至觸犯法律的局面。

（五）管理人員素質(zhì)與人事檔案信息化建設(shè)要求不適應(yīng)

人事檔案的信息化建設(shè)，不僅要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，還需要掌握現(xiàn)代化的技術(shù)手段，能熟練運用信息技術(shù)管理檔案。從目前看，獨立學(xué)院人事檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)不高，多為“半路出家”，且以兼職為主。缺乏既掌握人事檔案管理又熟悉信息化操作技能的復(fù)合型人才，嚴重制約著獨立學(xué)院人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、新經(jīng)濟時代獨立學(xué)院人事檔案信息化建設(shè)的對策

當(dāng)前，各獨立學(xué)院正順應(yīng)新經(jīng)濟時代的發(fā)展要求，信息化建設(shè)已寫進學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，關(guān)于人事檔案的信息化建設(shè)，筆者認為可采取以下對策。

（一）加強宣傳，樹立全員人事檔案信息化建設(shè)意識

獨立學(xué)院應(yīng)加大宣傳力度，讓領(lǐng)導(dǎo)層了解檔案信息化建設(shè)對人才強校的重要作用，轉(zhuǎn)變對人事檔案信息化建設(shè)的認識，將其納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，建立人事檔案信息化建設(shè)的長效機制；讓檔案管理員增強主人翁意識，積極學(xué)習(xí)和踐行人事檔案信息化建設(shè)的先進管理理念；讓教職工了解人事檔案信息化建設(shè)與其個人利益息息相關(guān)。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，完善人事檔案信息化建設(shè)管理體制

獨立學(xué)院要加強學(xué)習(xí)和研究，按照國家對高校人事檔案的管理范疇和管理權(quán)限，設(shè)置統(tǒng)一的機構(gòu)，執(zhí)行統(tǒng)一的要求，解決人事檔案管理的混亂現(xiàn)狀。為推進人事檔案信息化建設(shè)順利實施，獨立學(xué)院可結(jié)合國家有關(guān)管理規(guī)定及學(xué)校情況，因地制宜出臺和完善相關(guān)人事檔案管理制度。嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范化的技術(shù)標準，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容問題，暢通與教學(xué)管理、行政管理信息資源的共享共用，提高人事檔案信息化建設(shè)的效率。

（三）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)

加強各兄弟院校之間的調(diào)研和交流，聘請專家開發(fā)符合獨立學(xué)院校情的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，并在各獨立學(xué)院試用推廣。采集并審核教職工的基本信息，建立人事基本信息數(shù)據(jù)庫；收集教職工的電子檔案，進行整理和歸類，建立人事信息數(shù)字化檔案庫，為人事檔案的信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）引進與培養(yǎng)并舉，優(yōu)化人事檔案管理員隊伍，提升業(yè)務(wù)能力和管理水平

獨立學(xué)院在推進人事檔案信息化建設(shè)的過程中，一方面要加強專業(yè)人才的引進，改善檔案管理員隊伍學(xué)緣結(jié)構(gòu)，另一方面應(yīng)定期對現(xiàn)有檔案管理員開展人事檔案學(xué)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全教育等方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂人事檔案管理知識、又懂得信息化建設(shè)知識的復(fù)合型人才。同時，還要積極借鑒國內(nèi)外高校檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗，建立長效的培訓(xùn)機制，不斷提升信息化管理的業(yè)務(wù)能力和水平。

（五）樹立安全保密意識，確保人事檔案信息的保密性和安全性

首先，要通過開展安全保密意識教育，讓檔案管理員和教職工逐步樹立人事檔案信息的安全性和保密性意識，自覺維護信息安全。其次，在人事檔案信息管理和使用的過程中，要嚴格審核管理人員的身份信息，嚴格設(shè)置訪問權(quán)限，務(wù)必防止個人信息的泄露和篡改，確保人事檔案信息安全。再次，加強技術(shù)保障，防止密碼被盜竊或者被更改，提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險防御能力。最后，建立人事檔案信息備份制度，嚴格信息備份管理，避免因不確定因素造成信息數(shù)據(jù)的丟失。

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