莫艷

摘 要：在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異的時(shí)代中，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展催生了大量的信息，信息的產(chǎn)生又極大的促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。辦公室文書(shū)檔案管理工作不僅能為整個(gè)企業(yè)在辦公中提供極大的便利，還能有力的保障整個(gè)企業(yè)的信息不受侵害。因此，在信息社會(huì)視角下對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革進(jìn)行探索和討論是具有非常重大的現(xiàn)實(shí)價(jià)值的事情。本篇文章，首先對(duì)兩點(diǎn)現(xiàn)存于辦公室文書(shū)檔案管理工作中的缺陷作了簡(jiǎn)要的分析，其后作了四個(gè)方面進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革舉措的嘗試性探索和研究，以期實(shí)現(xiàn)助力企業(yè)的良性、健康發(fā)展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)視角；辦公室文書(shū)檔案管理工作；改革

引言

辦公室文書(shū)檔案管理工作在企業(yè)中占據(jù)著十分重要的位置，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)自身的信息化建設(shè)，就應(yīng)該從實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理工作的信息化方面入手，從革新管理方法、踐行有力保障、完善檢索系統(tǒng)、強(qiáng)化人員培訓(xùn)這四個(gè)方面來(lái)有力提升辦公室文書(shū)檔案管理工作中有關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，進(jìn)而達(dá)到有力提升整體工作實(shí)效的目的，最終助力于企業(yè)信息化建設(shè)。

一、辦公室文書(shū)檔案管理工作中現(xiàn)存的缺陷

（一）辦公室文書(shū)檔案管理工作跟不上信息社會(huì)發(fā)展的步伐

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和時(shí)代發(fā)展的日新月異，對(duì)辦公室文書(shū)檔案的管理工作提出了更高的要求，這使得企業(yè)文書(shū)檔案管理工作承受了前所未有的壓力，但其并沒(méi)有緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，變得更加快捷而便利?？梢悦黠@的看出，這并不能歸咎于信息社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，究其根本原因，在現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)高度表發(fā)展的信息化社會(huì)中，辦公室文書(shū)檔案管理并沒(méi)有借助先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)為其服務(wù)，總而言之，辦公室文書(shū)檔案管理工作跟不上信息社會(huì)發(fā)展的步伐。

（二）辦公室文書(shū)檔案管理的工作人員無(wú)匹配的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能

在信息化渠道暢達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)在用人方面，尤其是對(duì)關(guān)系著企業(yè)對(duì)內(nèi)營(yíng)運(yùn)以及對(duì)外合作重要依據(jù)的辦公會(huì)文書(shū)檔案管理工作的用人方面，要求人員是一個(gè)不僅應(yīng)具備強(qiáng)大的專(zhuān)業(yè)技能，還應(yīng)具備與工作有關(guān)的其他技能的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的綜合性人才。但是現(xiàn)有的辦公室文書(shū)檔案管理工作中的主要負(fù)責(zé)人認(rèn)為該工作體系已然完善的具備，已無(wú)人才創(chuàng)新的需要，這一種極其片面的觀點(diǎn)以及消極的工作情緒，已然阻礙了辦公室文書(shū)檔案管理工作前進(jìn)的步伐，進(jìn)而對(duì)該工作工作的實(shí)效產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響[1]。

二、進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革舉措

（一）革新管理方法

改革和創(chuàng)新辦公室文案管理工作的管理方式，可以在最大的限度范圍內(nèi)提升該工作的辦公實(shí)效，這是中國(guó)企業(yè)的辦公室文書(shū)檔案管理走向規(guī)范化的必由之路。對(duì)企業(yè)的辦公室文案管理工作的管理方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新就是為了解決在管理工作中經(jīng)常發(fā)生的不明確登記記錄的狀況。具體可采用下述兩個(gè)方法來(lái)施行。第一，應(yīng)該將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人在以后的辦公室文書(shū)檔案管理工作中，也就是說(shuō)當(dāng)辦公室中的工作人員在接收到一份文書(shū)之后，應(yīng)該準(zhǔn)確的理解文書(shū)的內(nèi)容并進(jìn)行責(zé)任的明確。第二，應(yīng)進(jìn)行該工作分工體系的完善，具體的進(jìn)行分工，并明確的落實(shí)到個(gè)人身上，這可以有效的降低工作中錯(cuò)誤的發(fā)生概率[2]。

（二）踐行有力保障

為整個(gè)企業(yè)在辦公中提供極大的便利和極大的保障整個(gè)企業(yè)的信息不受侵害都是做好辦公室文書(shū)檔案管理工作所發(fā)揮的實(shí)效?；诖?，完善辦公室文書(shū)檔案管理工作的保障機(jī)制就顯得尤為重要。企業(yè)可通過(guò)可靠性強(qiáng)的國(guó)際上最為先進(jìn)的和應(yīng)用范圍最廣的安全系統(tǒng)的引進(jìn)，來(lái)極大的提升辦公室文書(shū)檔案的安全性指標(biāo)，這也在某種程度上也是中國(guó)當(dāng)代眾多企業(yè)具有革新意識(shí)的集中體現(xiàn)，有助于帶動(dòng)和促進(jìn)整個(gè)企業(yè)內(nèi)部工作人員整體工作實(shí)效的提升。

（三）完善檢索系統(tǒng)

第一，辦公室文書(shū)檔案保存的完整性以及安全性指標(biāo)的極大確認(rèn)與保證；

第二，辦公室文書(shū)檔案管理檢索系統(tǒng)文書(shū)查找以及歸檔整理的便捷性指標(biāo)，都是進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理檢索系統(tǒng)完善所要依據(jù)和遵照的兩個(gè)最為基本的要求。除此之外，還應(yīng)該定期的進(jìn)行已無(wú)任何使用方面價(jià)值以及極大占有辦公室有限空間資源的失去效力或已經(jīng)過(guò)期的文檔的清理工作。此種文檔的定期清理不僅僅是因?yàn)槠湟廊贿^(guò)期或是沒(méi)有實(shí)際的效力，在很大程度上還是由于其極易和其他有效力的文檔混淆，進(jìn)而給文檔的查找使用以及歸檔工作帶來(lái)很大阻礙，嚴(yán)重降低整個(gè)企業(yè)內(nèi)部工作人員整體工作實(shí)效的緣由[3]。

（四）強(qiáng)化人員培訓(xùn)

在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異的時(shí)代，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展催生了大量信息，信息的產(chǎn)生又極大的促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。作為企業(yè)信息化工作中占據(jù)著重要位置的辦公室文書(shū)檔案管理工作，也不可能不加快自身的信息化步伐，來(lái)為實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)工作而服務(wù)。為了使企業(yè)的辦公室文書(shū)檔案管理工作更好的貫徹當(dāng)下信息化的發(fā)展潮流，助力企業(yè)的整體可持續(xù)發(fā)展，不落后與信息社會(huì)發(fā)展的時(shí)代潮流，這對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人以及與之相關(guān)的辦公室工作人員提出了應(yīng)該具備專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的與辦公室文書(shū)檔案管理工作相匹配的知識(shí)技能[4]。因此，通過(guò)開(kāi)展多樣化的培訓(xùn)是辦公室文書(shū)檔案管理有關(guān)工作人員提升和強(qiáng)化自身專(zhuān)業(yè)水平和知識(shí)技能以與實(shí)際工作相匹配的重要途徑，具體應(yīng)該做到取其長(zhǎng)以補(bǔ)其短，進(jìn)而起到完善和充實(shí)自身本領(lǐng)的促進(jìn)作用，從而使自身的工作達(dá)到當(dāng)前信息社會(huì)時(shí)代發(fā)展中所提出的新要求，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，進(jìn)而極大的提升自身工作的質(zhì)量，最終助力企業(yè)的良性、健康發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

辦公室文書(shū)檔案管理工作在企業(yè)的信息化建設(shè)中占據(jù)著極其重要的位置，其能為整個(gè)企業(yè)在辦公中提供極大的便利和極大的保障整個(gè)企業(yè)的信息不受侵害，這都是做好辦公室文書(shū)檔案管理工作所發(fā)揮的實(shí)效。本篇文章，首先對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作跟不上信息社會(huì)發(fā)展的步伐、辦公室文書(shū)檔案管理的工作人員無(wú)匹配的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能這兩點(diǎn)現(xiàn)存于辦公室文書(shū)檔案管理工作中的缺陷作了簡(jiǎn)要的分析，其后從革新管理方法、踐行有力保障、完善檢索系統(tǒng)、強(qiáng)化人員培訓(xùn)這四個(gè)方面作了進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革舉措的嘗試性探索和研究，以期實(shí)現(xiàn)最終助力于實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳玉宇.信息社會(huì)視角下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[2]陳玉宇.信息社會(huì)視角下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[3]張玉梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）：108-108.

[4]聶菊梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（3）：57-58.

（作者單位：青海省有色地質(zhì)礦產(chǎn)勘查局地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院）