于龍昌

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案不僅種類繁多，而且非常重要，因此，作為檔案行政管理部門來說，指導(dǎo)檔案員規(guī)范整理和科學(xué)化管理好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案就顯得非常重要，因?yàn)樗且婪ㄖ螜n和推進(jìn)檔案供給側(cè)改革的前提，是有效改善檔案領(lǐng)域存在的“供給跟不上需求”突出矛盾的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：縣級檔案；專門檔案；檔案管理

專門檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄[1]。

據(jù)筆者了解，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦）每年會整理形成大量的各種門類、各種載體的檔案，專門檔案就是其中一類。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦）形成的專門檔案類型較多，其中包括黨員、退伍軍人、村民、村干部、聘用干部、婚姻、地籍、土地確權(quán)、土地合同、宅基地、低保、新農(nóng)合等。專門檔案的規(guī)范和整理可以從源頭上杜絕部分矛盾的發(fā)生，極大地促進(jìn)工作順利開展，如解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)上因?yàn)檎?guī)劃、人員調(diào)整等糾紛，意義重大。

一、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作的重要意義

檔案是歷史的積淀，是國家發(fā)展和社會進(jìn)步的記錄，是一個國家的歷史記憶，是一座城市的有效記載。鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案同樣肩負(fù)著鄉(xiāng)鎮(zhèn)文明延續(xù)、歷史有效記憶的重任，因此規(guī)范整理和科學(xué)管理好專門檔案責(zé)任和意義重大。

（一）做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作可以夯實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作基礎(chǔ)，有助于加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案涉及到宅基、地籍等種類較多，受限于人員、經(jīng)費(fèi)不足等影響，專門檔案收集整理成為了抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源體系建設(shè)關(guān)鍵。專門檔案規(guī)范整理不僅可以極大豐富檔案室室藏檔案，也是夯實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎(chǔ)，同時要保證專門檔案資源要“收全、管好、用好”。

（二）做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作可以提升依法治檔水平，有效加強(qiáng)檔案供給側(cè)改革。檔案事業(yè)是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的事業(yè)，檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作為地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供支持和服務(wù)。專門檔案牽涉到鄉(xiāng)鎮(zhèn)重點(diǎn)工作的很多方面，例如宅基、土地確權(quán)、婚姻等，專門檔案管理工作的有效開展不僅可以使檔案的憑證價值得到充分體現(xiàn)，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委化解部分信訪問題、調(diào)解鄰里糾紛、出具工齡證明、村集體資產(chǎn)分配和財務(wù)收支管理等提供借鑒和參考，還加強(qiáng)了檔案供給側(cè)改革，更好地使檔案服務(wù)民生工作。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案管理中存在問題

當(dāng)前，伴隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案工作也逐漸延伸到新領(lǐng)域——農(nóng)村土地確權(quán)等各方面。新的管理形勢下，如何增加鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的有效供給，提升檔案服務(wù)黨委政府中心工作、服務(wù)群眾的影響力已是擺在檔案行政管理部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員面前的頭等大事。目前，由于基礎(chǔ)差、重視程度不夠等原因，鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案管理工作中尚存在一些有待完善和規(guī)范的地方：

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案管理工作體制機(jī)制不健全。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)有檔案工作制度或機(jī)制，但專門檔案管理層面機(jī)制不夠健全完善，沒有將檔案工作延伸到專門檔案領(lǐng)域，做不到分工不明確，專人管理，不能保證從檔案資源前端控制和全過程控制。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室人員配備不夠、更換頻繁且檔案工作業(yè)務(wù)能力基礎(chǔ)薄弱。據(jù)筆者了解，從濱州市目前情況來看，每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)只配備一名檔案員且身兼數(shù)職，有的兼職婦聯(lián)、信訪、辦公室等幾項(xiàng)工作，根本沒有充分的時間和精力來保障檔案工作的正常開展。同時，檔案人員更換頻繁，大多數(shù)單位的檔案員都是新入職工作人員擔(dān)當(dāng)，沒有能力也靜不下來學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提升自身檔案工作水平。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案管理凌亂。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案存在分類不合理、整理不規(guī)范：沒有編號、沒有目錄、裝具不合規(guī)格等問題，有的甚至是將檔案集中散存在檔案室。檔案員受限于專業(yè)知識欠缺等不能從鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室所有門類檔案出發(fā)來謀劃規(guī)范單位檔案情況，專門檔案管理混亂使得單位專門檔案憑證作用缺失，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用，不能較好地服務(wù)單位中心工作。

（四）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，加上有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識不深，相較于環(huán)保、安全生產(chǎn)、招商引資等重視不夠，認(rèn)為檔案工作很好干，簡單地把檔案放整齊了排在檔案盒就是檔案工作，以上種種是領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視和認(rèn)識誤區(qū)的種種表現(xiàn)。

（五）檔案價值不能夠充分挖掘。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員對挖掘檔案價值方面做的不夠，對于利用檔案舉辦展覽、典型效果實(shí)例匯編、借助重大活動開展檔案資料收集等方面做的不多。

三、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作的具體措施

以上是制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作和專門檔案規(guī)范整理等方面存在的問題針對上述情況，采取如下措施來改進(jìn)：

（一）進(jìn)一步健全完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案或檔案工作體系。良好的檔案工作機(jī)制是檔案工作健康可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，一方面，要把專門檔案工作納入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作和各個站所工作職責(zé)中，在專門檔案形成前的規(guī)劃中對相關(guān)檔案提出歸檔要求，使檔案工作與其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展。另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道要把專門檔案工作納入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)對站所考核中來，借此加強(qiáng)兼職檔案員和站所長對檔案工作的重視程度。

（二）采取多種方式和辦法來提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度。首先，通過利用檔案舉辦展覽，借助“國際檔案日”等節(jié)日方式來宣傳檔案工作，利用檔案來解決宅基糾紛、林權(quán)糾紛等問題，匯編檔案利用典型事例，分類整理主要領(lǐng)導(dǎo)參加活動照片等途徑和方式來引起并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。其次，通過檔案行政管理部門或上級舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)知。有些領(lǐng)導(dǎo)沒有接觸過檔案工作，可能在認(rèn)識上存在檔案就是放整齊排在盒子里即可的誤區(qū)。檔案行政管理部門可以通過舉辦領(lǐng)導(dǎo)專題培訓(xùn)或講座班、將檔案工作拍攝成微視頻等的方式來加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)知度。最后，通過增加科學(xué)發(fā)展觀考核——檔案工作考核中專門檔案考核占比并適時反饋給主要領(lǐng)導(dǎo)來引起重視。檔案考核相較于招商引資、黨建等考核占比相對較低，這樣不利于引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至覺得檔案工作不得分總分上也不會少多少，所以，通過提高考核占比來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識。另外，檔案行政管理部門應(yīng)將每個單位檔案工作考核中存在的問題以及下一步改進(jìn)重點(diǎn)等通過考評辦或給主要領(lǐng)導(dǎo)一封信的方式反饋給主要領(lǐng)導(dǎo)來引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

（三）加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊(duì)伍建設(shè)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接決定著鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展的好壞，高素質(zhì)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊(duì)伍能夠保證檔案法規(guī)、工作政策方針等落地生根。首先，檔案行政管理部門應(yīng)長遠(yuǎn)來謀劃鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，主動與他們對接，通過幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員制定檔案室檔案分類方案、建立全宗卷等來引導(dǎo)其對檔案工作的認(rèn)知。其次，檔案行政管理部門應(yīng)創(chuàng)新培訓(xùn)方式，通過舉辦專門檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和比賽，檔案員分享專門檔案故事、現(xiàn)場教學(xué)等方式來為專兼職檔案員解疑答惑，著力提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，為規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案工作奠定建設(shè)基礎(chǔ)。最后，檔案行政管理部門充分利用自身職能，在單位檔案員更換交接時，通過主動對接幫助他們盡快熟悉檔案工作和檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識。

（四）采取多種方式來挖掘檔案價值，實(shí)現(xiàn)檔案利用再升華。

熟悉單位檔案室檔案構(gòu)成和檔案工作是深挖檔案價值的前提，一方面可以通過借助節(jié)日或紀(jì)念日在鄉(xiāng)鎮(zhèn)固定的公共區(qū)域舉辦展覽、拍攝檔案工作微視頻滾動播放方式來實(shí)現(xiàn)檔案室檔案價值。另一方面，通過檔案出版書籍、內(nèi)部刊物，匯編典型問題等方式來挖掘檔案可利用價值，真正意義上將“死檔案”變成“活資源”。

以上是本人從檔案行政管理部門角度來對鄉(xiāng)鎮(zhèn)專門檔案和檔案工作的一些總結(jié)和意見建議，希望對有關(guān)部門和單位檔案員能有所借鑒作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王英瑋，專門檔案管理：中國人民大學(xué)出版社，2010：5.

（作者單位：陽信縣檔案局（館））