劉玲霞

摘 要：檔案作為一種歷史信息的承載主體，在我們的生活及工作中有著極為重要的作用。而檔案信息的保密工作尤為重要，檔案管理人員的素質(zhì)也是影響保密工作的重要因素。在高度信息化的今天，電子信息和電子檔案已然成為新的趨勢與潮流，為了適應(yīng)新時(shí)代的需求，本文將從檔案的保密及檔案人員的素質(zhì)提升為出發(fā)點(diǎn)，探析檔案管理中存在的問題以及應(yīng)對措施。希望能為檔案管理工作現(xiàn)代化以及檔案管理人員的具體工作提出可行性的建議。

關(guān)鍵詞：檔案保密；檔案人員素質(zhì)

引言

檔案保密工作無論從國家層面還是個(gè)人層面來講都是非常重要的，在戰(zhàn)火紛飛的年代保密工作是勝利的保障，在和平年代保密工作是保障經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定、國家安全以及社會安定的基礎(chǔ)。目前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了舉世矚目的成就，檔案保密工作以及檔案人員素質(zhì)的提升都成了不可忽略的一個(gè)主題。尤其是在對外關(guān)系高度發(fā)展的今天，各種機(jī)密信息的保護(hù)工作在各種高科技手段的應(yīng)用下顯得日漸薄弱，而且網(wǎng)絡(luò)信息以及自動化辦公的使用使檔案信息的管理工作更加困難。而且絕大部分的檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知都不夠深刻，很多泄密問題都是由檔案管理人員的疏忽造成的。因此，為了適應(yīng)我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也為了維護(hù)國家的安全與穩(wěn)定，檔案管理工作的重要性就必須成為新時(shí)代的新命題。

一、如何做好檔案保密工作

檔案的保密工作并不是一個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié)，而是涉及到檔案管理工作的整個(gè)生命周期，我們將從檔案的移交、查閱、利用、銷毀這四個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行闡述如何做好檔案的保密工作。

1.1檔案移交中的保密工作

在檔案移交的過程中交接流程必須嚴(yán)密，移交人員必須遵守保密原則，即便離開崗位也要具備職業(yè)道德。檔案管理人員在檔案的移交過程中不僅需要高度的責(zé)任心和保密意識，更要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。經(jīng)手的檔案無論是否有遺留工作都要有頭有尾，辦理清楚明了的手續(xù)。進(jìn)行監(jiān)交的人員也必須將保密工作做到位，嚴(yán)禁將監(jiān)交時(shí)獲得的信息對外泄露。交接工作應(yīng)該在一個(gè)安全性、保密性較高的環(huán)境下進(jìn)行，將要交接的資料進(jìn)行仔細(xì)的清點(diǎn)和整理，交接要有規(guī)劃、有步驟，這樣不但能夠明確交接雙方的責(zé)任，也能提高交接的效率。

1.2檔案查閱中的保密工作

檔案的查閱應(yīng)該制定嚴(yán)格的查閱制度，查閱必須具備正規(guī)的查閱手續(xù)，而且必須經(jīng)過主管方的同意與批準(zhǔn)，檔案一般不允許出借，如果必須出借則應(yīng)該經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可。對于絕密等級檔案的查閱在手續(xù)上要更加嚴(yán)格，而且檔案管理人員一定要遵守查閱制度，認(rèn)真的做好查閱資料的審核以及登記和簽批手續(xù)，不得擅自進(jìn)行查閱。在進(jìn)行檔案借閱時(shí)必須填寫借閱單，而且要在借閱檔案登記簿上進(jìn)行登記，要詳細(xì)的記明借閱的時(shí)間、名稱、檔案機(jī)密度、數(shù)量、借閱方式等。

1.3檔案使用過程中的保密工作

檔案的使用方式主要包括提供原件、復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引，查閱人在檔案的使用過程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自對檔案進(jìn)行復(fù)印，如需要進(jìn)行復(fù)印則必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和同意。如果存在對外提供檔案信息的情況，檔案管理人員的保密意識一定要更強(qiáng)，必須明確掌握什么是非公開檔案什么是公開檔案。對于非公開且保密程度高的檔案要進(jìn)行專門的管理和存放，而絕密檔案根據(jù)其保密程度的不同保密的時(shí)間也不盡相同，對于需要長久保密的國家檔案，沒有上級單位的批示任何人不得擅自解密。

1.4檔案銷毀中的保密工作

需要銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，并報(bào)經(jīng)上級主管部門進(jìn)行書面批準(zhǔn)，經(jīng)過審批同意后才能組織銷毀工作，銷毀工作必須有專人監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽字。檔案銷毀過程中一定要防止檔案外泄，被銷毀的檔案的詳細(xì)資料要在全宗卷中保存并登記臺賬。

二、檔案人員在檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理人員保密意識淡薄

就目前我國的檔案管理工作來看，絕大多數(shù)的檔案管理人員存在保密意識不強(qiáng)的特點(diǎn)，尤其是一些企事業(yè)單位的檔案管理人員，不僅不知道《保密法》，更有甚者覺的保密工作繁瑣無用。而且很多相關(guān)方面的領(lǐng)導(dǎo)自身對檔案保密工作都沒有清晰的認(rèn)識，這都會威脅到檔案的安全管理工作。

2.2缺少對現(xiàn)代化保密技術(shù)的應(yīng)用

如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已非常發(fā)達(dá)，檔案管理工作不再局限于各類紙質(zhì)卷宗，很多單位已經(jīng)開始使用電子檔案。對于這些新型的檔案的保密工作其泄密的風(fēng)險(xiǎn)也比較大。許多高科技的竊密手段也考驗(yàn)著檔案的保密工作，加之我國的現(xiàn)代化保密技術(shù)研究起步較晚，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足如今的檔案保密工作。

2.3面對利益誘惑放棄保密工作

很多檔案管理人員在檔案管理工作中經(jīng)受不住各種誘惑，枉顧檔案保密要求，無法清晰界定保密與非保密，為了求取一己私利便置保密工作于不顧。為了眼前的利益完全忽視了國家的長遠(yuǎn)利益和安全，尤其是一些重要的檔案管理部門的工作人員，甚至用出賣檔案信息來獲取個(gè)人利益。

2.4檔案管理人員的保密無用思想

各類檔案都真實(shí)的記錄了社會各方面的發(fā)展過程，它是一個(gè)國家、一個(gè)企業(yè)發(fā)展水平最真實(shí)的寫照，尤其是一些涉密檔案，由于其關(guān)系到國家的各種機(jī)密所以審批程序一定要更加嚴(yán)格。但是很多檔案管理人員認(rèn)為所有的科學(xué)技術(shù)都是人類共有的財(cái)富，而且對本單位的保密工作不自信，覺的保密工作并沒有實(shí)際的效果和必要。

三、檔案管理人員素質(zhì)的提升

3.1檔案人員的素質(zhì)提升并不是一朝一夕能完成的，首先要讓檔案管理人員內(nèi)省，從自身的主觀能動性出發(fā)自發(fā)的進(jìn)行自我提升。只有檔案管理人員自覺的進(jìn)行素質(zhì)提升，檔案的保密工作才能順利的進(jìn)行。檔案管理人員要根據(jù)自己的專業(yè)特點(diǎn)，不斷砥礪自身的職業(yè)素養(yǎng)。不但要具備樂于奉獻(xiàn)的精神，更要將主動服務(wù)落實(shí)到日常的工作中去，只有具備了奉獻(xiàn)精神才能在面對繁雜的檔案和手續(xù)時(shí)不抱怨、不煩躁。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須明確自身職責(zé)并具備服務(wù)意識，才能保持良好的服務(wù)態(tài)度從而使檔案管理工作發(fā)揮其最大的效用。檔案的保密工作不僅細(xì)致而且繁雜，從檔案的收集、管理以及統(tǒng)計(jì)都需要檔案管理人員付出艱辛，檔案管理每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都影響著檔案的生命，只有精益求精不斷提升才能將檔案的保密工作做好。

3.2檔案管理人員素質(zhì)的提升除了其自身因素，也需要建立一套長效的人員素質(zhì)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)制。首先，建立一套檔案管理人員素質(zhì)評價(jià)體系，對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、工作績效、履職情況進(jìn)行測評，通過對績效的考核可以綜合考評檔案管理人員的履職情況及綜合素質(zhì)。因此，必須嚴(yán)格執(zhí)行素質(zhì)測評體系，才能保障檔案管理人員自身素質(zhì)的提升；其次，要建立一個(gè)檔案管理人員終生學(xué)習(xí)的制度，當(dāng)今社會的方方面面都在發(fā)生著翻天覆地的變化，檔案保密工作對檔案管理人員的要求不再是單一的“管”，更需要檔案管理人員不斷的更新其已有的知識。這就需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及部門為檔案管理人員提供持續(xù)和科學(xué)的繼續(xù)教育的機(jī)會，不斷的促進(jìn)檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性，不斷的拓展專業(yè)知識從而更加適應(yīng)不斷發(fā)展的社會需求。

結(jié)語

通過以上的分析我們不難看出，檔案保密工作以及檔案人員素質(zhì)的提升并不是一件簡單的事情，它具有很高的戰(zhàn)略意義。檔案信息的安全不僅影響著國家的信息安全也是個(gè)人信息安全的保障，為了適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需求，檔案的保密工作應(yīng)該更加科學(xué)化、安全化，而作為直接參與者的檔案管理人員，也要不斷的提升自身素質(zhì)，積極應(yīng)對各種挑戰(zhàn)，從而更好的做好檔案保密工作。

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（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)國土資源信息院）