馮萍

摘 要：現(xiàn)如今，我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，越來(lái)越多的行業(yè)已經(jīng)開始將本行業(yè)與信息技術(shù)融合到一起，提高工作效率。人事檔案管理的數(shù)字化對(duì)人事檔案管理效率有著重要影響。文章先對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后提出人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的建議，旨在對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理現(xiàn)狀；數(shù)字化管理；建設(shè)

引言

網(wǎng)絡(luò)的普及為人類的生活帶來(lái)了巨大的便捷，在檔案管理工作從，依靠傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代組織的人事工作的需求，因此數(shù)字化的檔案管理也越來(lái)越受到人們的重視。數(shù)字化檔案管理不僅僅相比于傳統(tǒng)的管理方式更加的快捷、方便和準(zhǔn)確，也能夠極大的節(jié)省人力、物力進(jìn)行管理。在國(guó)際上，早在20世紀(jì)就已經(jīng)開始實(shí)行數(shù)字化檔案管理，在我國(guó)，數(shù)字化檔案管理的提出也在上個(gè)世紀(jì)九十年代提出來(lái)了，但是由于各種因素和條件的影響，數(shù)字化檔案管理的發(fā)展一直存在著較大的阻礙。數(shù)字化檔案管理失職將人事檔案進(jìn)行信息加工，使其能夠存儲(chǔ)在移動(dòng)存儲(chǔ)器或者磁盤上，并且能夠被電腦進(jìn)行識(shí)別，是一種區(qū)別于現(xiàn)代紙質(zhì)檔案的管理方式。數(shù)字化檔案管理存在著很多優(yōu)勢(shì)，比如資源共享，占用的空間少，查詢快捷，減少紙張浪費(fèi)，極大的提升檔案管理的工作效率等，面臨著越來(lái)越高的人事工作的相關(guān)需求，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)是檔案管理發(fā)展所必須的方向。

1人事檔案管理簡(jiǎn)述

作為用人單位選拔與錄用人才重要依據(jù)的人事檔案管理，是人事工作的重要組成部分，他貫穿于整個(gè)用人單位的運(yùn)行當(dāng)中，不僅對(duì)于職工過(guò)去的技術(shù)與能力，人品與性格進(jìn)行詳細(xì)記錄，而且對(duì)現(xiàn)實(shí)中職工的當(dāng)前表現(xiàn)進(jìn)行匯總。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴于紙質(zhì)的載體進(jìn)行記錄，由于工作量巨大而且需要手工整體，容易出現(xiàn)管理不及時(shí)以及延后的問(wèn)題，導(dǎo)致許多環(huán)節(jié)無(wú)法達(dá)到預(yù)期要求。而新型的數(shù)字化人事管理模式則依賴于信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事檔案的工作全過(guò)程進(jìn)程動(dòng)態(tài)化的監(jiān)控，并及時(shí)記錄與控制，真正實(shí)現(xiàn)了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發(fā)展中完善，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體發(fā)展到如今的數(shù)字化系統(tǒng)，這是人事檔案管理的創(chuàng)新，人事管理數(shù)字化的提出簡(jiǎn)化了對(duì)于檔案收集整理、統(tǒng)計(jì)傳遞以及保存共享等工作內(nèi)容，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的便捷性，告別了傳統(tǒng)紙質(zhì)查閱的復(fù)雜工作，對(duì)于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數(shù)字化管理是中組部提出并在全國(guó)范圍內(nèi)推廣的，目的在于整治不正之風(fēng)，打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正，解決大難管理過(guò)程中的不足之處。

2人事檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

2.1人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足，電子化硬件設(shè)備得不到保障

有的單位沒有獨(dú)立的檔案室，檔案設(shè)備簡(jiǎn)陋，沒有煙感器、電子攝像頭，沒有防光效能高的窗簾，沒有仿真掃描儀，計(jì)算機(jī)硬件和檔案存儲(chǔ)設(shè)備落后，不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的信息體系。

2.2單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有配備充足的檔案員

傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力，一旦人員不夠，就會(huì)使得材料歸檔不及時(shí)、歸檔材料不齊全，不利于檔案的完整與保管，也影響了工作效率。

2.3缺乏專業(yè)的檔案管理人員

大部分沒有專業(yè)性強(qiáng)的檔案員，人事檔案管理人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，對(duì)計(jì)算機(jī)使用、數(shù)字化管理和信息化軟件使用不熟練，甚至一竅不通。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在不斷改進(jìn)，為適應(yīng)現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理需求，對(duì)檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來(lái)越高。

3人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的策略

3.1建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)

為了促進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)，需要有完善的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)“承載”和存儲(chǔ)人事檔案數(shù)據(jù)，一方面能夠?yàn)樾畔?shù)據(jù)的錄入和儲(chǔ)存提供良好的硬件配置，另一方面也能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象和情況發(fā)生。在實(shí)際情況中，單位可以通過(guò)以下方式來(lái)建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)：第一，不同單位的人事檔案建立需要根據(jù)單位的整體規(guī)模來(lái)制定，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，將人事檔案及時(shí)錄入到系統(tǒng)中，并完善各個(gè)模塊的功能，如：存儲(chǔ)功能、查找功能、同步功能、備份功能等。第二，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，單位人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要派遣專員嚴(yán)格審核紙質(zhì)版檔案數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行綜合編輯，將其以更加簡(jiǎn)潔的形式錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在此過(guò)程中，需要有專門的人員對(duì)紙質(zhì)版材料和電子版材料進(jìn)行對(duì)比，避免相關(guān)數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等現(xiàn)象，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第三，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以分為兩方面，一方面是前臺(tái)操作系統(tǒng)，另一方面是后臺(tái)操作系統(tǒng)。前臺(tái)操作系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)崟r(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的人事檔案資料進(jìn)行檢索、整理、查詢等，以簡(jiǎn)單、快速為主要特點(diǎn)，提高人事檔案數(shù)字化管理的效率。后臺(tái)操作系統(tǒng)的主要功能是能夠方便專門的管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行修改和完善的，保證數(shù)據(jù)的科學(xué)和完整。

3.2加強(qiáng)信息安全管理

為了提高人事檔案數(shù)字化管理的效率，需要通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)加強(qiáng)信息安全管理，保證數(shù)據(jù)信息的安全。第一，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要高度重視數(shù)字化管理與建設(shè)，將人事檔案管理逐漸向著多元化、服務(wù)化方向轉(zhuǎn)變。第二，加強(qiáng)管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理。雖然病毒會(huì)入侵電腦，但是只要管理人員不隨意下載無(wú)關(guān)軟件、不隨意打開陌生網(wǎng)頁(yè)、注重日常的殺毒和管理，那么就可以在最大程度上避免病毒的侵入，保證人事檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全。條件允許的情況下，可以加強(qiáng)局域網(wǎng)的安全管理，降低黑客入侵的概率。第三，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。單位內(nèi)部人事檔案信息是不對(duì)外開放的，因此，在用人單位內(nèi)部，人事檔案信息數(shù)據(jù)可以與相關(guān)部門共享，一方面能夠加大信息管理的效率，另一方面也能夠加強(qiáng)部門之間的交流，促進(jìn)單位信息的全面管理。

3.3領(lǐng)導(dǎo)重視檔案數(shù)字化，加大投入完善建設(shè)

可以說(shuō)，在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的主要推動(dòng)力之一，就目前而言，我國(guó)檔案管理工作在各個(gè)部門依舊處于邊緣化的趨勢(shì)，因此想要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化，就應(yīng)該從上至下的進(jìn)行積極的改變。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化，才能夠?qū)⑾鄳?yīng)的檔案信息逐漸的轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存，但是由于我國(guó)檔案工作量比較大，這種信息轉(zhuǎn)化很顯然不是一次工作就能進(jìn)行的，因此在數(shù)字化檔案建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該加大投入力度，將精力放在軟件開發(fā)、檔案管理平臺(tái)搭建等方面進(jìn)行。這些都是需要相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重視并且推動(dòng)的。將檔案管理工作有計(jì)劃、有重點(diǎn)的進(jìn)行逐步實(shí)施，就能夠逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化和信息化，讓整個(gè)檔案管理信息能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享化，極大的提升檔案管理工作的效率。

3.4系統(tǒng)的設(shè)定和維護(hù)

第一，選取合適的操作系統(tǒng)和軟件，將人事檔案的信息數(shù)據(jù)錄入到其中，避免不合適的系統(tǒng)和軟件影響管理效果。第二，單位人事檔案相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)要派遣專員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、相關(guān)管理軟件以及計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行全面檢查，包括環(huán)境方面、軟硬件的質(zhì)量方面、計(jì)算機(jī)運(yùn)行情況等，一方面避免外界環(huán)境對(duì)計(jì)算機(jī)的使用產(chǎn)生影響.

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)中的滲透，人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)要適當(dāng)做出改革，拋棄舊有的管理觀念和模式，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的管理和利用，提高人事檔案的管理效率和使用價(jià)值，在保證檔案資料安全完整的同時(shí)，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：博興縣博昌街道辦事處）