張坤

檔案作為一種信息的載體，在當(dāng)今社會(huì)有著極其重要的作用，檔案保護(hù)是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件。這就要求檔案工作人員采取科學(xué)的保護(hù)措施，減少檔案材料的損壞速度，最大限度延長(zhǎng)檔案使用壽命。只有及時(shí)有效地保護(hù)好各類檔案，才能更好地為本單位及社會(huì)提供利用，才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。

一、檔案定義的由來(lái)

我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代是有不同稱謂的。早在商代，古文獻(xiàn)中就把檔案統(tǒng)稱為“冊(cè)”，周代為“中”，秦漢為“典籍”，漢魏以后演變?yōu)椤拔臅被颉拔陌浮?，也有稱之為“案牘”的，清代以后，統(tǒng)稱為“檔案”，此后檔案一詞便一直沿用至今。檔案稱謂的變化反映了中國(guó)漢語(yǔ)詞字義發(fā)展變化的過(guò)程，其變化每一次都是一個(gè)去繁就簡(jiǎn)、取精去雜的過(guò)程，這也是中國(guó)文化發(fā)展傳承所遵循的“千古規(guī)律”?？偟膩?lái)說(shuō)，檔案就是直接形成的歷史記錄。檔案的最新定義是：檔案是組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固話信息。以上檔案定義雖然認(rèn)識(shí)不同，但都認(rèn)為檔案具有形式上的多樣性、因而在某些情況下能真實(shí)再現(xiàn)歷史場(chǎng)景，這也就揭示了檔案具有憑證價(jià)值的重要原因。與之相反的諸如圖書資料、報(bào)刊等，職能單一闡述當(dāng)時(shí)發(fā)生的事情詳情，前后沒(méi)有對(duì)比參照性，是講求活在當(dāng)下的便捷工具，除非是保留重大歷史事件的原始記錄，否則一般沒(méi)有收藏保護(hù)的價(jià)值。我們說(shuō)，檔案是來(lái)源于文件的。這里的文件是一個(gè)廣泛性的概念，是指一切由文字、圖像、聲音等形成的資料。檔案和文件是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證性的過(guò)程。檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄，文件是檔案基礎(chǔ)，檔案是文件的歸宿，是文件的升華。從這里我們可以看出，對(duì)檔案形式內(nèi)容淵源的調(diào)查，實(shí)際上是對(duì)中華文化傳承腳步的追蹤。

二、檔案保護(hù)工作應(yīng)遵循的科學(xué)原則

“以防為主，防治結(jié)合”是檔案保護(hù)工作的基本原則。其中，“防”的目的是防止或減少外界不利環(huán)境條件對(duì)檔案制成材料的破壞，保證檔案完好無(wú)損；“治”的目的是對(duì)已經(jīng)遭到損壞的檔案制成材料進(jìn)行人為的修復(fù)，使它盡可能地恢復(fù)原貌，以能夠繼續(xù)提供利用。在檔案保護(hù)工作中強(qiáng)調(diào)以防為主，并不是說(shuō)治理工作就不重要了。檔案制成材料是物質(zhì)材料，是在不斷變化的，總有一天會(huì)損壞的。因此，治理工作的任務(wù)在檔案保護(hù)技術(shù)中是永遠(yuǎn)存在的，“防”和“治”是檔案保護(hù)技術(shù)中不可缺少的兩個(gè)方面，必須貫徹執(zhí)行。

三、檔案保護(hù)的方法

（一）檔案保護(hù)的外部條件

我們知道任何事物的發(fā)展變化都是內(nèi)外因相互聯(lián)系、相互影響的結(jié)果。檔案保護(hù)也不例外。影響檔案持久性的外部因素主要是檔案的保存環(huán)境，如溫濕度、光照、有害生物、空氣狀況等。先保存的檔案材料大都是紙質(zhì)的，光尤其是紫外線會(huì)對(duì)紙質(zhì)中的纖維素及木質(zhì)素產(chǎn)生光降解作用，使纖維素分子分解、斷鏈，還會(huì)加快纖維素氧化反應(yīng)的速度。又如，在潮濕環(huán)境中，紙張吸潮，濕度會(huì)加大纖維素分子鏈之間的距離，使紙張的強(qiáng)度下降，韌性和彈性發(fā)生變化。而在高溫高濕的條件下，紙張的理化性能更容易惡化，并容易長(zhǎng)霉。因此，改善檔案保存的外部環(huán)境顯得至關(guān)重要。改善外部條件包括檔案庫(kù)房建設(shè)、裝備各種檔案保護(hù)儀器設(shè)備和檔案裝具，采取溫度調(diào)控和“七防”措施等內(nèi)容；尤其是要注意改善檔案保存的庫(kù)房環(huán)境和建設(shè)，注意庫(kù)房溫濕度的合理調(diào)整，加強(qiáng)人員監(jiān)控維修力度，確保萬(wàn)無(wú)一失。

（二）檔案保護(hù)的內(nèi)因改善

檔案制成材料及其耐久性，也是影響檔案保護(hù)的重大問(wèn)題。影響紙質(zhì)耐久的內(nèi)部因素是制成材料和生產(chǎn)工藝。首先，紙張有物理化學(xué)等性能。造成的主要原料是植物纖維。植物纖維所含的主要化學(xué)成分是纖維素、半纖維素和木質(zhì)素等。纖維素不溶于水和一般的有機(jī)溶劑，在常溫下的化學(xué)性能穩(wěn)定，所以纖維素的含量越高，紙張的質(zhì)量越好；反之，紙張的質(zhì)量就越差。報(bào)紙容易發(fā)黃、變脆，就是因?yàn)槟举|(zhì)素含量高的原因，因此，檔案紙質(zhì)的質(zhì)量在某種程度上也影響了檔案的壽命長(zhǎng)短。這樣，對(duì)與檔案材料的生產(chǎn)工藝也提出了更高的要求。造紙工藝中纖維素以及木質(zhì)素的合成比例以及紙張的防氧化技術(shù)的應(yīng)用，也是檔案保護(hù)中的一大亮點(diǎn)。

（三）檔案保護(hù)需要注意的問(wèn)題

檔案庫(kù)房和裝具檔案室?guī)旆繎?yīng)避免設(shè)在底樓或頂樓，最好南北方向，不在邊間，防止陽(yáng)光照射時(shí)間太長(zhǎng)，最好是建設(shè)時(shí)就考慮房屋的承載量。檔案裝具要整齊劃一、便于管理，一般要使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的鋼板檔案箱，以便搬運(yùn)，也有利防火。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案裝具的布置要注意：一般與通風(fēng)窗口垂直，以便通風(fēng)換氣。兩行裝具凈寬不要小于1米，也不要近貼墻壁，應(yīng)有一定的距離。檔案庫(kù)房溫濕度的控制也相當(dāng)?shù)闹匾?。在?shí)踐中，檔案保護(hù)遇到的最大問(wèn)題便是由于溫度、濕度調(diào)控不好而出現(xiàn)的檔案發(fā)霉、變質(zhì)、吸潮受損。一般來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)在14℃～24℃，可波動(dòng)正負(fù)兩度；濕度應(yīng)控制在45%～60%，檔案室內(nèi)的灰塵對(duì)檔案室內(nèi)的材料也有一定的損壞作用。如檔案磚現(xiàn)象就由此造成。因此，檔案管理人員應(yīng)定期做好檔案室的除塵清理工作。

四、各種保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用

（一）防光措施

太陽(yáng)光中，紫外線雖然占的比例小，但光的能量卻很大，對(duì)檔案有很大的破壞作用，所以檔案庫(kù)防光主要是防紫外線。要防止陽(yáng)光的直接照射。目前在建筑檔案庫(kù)房時(shí)既要考慮適用，又要照顧到美觀。窗戶是日光進(jìn)入庫(kù)房的主要通道。設(shè)置窗戶時(shí)首先應(yīng)注意窗戶的朝向。在同樣條件下，夏季不同朝向的窗戶透過(guò)太陽(yáng)的輻射強(qiáng)度不同，一般以西向和東向透過(guò)太陽(yáng)輻射強(qiáng)度最大。庫(kù)房的西向和東西不宜設(shè)窗，南北方向要少設(shè)窗、設(shè)窄窗，庫(kù)房窗洞與墻體面積比為1：10。此外，檔案柜架要與窗成垂直方向，防止陽(yáng)光直射在檔案柜架上。要選擇適宜的庫(kù)內(nèi)光源，為防止或減少庫(kù)內(nèi)人工光源中的紫外線，庫(kù)房?jī)?nèi)使用人工光源時(shí)，以用白熾燈即普通鎢絲燈為好，不應(yīng)使用日光燈，因?yàn)槿展鉄舭l(fā)射出的紫外線比白熾燈多。要減少檔案利用過(guò)程中光的輻射強(qiáng)度與作用時(shí)間。在利用檔案過(guò)程中必須注意防光，應(yīng)盡量避免在強(qiáng)光下長(zhǎng)時(shí)間利用檔案。目前復(fù)印技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用較為普遍，多次復(fù)印是對(duì)檔案損壞很嚴(yán)重的。所以，應(yīng)盡量減少利用原件復(fù)印的次數(shù)，可利用復(fù)印件代替原件進(jìn)行復(fù)印。在提供利用時(shí)，對(duì)較珍貴的檔案應(yīng)以復(fù)印件代原件，必須使用原件時(shí)應(yīng)采取必要的限光和濾光措施。要避光保存。目前檔案部門普遍采取的檔案柜、箱、盒、袋等保存方法，均能在一定程度上起到避光作用。當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)不需要采光時(shí)，應(yīng)將光源關(guān)閉。

（二）防有害氣體和灰塵

環(huán)境污染物質(zhì)種類很多，已經(jīng)引起人們注意的約有100多種。這些污染物不僅危害人類及動(dòng)植物，也是危害檔案制成材料耐久性的重要因素之一。檔案庫(kù)房采取密封措施。庫(kù)房采取密封的方法來(lái)減少有害氣體和灰塵的危害。一般庫(kù)房門窗不留孔洞縫隙，同時(shí)也可用檔案裝具如箱、柜、盒、卷皮等對(duì)檔案進(jìn)行多層密閉，還可利用熱壓或浸潤(rùn)法把高聚物材料覆加到檔案上使之成為一層保護(hù)膜。要過(guò)濾和凈化空氣。凈化檔案庫(kù)房空氣一般用活性炭?；钚蕴?jī)?nèi)部有許多極細(xì)的空隙，具有很強(qiáng)的吸附性。在正常條件下，活性炭所吸收的物質(zhì)等于自身凈重的15%～20%；當(dāng)達(dá)到這種程度時(shí)，就要更換活性炭。過(guò)濾空氣主要是除去灰塵。凈化和過(guò)濾常常和空調(diào)設(shè)備結(jié)合起來(lái)使用，達(dá)到既除塵又保持恒溫恒濕的目的。要防止庫(kù)房?jī)?nèi)表面起塵。庫(kù)房最好采用瓷磚地面，不要使用水泥和磚等做地面，以免起塵。也可在庫(kù)房?jī)?nèi)表面起塵。也可在庫(kù)房?jī)?nèi)表面涂一層高分子涂料如聚氨酯、聚氯乙稀等，使庫(kù)房?jī)?nèi)表面油滑光亮，起到防塵作用。要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度。檔案入庫(kù)和工作人員在庫(kù)內(nèi)活動(dòng)也是庫(kù)內(nèi)的主要塵源。檔案入庫(kù)前要進(jìn)行除塵處理，進(jìn)入庫(kù)房的工作人員應(yīng)換工作服和拖鞋。此外，可在庫(kù)房的入口處加設(shè)吹淋室，用以吹除進(jìn)入庫(kù)房的檔案表面附著的灰塵。

（三）防霉變

由于微生物具有分布廣泛、繁殖迅速、代謝旺盛、適應(yīng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，對(duì)檔案材料產(chǎn)生強(qiáng)烈的危害作用，所以必須采取有效地預(yù)防措施。要保持庫(kù)內(nèi)清潔。微生物常常是由灰塵傳播的，所以保持庫(kù)房清潔可大大減少微生物危害檔案的可能。為了庫(kù)房的清潔，要經(jīng)常清除庫(kù)房、裝具、設(shè)備、檔案中的灰塵，及時(shí)清理室內(nèi)垃圾。要減少微生物進(jìn)入庫(kù)房。對(duì)于受了菌害的檔案，必須進(jìn)行消毒處理后方可入庫(kù)。搞好庫(kù)房周圍環(huán)境衛(wèi)生也是減少微生物進(jìn)入庫(kù)房的重要措施。要使用安全有效地防霉劑。檔案庫(kù)房的防霉劑應(yīng)符合如下要求：抗菌效力高，即低濃度就有殺菌的效果，毒性小，對(duì)人的安全性好，有效期長(zhǎng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不易分解。無(wú)副作用，對(duì)檔案制成材料無(wú)影響。防霉劑的使用方法很多，可配制成溶液噴灑在庫(kù)房?jī)?nèi)空間和四壁?？勺屇撤N固體載體吸附，使其慢慢揮發(fā)?？蓪⒎烂箘┘釉谒芰铣煞謨?nèi)制成薄膜，用以保護(hù)檔案。

（四）防蟲

對(duì)檔案害蟲，應(yīng)堅(jiān)持以防為主、防重于治的指導(dǎo)思想。檔案庫(kù)房基本處于封閉和半封閉狀態(tài)，是一個(gè)可以人為控制的環(huán)境。通過(guò)檔案工作者對(duì)檔案加強(qiáng)管理、實(shí)施檔案保護(hù)技術(shù)，可有效防止或抑制害蟲的發(fā)生或減少發(fā)生次數(shù)。要保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生。清潔衛(wèi)生防蟲就是根據(jù)檔案害蟲的生活習(xí)性，清除害蟲的滋生條件而達(dá)到防蟲目的。清潔衛(wèi)生防蟲在害蟲的防治方面占有非常重要的位置，具有簡(jiǎn)便易行、無(wú)毒、無(wú)損檔案等優(yōu)點(diǎn)。健全庫(kù)內(nèi)外清潔衛(wèi)生制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。不清潔以及受害蟲感染的檔案材料、衣物不得入庫(kù)，工作人員入庫(kù)，應(yīng)換工作服、工作鞋。經(jīng)常保持四壁、天花板、地面和柜架清潔。保持庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)洞穴、縫隙。對(duì)庫(kù)內(nèi)陰暗角落，應(yīng)注意經(jīng)常進(jìn)行清掃。對(duì)進(jìn)入庫(kù)房?jī)?nèi)的裝具用品進(jìn)行清洗殺蟲。要搞好庫(kù)房溫度、濕度管理。檔案害蟲是變溫動(dòng)物，喜溫畏寒，喜濕畏干。將檔案庫(kù)房的溫度常年控制在24℃以下，相對(duì)濕度在60%以下，就可以阻止害蟲的發(fā)生。如果庫(kù)房中已發(fā)現(xiàn)害蟲，那么，在此溫、濕度以下會(huì)抑制害蟲生長(zhǎng)、發(fā)育和繁殖。

定期檢查檔案。檔案入庫(kù)后，除了整理、編目、提供利用外，基本處于靜止?fàn)顟B(tài)。若周圍環(huán)境適宜，則利于害蟲的生長(zhǎng)、繁殖。定期檢查檔案，既可及時(shí)發(fā)現(xiàn)害蟲、處理疫情，也能破壞檔案害蟲安定的生態(tài)環(huán)境：若加上清掃，則可驅(qū)除已有害蟲的蟲卵，對(duì)害蟲有一定的防治作用。檔案保護(hù)工作在檔案管理中非常重要，檔案工作者應(yīng)高度重視，并切實(shí)做好本職工作，確保有效延長(zhǎng)檔案的壽命。□作者單位：濟(jì)寧市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心E：DXG

關(guān)鍵詞：檔案 保護(hù) 經(jīng)驗(yàn) 問(wèn)題