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        以內(nèi)部控制為導(dǎo)向的高校票據(jù)管理

        2018-09-14 02:44:06
        商業(yè)會(huì)計(jì) 2018年7期
        關(guān)鍵詞:票據(jù)管理制度財(cái)務(wù)

        (安徽大學(xué) 安徽合肥 230032)

        隨著高等教育體制改革的發(fā)展,高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁,高校的票據(jù)使用難度日益增加,加強(qiáng)票據(jù)管理內(nèi)部控制顯得尤為重要。票據(jù)是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容的法定憑證,是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始憑證。科學(xué)、規(guī)范、有效的票據(jù)管理是高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)在要求,是合理規(guī)避高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、保障高校資金安全的重要手段。

        一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度對(duì)高校票據(jù)管理提出了新的要求

        (一)票據(jù)控制是單位實(shí)施內(nèi)部控制的基本方法之一

        2014年1月1日起施行的 《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》第十二條要求:?jiǎn)挝桓鶕?jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程,在內(nèi)部管理制度中明確界定各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所涉及的表單和票據(jù)。2015年12月21日,財(cái)政部在《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》中提出“有效運(yùn)用不相容崗位相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、會(huì)計(jì)控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開等內(nèi)部控制基本方法,加強(qiáng)對(duì)單位層面和業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制?!?/p>

        (二)建立健全票據(jù)管理制度是單位業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的主要內(nèi)容之一

        《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》第二十八條明確提出,單位應(yīng)當(dāng)建立健全票據(jù)管理制度。2016年財(cái)政部 《關(guān)于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)工作的通知》中指出:票據(jù)管理制度既是內(nèi)部控制制度完備情況的重要指標(biāo),也是收支業(yè)務(wù)管理控制情況的重要指標(biāo)。

        二、高校使用票據(jù)的類型及適用范圍

        高校使用的票據(jù)可大致分為三類:財(cái)政票據(jù)、稅票以及內(nèi)部結(jié)算票據(jù)。(1)財(cái)政票據(jù)是指由財(cái)政廳統(tǒng)一印制和發(fā)放,高校依據(jù)有關(guān)規(guī)定,收取非稅收入,進(jìn)行財(cái)務(wù)往來結(jié)算,開具的收款憑證。非稅收入統(tǒng)一票據(jù),用于物價(jià)部門批準(zhǔn)的收費(fèi)項(xiàng)目;資金往來結(jié)算票據(jù),用于代收、代管等不構(gòu)成收入的資金往來結(jié)算;公益事業(yè)捐贈(zèng)票據(jù),用于高校接受單位、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人的公益性質(zhì)捐贈(zèng)。(2)稅票是高校從稅務(wù)部門領(lǐng)購(gòu)的,向社會(huì)提供經(jīng)營(yíng)性服務(wù)開具的收款憑證,須依法繳納稅金。(3)內(nèi)部結(jié)算票據(jù)是經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn),自行印制的收據(jù),只能用于高校內(nèi)部門之間資金往來所開具的收款憑證。詳見下表。

        三、高校票據(jù)管理中存在的主要問題

        (一)票據(jù)管理制度建設(shè)滯后,存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

        雖然各個(gè)高校都根據(jù)實(shí)際情況制定了相應(yīng)的票據(jù)管理制度,但對(duì)該項(xiàng)基礎(chǔ)性工作并不十分重視,沒有隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,持續(xù)有效地修訂相應(yīng)的票據(jù)管理制度,造成在實(shí)際工作中,原有的制度無法涵蓋不斷涌現(xiàn)的新業(yè)務(wù)、新問題,沒有起到相應(yīng)的約束和規(guī)范作用,導(dǎo)致不能及時(shí)有效進(jìn)行財(cái)務(wù)內(nèi)部控制,存在著內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

        高校票據(jù)與適用范圍

        高校改革的深入,新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、新的合作形式逐漸增多,收費(fèi)項(xiàng)目無法與高校票據(jù)形成對(duì)應(yīng)的映射關(guān)系,出現(xiàn)了票據(jù)的混用和串用現(xiàn)象。隨著財(cái)政改革的發(fā)展和現(xiàn)代信息化技術(shù)的普及,高校的財(cái)政票據(jù)已經(jīng)逐步取消手工票據(jù),改為登陸非稅收入征管綜合業(yè)務(wù)平臺(tái),在線直接開票。非稅收入票據(jù)適用于經(jīng)物價(jià)部門批準(zhǔn)的收費(fèi)項(xiàng)目,收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)都不得隨意變動(dòng);資金往來結(jié)算票據(jù)管理也集成在非稅收入征管綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)中,收費(fèi)項(xiàng)目受到一定限制;捐贈(zèng)發(fā)票的開具更是嚴(yán)格限定在公益捐贈(zèng)范圍內(nèi)。財(cái)政發(fā)票的開具受到嚴(yán)格的限制,導(dǎo)致一些本質(zhì)上屬于代收代支結(jié)算類的費(fèi)用,無法開具財(cái)政發(fā)票,只能開具稅務(wù)發(fā)票,虛增了學(xué)校的收入;本應(yīng)是往來結(jié)算類的費(fèi)用如履約保證金、出國(guó)保證金等,卻開具了內(nèi)部收據(jù);高校通過經(jīng)營(yíng)服務(wù)獲取的收入,開具內(nèi)部收據(jù)或不開票,減少了應(yīng)納稅款。票據(jù)的使用混亂,給票據(jù)管理和稅收繳納留下了隱患,增加了高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

        高校財(cái)務(wù)中還普遍存在著預(yù)借發(fā)票問題,尤其是科研項(xiàng)目預(yù)借發(fā)票。為了鼓勵(lì)科研,增加科研收入,高校允許科研人員向財(cái)務(wù)處借票,提前給合作方開具稅票,合作方收到稅票后,再撥付科研經(jīng)費(fèi)。但是稅票開具后,不及時(shí)到款或不能足額到款的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,預(yù)借發(fā)票存在很大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。如果沒有完善的票據(jù)預(yù)借審批、核對(duì)、追繳制度,這類現(xiàn)象將繼續(xù)發(fā)生。

        (二)票據(jù)管理信息化程度不高,崗位設(shè)置不合理,不相容職務(wù)未相互分離

        財(cái)政票據(jù)和稅務(wù)票據(jù)均已在各自的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上集中管理,實(shí)現(xiàn)票據(jù)購(gòu)領(lǐng)申請(qǐng)、開具、稽查的網(wǎng)絡(luò)化、快捷化。領(lǐng)購(gòu)回票據(jù)后,大部分高校仍用手工記錄或是簡(jiǎn)單的Excel表格來管理票據(jù)。這種票據(jù)管理方式存在大量的手工勞動(dòng),工作效率低,而且票據(jù)管理人員對(duì)領(lǐng)出票據(jù)的開具項(xiàng)目、收款金額和使用數(shù)量都無法隨時(shí)查詢,無法做到及時(shí)有效的監(jiān)督和管理。高校財(cái)務(wù)部門往往因?yàn)槿藛T不足,沒有設(shè)置專人專崗來負(fù)責(zé)票據(jù)的管理工作。票據(jù)收發(fā)、臺(tái)賬和保管通常由兼職票據(jù)管理員來負(fù)責(zé),票據(jù)開具和款項(xiàng)收取由出納人員完成,票據(jù)管理員還要兼顧票據(jù)的核銷稽查。票據(jù)的購(gòu)領(lǐng)審批、票據(jù)收發(fā)、建立臺(tái)賬、票據(jù)開具、款項(xiàng)收取、票據(jù)保管和稽核檢查等不相容職務(wù)應(yīng)實(shí)施相應(yīng)的分離措施。

        (三)票據(jù)管理的核銷審驗(yàn)和稽核監(jiān)督管理不嚴(yán),無法進(jìn)行有效監(jiān)督管理

        為了保障高校的正常教學(xué)和科學(xué)研究,各個(gè)學(xué)院和二級(jí)核算單位需要申請(qǐng)領(lǐng)用大量票據(jù),尤其是用于部門間往來結(jié)算業(yè)務(wù)的內(nèi)部收據(jù),但是由于相關(guān)工作人員缺乏必要的財(cái)務(wù)知識(shí),沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),對(duì)票據(jù)的書寫不規(guī)范,內(nèi)容不完整,跳號(hào)使用票據(jù)的現(xiàn)象屢見不鮮。票據(jù)管理的核銷審驗(yàn)通常是由兼職的票據(jù)管理人員來完成,由于票據(jù)管理信息化程度不高,無法形成有效監(jiān)督,等到票據(jù)核銷時(shí)才能發(fā)現(xiàn)問題,但已為時(shí)晚矣。高校的票據(jù)稽核工作開展不利,往往為了配合上級(jí)檢查才進(jìn)行。經(jīng)常開展票據(jù)稽核工作,才能保證各項(xiàng)收費(fèi)款項(xiàng)的及時(shí)上繳,防止多開票、開錯(cuò)票、不入賬等違紀(jì)違法行為發(fā)生。

        四、以內(nèi)部控制為導(dǎo)向的高校票據(jù)管理措施

        (一)高校票據(jù)管理的事前控制

        1.完善高校票據(jù)管理制度,不斷加強(qiáng)票據(jù)管理的規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》和《財(cái)政票據(jù)管理辦法》的要求,全面梳理涉及票據(jù)的業(yè)務(wù)流程,明確票據(jù)的申購(gòu)、領(lǐng)取、保管、開具、繳銷、稽核、銷毀等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),分析風(fēng)險(xiǎn)隱患,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,建立健全適合高校的票據(jù)管理制度。

        通過制定票據(jù)管理辦法、票據(jù)使用說明、票據(jù)管理人員工作制度等規(guī)章制度,來構(gòu)建高校票據(jù)管理制度的框架。高校各項(xiàng)票據(jù)業(yè)務(wù)通過票據(jù)領(lǐng)用表、票據(jù)使用情況明細(xì)表、票據(jù)核銷明細(xì)表、預(yù)借發(fā)票申請(qǐng)表及承諾函等表單來規(guī)范管理,加強(qiáng)票據(jù)管理的內(nèi)部控制,不斷地改進(jìn)與補(bǔ)充,完善高校票據(jù)管理制度。

        2.合理設(shè)置崗位,明確崗位職責(zé),做到不相容崗位相互分離。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)合理設(shè)置票據(jù)購(gòu)買、開具、核銷、保管、銷毀、稽核等崗位,明確各崗位的職責(zé),實(shí)行不相容職務(wù)分離制度,設(shè)置票據(jù)專管員,使得票據(jù)的保管發(fā)放、領(lǐng)購(gòu)開具、核銷稽查環(huán)環(huán)相扣,形成有效的制約監(jiān)督機(jī)制。

        3.提高對(duì)票據(jù)工作的重視程度,加強(qiáng)對(duì)票據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)票據(jù)管理工作的宣傳力度,編制票據(jù)管理常見問題解答來進(jìn)行宣傳,倡導(dǎo)合法合規(guī)使用票據(jù),從源頭上遏制私設(shè)“小金庫(kù)”等違法違規(guī)行為的發(fā)生。

        高校應(yīng)經(jīng)常組織人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí),邀請(qǐng)上級(jí)主管部門或?qū)<疫M(jìn)行政策講解,準(zhǔn)確把握政策精髓,減少因?yàn)檎呃斫馄疃鴮?dǎo)致的分歧,提高票據(jù)開具的正確性。票據(jù)管理員應(yīng)與兄弟部門進(jìn)行實(shí)務(wù)工作交流,針對(duì)現(xiàn)階段高校票據(jù)管理工作中的問題,共同探討、深入交流,吸取先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn),提高票據(jù)管理人員的業(yè)務(wù)水平。

        (二)高校票據(jù)管理的事中控制

        《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》中第十八條明確指出,單位應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制。以此為契機(jī),高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)票據(jù)管理系統(tǒng)的信息化建設(shè),將票據(jù)內(nèi)部控制和高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密聯(lián)系,嵌入高校的信息系統(tǒng)。

        首先,圍繞著票據(jù)的購(gòu)買、領(lǐng)用、開票、保管、核銷、稽查等各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)管理模塊,將高校使用的所有票據(jù)均納入票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的全面性、規(guī)范性,利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段改變傳統(tǒng)的、繁雜的票據(jù)管理方式,逐步提高票據(jù)管理的信息化水平。

        其次,對(duì)高校票據(jù)業(yè)務(wù)的各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)置式的內(nèi)部控制管理,合理設(shè)置票據(jù)管理人員、使用人員和審批人員的權(quán)限范圍,對(duì)票據(jù)的領(lǐng)用、使用和庫(kù)存情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、實(shí)時(shí)監(jiān)控,設(shè)置關(guān)鍵指標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)臨界點(diǎn),自動(dòng)預(yù)警,規(guī)范票據(jù)的使用,防范風(fēng)險(xiǎn)。

        最后,將票據(jù)管理系統(tǒng)和高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無縫對(duì)接。高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的入賬科目和項(xiàng)目與票據(jù)管理系統(tǒng)中票據(jù)的使用單位、收費(fèi)項(xiàng)目、票據(jù)類型、金額、數(shù)量等相關(guān)信息之間建立起對(duì)應(yīng)關(guān)系。票據(jù)使用單位在票據(jù)系統(tǒng)中完成票據(jù)開具活動(dòng),確定信息無誤后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)將直接讀取該項(xiàng)票據(jù)信息,并自動(dòng)生成記賬憑證,以提高票據(jù)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的工作效率。

        (三)高校票據(jù)管理的事后控制

        票據(jù)稽查是對(duì)票據(jù)的監(jiān)督檢查,是加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要手段。高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)票據(jù)的稽查管理工作,票據(jù)稽核常態(tài)化,確保 “錢票相符,票賬相符”,保證各項(xiàng)收入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。票據(jù)稽核應(yīng)核查各類票據(jù)的使用是否合法合規(guī),核查各類票據(jù)的購(gòu)買、領(lǐng)用、庫(kù)存、銷毀數(shù)量是否與票據(jù)記錄一致,核查票據(jù)開具金額是否與入賬金額一致,核查各類票據(jù)的金額匯總是否足額上繳,防止票款的坐收坐支、截留、挪用等違法違紀(jì)行為。

        五、結(jié)束語(yǔ)

        票據(jù)管理是高校財(cái)務(wù)中重要的、基礎(chǔ)性的工作,是高校實(shí)施財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。以內(nèi)部控制為導(dǎo)向的高校票據(jù)管理可以規(guī)范高校的票據(jù)使用,促使高校逐步完善票據(jù)管理制度,將內(nèi)部控制與票據(jù)管理緊密結(jié)合,實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的規(guī)范化、精細(xì)化。

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