劉國(guó)強(qiáng)
摘要:本文主要對(duì)當(dāng)前高速公路檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)分析,并針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)有效的解決策略,以供參考。
關(guān)鍵詞:高速公路;工程檔案管理;問(wèn)題;措施
高速公路施工過(guò)程中,會(huì)形成各類(lèi)工程檔案,對(duì)這些檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理,是相關(guān)人員目前最主要的工作。在對(duì)高速公路工程檔案進(jìn)行管理時(shí),人們也面臨著許多問(wèn)題,其中,如何有效控制并保證各參建單位在建設(shè)過(guò)程中形成規(guī)范、準(zhǔn)確的資料并及時(shí)進(jìn)行管理,是強(qiáng)化檔案管理工作最大的挑戰(zhàn)。
一、當(dāng)前高速公路檔案管理存在的問(wèn)題
(一)對(duì)資料整理工作重視不夠
相較于工程資料而言,工程建設(shè)工作作為一個(gè)建筑物是可以實(shí)際測(cè)量結(jié)果的,是社會(huì)各界人士都可以看得見(jiàn)的,它的各項(xiàng)衡量指標(biāo)都是明確的,更容易取得進(jìn)展。而工程資料相較于工程建設(shè)而言,更容易被忽視,常常等到工程驗(yàn)收工作都要進(jìn)行的時(shí)候才想起資料問(wèn)題,于是,工作人員開(kāi)始補(bǔ)作業(yè),趕進(jìn)度,導(dǎo)致很多資料難以取得想要的結(jié)果。
(二)對(duì)檔案管理的法律監(jiān)控不嚴(yán)
雖然我國(guó)有關(guān)于工程檔案方面的法律,交通行業(yè)主管部門(mén)也制定了一些規(guī)定,但這些規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)仍然不夠明確,不夠詳盡,不夠完美。這就導(dǎo)致參建單位對(duì)工程資料整理工作的重視不夠,采取應(yīng)付工作的態(tài)度,雖然各個(gè)參建單位也制定了一些資料管理方面的細(xì)則,但是這些細(xì)則還是不夠健全,導(dǎo)致資料的內(nèi)容、深度、詳細(xì)程度都有一定的欠缺,也很難保證文檔歸檔工作的有效進(jìn)行。
(三)對(duì)工程資料的管理規(guī)范不強(qiáng)
雖然在高速公路工程建設(shè)期間,各個(gè)階段相應(yīng)的資料都會(huì)準(zhǔn)備,但是這些資料更側(cè)重于日常性使用,而忽略了整項(xiàng)工程最后的環(huán)節(jié),即資料的整理、編碼、歸檔工作,使得這些資料的規(guī)范性不強(qiáng)。
(四)缺乏全面人才
工程負(fù)責(zé)人,監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人以及施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)國(guó)家高速公路工程相關(guān)的檔案管理法了解不深,專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握嚴(yán)重不足,綜合素質(zhì)偏低。目前,施工方負(fù)責(zé)的檔案資料多由現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)人員完成,但是這一層面的作業(yè)人員普遍文化水平不高,而施工單位對(duì)其的培訓(xùn)力度不夠,重視不足,導(dǎo)致施工過(guò)程中產(chǎn)生的工程原始文件不規(guī)范、價(jià)值不高;監(jiān)理單位人員大多數(shù)都沒(méi)有參加過(guò)正規(guī)的國(guó)家監(jiān)理工程培訓(xùn),持監(jiān)理工程資格證書(shū)的工作人員更是少之又少,使他們沒(méi)有與工作相匹配的專(zhuān)業(yè)能力,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán);雖然有一些工程單位專(zhuān)門(mén)配備了一些人員從事檔案管理工作,并且這些人員也具有檔案管理所需的專(zhuān)業(yè)知識(shí),但他們又對(duì)工程建設(shè)方面的知識(shí)又掌握不夠,更有甚者對(duì)工程建設(shè)的知識(shí)一點(diǎn)都不了解,這就使得檔案管理與工程技術(shù)融合不到一起,導(dǎo)致高速公路工程建設(shè)與檔案資料管理的工作很難做好,極難開(kāi)展。
二、做好高速公路檔案管理工作的對(duì)策
(一)制定高速公路檔案管理方面的法律
到現(xiàn)在為止,我國(guó)對(duì)于高速公路檔案管理方面的法規(guī)以及行業(yè)規(guī)定并沒(méi)有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的資料應(yīng)如何收集、整理、分類(lèi)、存檔、編號(hào)以及裝訂等都沒(méi)有明確的要求,這對(duì)高速公路工程檔案管理方面的工作開(kāi)展十分不利,為了保證檔案的完整與質(zhì)量,就必須制定一些章程從源頭上對(duì)資料的收集進(jìn)行要求,來(lái)保障檔案在形成過(guò)程中資料的完整、齊全、準(zhǔn)確、有價(jià)值。檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中也要制定有關(guān)文檔編制、裝訂、編目、保管方面的相關(guān)規(guī)定,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求,使高速公路檔案管理工作條理分明,保障檔案整理分類(lèi)有章可循、有序進(jìn)行。達(dá)到高速工程項(xiàng)目檔案符合專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的要求。
(二)遵守檔案管理權(quán)責(zé)分明
高速公路建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)中不論是建設(shè)方、施工方還是監(jiān)理方都要建立健全項(xiàng)目檔案管理制度,要在制度中明確個(gè)人的職能,只有將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上,檔案管理工作才會(huì)有序進(jìn)展,才能保證一項(xiàng)工作有人做、使大家能夠相互配合。
(三)保障施工資料時(shí)效性與真實(shí)性
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案要求所有檔案的記錄一定是在工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中實(shí)際發(fā)生的,并且要保證記錄的時(shí)效性,即隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)記錄而不是進(jìn)入項(xiàng)目結(jié)束期為了驗(yàn)收要求,相關(guān)工作人員加班加點(diǎn)填制的各項(xiàng)資料,真實(shí)的材料是高速公路工程竣工驗(yàn)收的關(guān)鍵,也是檢驗(yàn)工程建設(shè)質(zhì)量的重點(diǎn)。工程資料的形成從施工原始記錄開(kāi)始,其真實(shí)性體現(xiàn)在施工原始記錄所記錄的事件是確定的某一時(shí)間段,與確定地點(diǎn)發(fā)生聯(lián)系的分項(xiàng)工程或施工工序。施工記錄所表明時(shí)間跨度應(yīng)與分項(xiàng)工程的具體時(shí)間一致,現(xiàn)場(chǎng)完成施工記錄,隨之歸檔保存,不得進(jìn)行任何添加和修改。施工數(shù)據(jù)的完整性應(yīng)體現(xiàn)在施工記錄體系的各個(gè)組成部分相互補(bǔ)充、相互驗(yàn)證,不強(qiáng)調(diào)一張圖表囊括所有施工信息。
(四)制定制約措施確保歸檔的資料完整
一項(xiàng)工程在開(kāi)始之前,參與工程的各項(xiàng)隊(duì)伍應(yīng)該明確自己的權(quán)利和義務(wù),分清自己的工作范圍,把項(xiàng)目文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔,作為合同(協(xié)議)的重要內(nèi)容確定,明確參建各方應(yīng)該準(zhǔn)備哪些材料,又對(duì)材料有怎樣的質(zhì)量要求。同時(shí),在工程建設(shè)發(fā)展當(dāng)中,作為工程的監(jiān)理單位,應(yīng)該嚴(yán)格堅(jiān)守自己的工作職能,嚴(yán)格把控工程資料形成的各個(gè)環(huán)節(jié),在工程貨款支付階段,也可以加強(qiáng)檔案管理。可以將資料是否完整、真實(shí)、齊全作為一項(xiàng)考量目標(biāo),如果沒(méi)有達(dá)到約定的要求,比如高速公路工程檔案整理不到位、文件流于形式、毫無(wú)價(jià)值等監(jiān)理單位可以要求參建方限期改正后再支付,在簽訂合同之時(shí)可以將這項(xiàng)條款列入范圍,若未按約定完成,可以拒絕支付貨款。這樣在法律的干預(yù)下以及監(jiān)理單位的監(jiān)督下,保障工程資料的真實(shí)、完整、齊全這個(gè)目標(biāo)就不再遙不可及了。
(五)重視人才培養(yǎng)工作
只有提高檔案人員在工程建設(shè)方面的綜合素質(zhì),才能使高速公路工程的檔案管理工作做得更好。當(dāng)前,工程檔案管理的工作人員關(guān)于專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)水平不夠,這在極大程度上給文件管理工作造成困難??梢圆捎萌瞬排囵B(yǎng)方法對(duì)高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,科學(xué)、精細(xì)化地進(jìn)行檔案管理,是保證高速公路正常使用的重要前提條件,也是高速公路發(fā)展的必備條件。在完善檔案管理工作中,相關(guān)人員要詳細(xì)地對(duì)工程檔案的問(wèn)題進(jìn)行分析,并找到相應(yīng)解決策略,使檔案管理逐步趨向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理,不斷提高檔案管理的質(zhì)量與效率口
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