賈海云

摘要：檔案信息化建設(shè)及其管理就是利用信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對檔案實體進行管理，并且提供相關(guān)服務(wù)。為了充分發(fā)揮其作用，本文簡述了檔案信息化建設(shè)的主要特征，對加強檔案信息化建設(shè)的重要意義及其管理策略進行了論述分析，旨在提高檔案信息化管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；特征；意義；管理；策略

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢，因此需要加強檔案信息化建設(shè)及其管理。

一、檔案信息化建設(shè)的主要特征

檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在：（1）網(wǎng)絡(luò)化特征。檔案信息化建設(shè)的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。（2）便捷特征。檔案信息化建設(shè)具有便捷化特征。檔案信息化建設(shè)就是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

二、加強檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息化建設(shè)的重要意義主要表現(xiàn)為：（1）提高檔案利用效率。檔案信息化建設(shè)目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。檔案管理應(yīng)該對檔案信息實行動態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價值。（2）滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫中的信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理的開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎(chǔ)工作，在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化，建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，保護實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性和正確性是非常重要的。（2）實現(xiàn)資源共享。實施檔案現(xiàn)代化管理，首先是在管理機構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。檔案管理工作的基礎(chǔ)是對信息資料的依賴，信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想真正實現(xiàn)信息化建設(shè)，首先也是必須要做的就是合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。要想體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權(quán)限授予信息使用人，確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。

三、加強檔案信息化管理的策略

（一）提高檔案信息化管理意識

要想提高檔案信息化管理水平，首先就要讓檔案工作人員接受檔案信息化管理的觀念，強化他們檔案信息化管理的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對檔案管理人員進行信息化意識的培養(yǎng)，營造信息化建設(shè)的氛圍，工作人員對檔案管理的信息化有深入的理解和認識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統(tǒng)的人工管理檔案更加順利的轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的信息化建設(shè)，為檔案信息化管理建設(shè)打好思想基礎(chǔ)。

（二）建立健全檔案信息化管理制度

（1）檔案信息化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案信息化管理建設(shè)有制度的保障，實現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的規(guī)范化與標準化。（2）樹立安全保密意識。檔案信息化管理建設(shè)中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案信息化管理建設(shè)過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的策略防止黑客與病毒的入侵。

（三）加強檔案信息化管理的標準化建設(shè)

檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過程當中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的策略，按照行業(yè)化的標準對檔案信息化管理建設(shè)系統(tǒng)進行科學合理的構(gòu)建。

（四）強化檔案信息化管理的人才培養(yǎng)

主要表現(xiàn)為：（1）引進檔案信息化管理建設(shè)的技術(shù)人才。檔案信息化管理建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案信息化管理建設(shè)過程中的各種技術(shù)難題。（2）加強檔案管理人員的培訓。現(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案信息化管理建設(shè)的中堅力量。因此，在檔案信息化管理建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的最終目的是對檔案信息進行使用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其已在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，不僅能提高檔案管理效率，同時也能提高對于檔案信息的使用效率，因此加強對檔案信息化建設(shè)及其管理進行分析具有重要意義。

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