胡夢蝶

摘要：辦公室管理工作存在諸如溝通渠道不健全，溝通信息不完整等問題，應(yīng)用管理溝通理論能夠有效解決辦公室管理工作困境。辦公室可以通過優(yōu)化溝通條件，豐富溝通渠道，完善信息庫和信息系統(tǒng)建設(shè)，強(qiáng)化溝通的雙向性和有效性，加強(qiáng)日常管理溝通，促進(jìn)溝通方案落實(shí)，從而提升辦公室管理工作效率，達(dá)成組織目標(biāo)，促進(jìn)組織可持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：管理溝通理論；辦公室；管理工作

一、管理溝通理論概述

管理溝通理論就是指一定組織或者管理者為了達(dá)成既定目標(biāo)，而綜合應(yīng)用多樣化的溝通方法，加強(qiáng)組織內(nèi)外部和人員之間的信息傳遞、資源共享、情感交流和思維碰撞，充分發(fā)揮管理職能。簡單而言就是以實(shí)現(xiàn)組織發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，以組織內(nèi)部成員之間的信息交流為媒介，通過溝通加強(qiáng)管理，提升管理效率的一種有效管理手段。

管理溝通理論萌芽于科學(xué)管理中的下行溝通研究，以泰勒、韋伯、埃莫森、法約爾等為代表。法約爾提出了“等級鏈和跳板”原則，為組織溝通理論的形成奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。到20世紀(jì)20年代，伴隨行為科學(xué)的發(fā)展，管理溝通理論開始重視非正式組織溝通和文化溝通，強(qiáng)化人際溝通，此階段以梅奧、明茨伯格和巴納德等為主要代表，巴納德提出了溝通渠道全面性、溝通程序規(guī)范性、溝通線路便捷性、溝通信息權(quán)威性、溝通管理工作嚴(yán)肅性和連續(xù)等基本溝通原則。20世紀(jì)中葉開始，管理溝通理論進(jìn)入了革命性飛躍發(fā)展階段，以西蒙、德魯克、薩維奇等為代表，增強(qiáng)了管理溝通理論研究的國際性和網(wǎng)絡(luò)性。

二、管理溝通理論在辦公室管理工作中的應(yīng)用

辦公室要提高工作效率，推動組織發(fā)展，就必須加強(qiáng)溝通，借助管理溝通理論的優(yōu)勢，解決當(dāng)前辦公室管理工作面臨的管理困境。在具體應(yīng)用中要重視管理溝通的策略技巧、全面性、實(shí)效性和可持續(xù)性等特點(diǎn)。

（一）優(yōu)化溝通條件，重視日常管理溝通

傳統(tǒng)管理工作重視計(jì)劃性、組織性和權(quán)威性，尤其忽視上下溝通聯(lián)系。因此要加強(qiáng)日常溝通，讓組織內(nèi)部全體成員理解溝通的重要性，樹立有效溝通意識，只有這樣才能確實(shí)提高管理質(zhì)量。但溝通是建立在一定的物質(zhì)文化基礎(chǔ)之上的，必須加強(qiáng)組織內(nèi)部的溝通環(huán)境建設(shè)，更新溝通工具，營造民主和諧的溝通精神氛圍。辦公室是承上啟下，連通內(nèi)外的中樞部門，要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)階層和各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，還要加強(qiáng)溝通精神文化建設(shè)。因此辦公室要注重人才培養(yǎng)，定期開展培訓(xùn)，提升工作人員的溝通能力；合理分配工作人員，保障溝通信息傳遞的時(shí)效性、真實(shí)性和完整性。

（二）強(qiáng)化溝通的雙向性，豐富溝通渠道

傳統(tǒng)溝通渠道主要是會議、通知、談話等，方式局限性較強(qiáng)。伴隨信息技術(shù)發(fā)展，溝通渠道發(fā)生了翻天覆地的變化，溝通手段多元化，溝通渠道多樣化，溝通時(shí)間自由化。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)成為了重要的溝通媒介，辦公室可以通過企業(yè)網(wǎng)站發(fā)布管理信息，增強(qiáng)管理溝通的時(shí)效性；通過建立微信群、QQ群等疏通組織內(nèi)部成員之間的溝通渠道，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)階層和下級人員之間的雙向溝通；通過互聯(lián)網(wǎng)手段建立信息交流平臺、信息收集和反饋系統(tǒng)，幫助領(lǐng)導(dǎo)階層了解下級意見，展示溝通成果，改進(jìn)管理方案，調(diào)整管理手段，提升管理質(zhì)量。其次，還可以創(chuàng)新信息交流方式，如將傳統(tǒng)會議“領(lǐng)導(dǎo)定基調(diào)，下級僅響應(yīng)”改為“領(lǐng)導(dǎo)提議題，下級各抒己見”的模式，增強(qiáng)溝通的真實(shí)性和有效性。

（三）完善信息系統(tǒng)建設(shè)

辦公自動化是目前較為普及的信息系統(tǒng)溝通方式之一，是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在辦公室溝通管理中的重要應(yīng)用，因此要不斷完善信息系統(tǒng)建設(shè)的完整性和針對性。根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)、發(fā)展目標(biāo)、管理職能、實(shí)際運(yùn)行狀況進(jìn)行信息系統(tǒng)的開發(fā)與完善，不斷優(yōu)化系統(tǒng)配置，增強(qiáng)互聯(lián)互通。此外還要重視信息庫建設(shè)，保障信息庫全面覆蓋人、財(cái)、物等日常事務(wù)信息、公文相關(guān)信息、績效考核信息、會議記錄等內(nèi)容，進(jìn)行分類管理便于存儲和查詢。

（四）提升溝通結(jié)果的落實(shí)效率

溝通是為了提高管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，但簡單的開會、發(fā)文、部署只是紙上談兵，必須強(qiáng)化溝通結(jié)果的落實(shí)。從部署、安排到執(zhí)行都要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督審查，對未落實(shí)的要探明原因，對落實(shí)中的要加強(qiáng)監(jiān)管，對己落實(shí)的要注重效果考評，做到獎(jiǎng)懲分明，有理有據(jù)。辦公室可以按照企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況對目標(biāo)進(jìn)行分解分配，監(jiān)督各部門協(xié)調(diào)互助，按時(shí)保質(zhì)完成任務(wù)，落實(shí)發(fā)展目標(biāo)。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息大爆炸時(shí)代，增強(qiáng)溝通的有效性，發(fā)揮溝通在日常管理工作中的作用對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。辦公室作為企業(yè)管理體系的樞紐，要注重提升辦公室全體人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)實(shí)踐應(yīng)用能力，充分發(fā)揮管理溝通理論在管理工作中的實(shí)際效用，促進(jìn)企業(yè)管理的科學(xué)性和有效性。

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