鄭平

【摘 要】在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，高校間的國(guó)際交流日益頻繁。來(lái)華留學(xué)生人員的增長(zhǎng)，給我國(guó)高校留學(xué)生檔案管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。為了提高留學(xué)生教育質(zhì)量，做好留學(xué)生的服務(wù)與管理，文章對(duì)高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑進(jìn)行探討，根據(jù)當(dāng)前高校留學(xué)生檔案管理實(shí)際情況，分析其中存在的問(wèn)題。然后，基于發(fā)展的角度，提出了高校留學(xué)生檔案管理完善與優(yōu)化途徑。

【關(guān)鍵詞】高校留學(xué)生；檔案管理；問(wèn)題；途徑

【中圖分類號(hào)】F276.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）02-0301-02

在世界全球化不斷融合的背景下，我國(guó)高校教育國(guó)際化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，使來(lái)華留學(xué)生教育得到跨越式的發(fā)展。而高校留學(xué)生檔案真實(shí)記錄了留學(xué)生在校期間的全過(guò)程，作為高校檔案管理的重要組成部分，它與普通的高校學(xué)生檔案管理不同，在管理過(guò)程中存在一些問(wèn)題[1]。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)高校留學(xué)生檔案管理存在一系列問(wèn)題，且檔案資源的利用程度不一。為了加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理，需要們重視對(duì)高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑的探討，這對(duì)留學(xué)生教育意義重大。

1 現(xiàn)階段高校留學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

對(duì)于高校留學(xué)生檔案管理來(lái)說(shuō)，由于其在管理過(guò)程中受內(nèi)、外各因素的影響，因此檔案管理不能有序且規(guī)范化地開(kāi)展，出現(xiàn)的的問(wèn)題主要體現(xiàn)在留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)不明確、留學(xué)生檔案保存方式不完善、留學(xué)生檔案管理內(nèi)容不完整及留學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)利用程度不夠，具體內(nèi)容如下。

1.1 留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)不明確

目前，由于各高校對(duì)留學(xué)生的錄取、管理模式不一，導(dǎo)致其檔案管理各有差異。其中，檔案管理機(jī)制涉及留學(xué)生管理部門(mén)、教學(xué)單位及高校檔案管理部門(mén)，而各部門(mén)之間有自身的任務(wù)，各自為政，缺乏有效的對(duì)接與溝通。另外，各部門(mén)之間對(duì)留學(xué)生信息的收集與存放，都僅僅是涉及本部門(mén)所管理的部分，因此導(dǎo)致歸檔內(nèi)容不一致，甚至出現(xiàn)同一留學(xué)生檔案在各個(gè)部門(mén)之間內(nèi)容不統(tǒng)一的情況[2]。此外，由于留學(xué)生檔案在入學(xué)前由國(guó)際合作交流處管理，而在學(xué)習(xí)期間由所屬院系管理，待畢業(yè)前重新交給國(guó)際合作交流處，這種多頭管理模式使檔案管理過(guò)于分散，難以保證其完整性與系統(tǒng)性。

1.2 留學(xué)生檔案保存方式不完善

首先，大多數(shù)高校對(duì)留學(xué)生檔案保存時(shí)間并不一致，且主要按照年份進(jìn)行整理，在學(xué)生畢業(yè)離校后移交學(xué)校檔案館立卷并保存，這樣的組卷方式不利于查找與利用。其次，保存部門(mén)不統(tǒng)一。由于留學(xué)生身份信息比較復(fù)雜，名字、護(hù)照號(hào)碼等時(shí)有重合情況，多部門(mén)進(jìn)行檔案歸檔時(shí)難免存在疏漏。而有些留學(xué)生由于休學(xué)、復(fù)學(xué)等客觀因素，學(xué)籍材料形成時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，對(duì)某一階段的檔案管理不能妥善銜接。最后，檔案保存要求不相同。一般而言，檔案部門(mén)對(duì)留學(xué)生的檔案管理偏重對(duì)學(xué)生各個(gè)階段的檔案管理，而對(duì)較短時(shí)期的留學(xué)生檔案管理不做硬性要求。另外，留學(xué)生檔案大多為紙質(zhì)檔案，電子檔案較少，且沒(méi)有要求整理遞交給檔案館。紙質(zhì)檔案在各高校流通中并不是通用的，不能成為交流外事工作及成果的媒介。

1.3 留學(xué)生檔案管理內(nèi)容不完整

現(xiàn)階段，雖然大多數(shù)高校留學(xué)生檔案管理均按照教育所頒布的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，但歸檔內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，難以統(tǒng)一管理措施與方法。而系統(tǒng)化管理體制的缺乏，使高校留學(xué)生檔案管理不明確，導(dǎo)致原始檔案管理不規(guī)范、完整，加上大多數(shù)高校只重視留學(xué)生入學(xué)前的檔案收集，沒(méi)有考慮到其檔案的特殊性，對(duì)留學(xué)生入學(xué)之后的一些檔案收集情況不夠重視，導(dǎo)致該內(nèi)容資料比較缺乏，這不利于留學(xué)生檔案管理。另外，高校對(duì)留學(xué)生日常管理類檔案收集比較重視，而對(duì)其教學(xué)檔案重視不夠，這就導(dǎo)致留學(xué)生檔案缺乏整體性，使用價(jià)值不高。

1.4 留學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)利用程度不夠高

目前，對(duì)高校留學(xué)生檔案的管理，還處于基本的保存狀態(tài)，對(duì)檔案信息的利用尚淺，對(duì)教學(xué)管理、改革服務(wù)的利用成效不大，從而導(dǎo)致高校留學(xué)生檔案利用程度并不高[3]。另外，留學(xué)生檔案檔案信息具有分散性、無(wú)序性，在實(shí)際的留學(xué)生檔案管理過(guò)程中，主要是對(duì)其進(jìn)行信息的整合與篩選，但在檔案信息歸檔方面還缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，這使留學(xué)生檔案信息管理難度進(jìn)一步加大。例如，雖然一些高校有留學(xué)生檔案管理平臺(tái)，但是只限于本校人員及學(xué)生使用，其他高?；蛴萌藛挝徊荒芰私鈱W(xué)生的信息，這為留學(xué)生招生、教學(xué)管理及日常管理帶來(lái)諸多不便。

2 高校留學(xué)生檔案管理完善與優(yōu)化途徑

對(duì)于高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化問(wèn)題，在了解了其管理過(guò)程中存在的問(wèn)題之后，提出了完善與優(yōu)化的途徑，主要表現(xiàn)在完善與優(yōu)化留學(xué)生檔案管理制度、管理內(nèi)容及管理方式及做好留學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)利用工作。

2.1 完善留學(xué)生檔案管理制度

自國(guó)家教委頒發(fā)有關(guān)高校學(xué)校檔案實(shí)體分類法后，外事類檔案被列為高校十大檔案之一。教育部也實(shí)施了相關(guān)的檔案管理辦法，這從法律層面對(duì)留學(xué)生檔案管理范圍、方法做出了界定[4]。但是在具體的管理過(guò)程中，相關(guān)規(guī)定使留學(xué)生檔案管理過(guò)于籠統(tǒng)、簡(jiǎn)單，不能滿足當(dāng)前對(duì)留學(xué)生檔案的管理要求。各高校需要根據(jù)高校留學(xué)生各方面管理情況，立足于法律法規(guī)，制定合理的留學(xué)生檔案管理制度。此外，要完善留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高留學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。

2.2 創(chuàng)新留學(xué)生檔案管理方式

目前，受當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件與行政管理?xiàng)l例的影響，高校留學(xué)生檔案管理不能滿足學(xué)校的發(fā)展需求，呈現(xiàn)一定的落后性與局限性。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)高校留學(xué)生檔案仍是手工操作與紙質(zhì)保存狀態(tài)，這不僅容易導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出，還耗費(fèi)了大量人力與物力資源。比如，一些高校雖然建立了自己的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，但在管理過(guò)程中容易出現(xiàn)盲區(qū)[5]。因此，需要我們創(chuàng)新留學(xué)生檔案管理方式。首先，通過(guò)建立自動(dòng)化檢索檔案條目，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，更新相關(guān)設(shè)備與技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，通過(guò)采用現(xiàn)代化管理手段，為留學(xué)生檔案信息化管理提供先決條件。另外，建立并完善高校留學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，將留學(xué)生檔案管理朝向優(yōu)質(zhì)化、社會(huì)化及多元化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案資源的共享。

2.3 完善留學(xué)生檔案管理內(nèi)容

對(duì)于完善留學(xué)生檔案管理，其內(nèi)容涉及較多，主要包括簡(jiǎn)化留學(xué)生基本信息錄入程序、做好學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源共享及成績(jī)信息一體化管理。

2.3.1 簡(jiǎn)化留學(xué)生基本信息錄入程序

在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員根據(jù)學(xué)生填寫(xiě)的學(xué)籍表，補(bǔ)充相關(guān)的資料，對(duì)學(xué)生的信息實(shí)施錄入，然后歸檔到學(xué)校檔案室管理。由于在管理過(guò)程中需要完善信息，這使管理人員在一段時(shí)間后，為了更新與完善檔案信息，需向?qū)W生征集信息，這在無(wú)形之中增加了管理人員的工作量。而高校建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，學(xué)生可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，下載所需的表格進(jìn)行填寫(xiě)。在此過(guò)程中，學(xué)生一方面可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況，將檔案信息進(jìn)行更新與補(bǔ)充，另一方面學(xué)生可自行查閱個(gè)人基本信息。而學(xué)?？筛鶕?jù)學(xué)生完善的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的篩選與使用。

2.3.2 做好學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源共享

在高校留學(xué)生檔案信息資源的管理與資源方面，對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)，通過(guò)高校建立的信息化網(wǎng)絡(luò)，可隨時(shí)查閱自己的相關(guān)成績(jī)。對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)而言，可了解留學(xué)生選修課的情況，進(jìn)一步了解留學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)，方便教師優(yōu)化課程設(shè)置。對(duì)相關(guān)用人單位而言，可以隨著檢索所需留學(xué)生的檔案信息，為其管理與決策做出幫助。

2.3.3 成績(jī)信息一體化管理

留學(xué)生在校成績(jī)信息管理是檔案管理的一部分，其涉及的內(nèi)容較多，比如平時(shí)成績(jī)、選修成績(jī)等。以往學(xué)生的成績(jī)管理比較復(fù)雜，并且在管理過(guò)程中容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤[6]。而建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，可根據(jù)每學(xué)期教學(xué)計(jì)劃的內(nèi)容情況，制定合理的管理措施。教師負(fù)責(zé)完善學(xué)生的成績(jī)錄入，待核查無(wú)誤后進(jìn)行發(fā)布，這樣可使學(xué)生隨時(shí)進(jìn)行搜索，方便一體化成績(jī)信息管理，滿足了高校留學(xué)生擴(kuò)招、專業(yè)增加等內(nèi)容的管理。

2.4 做好留學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)利用工作

隨著高等教育事業(yè)發(fā)展，留學(xué)生數(shù)量的增多，甚至一些留學(xué)生受我國(guó)文化的影響，在畢業(yè)之后會(huì)留到國(guó)內(nèi)工作，這就必須對(duì)留學(xué)生檔案信息加強(qiáng)管理，使其檔案信息資源共享的同時(shí)，可以更好地服務(wù)于社會(huì)。然而，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，我們對(duì)留學(xué)生檔案的管理始終處于保存狀態(tài)，而對(duì)檔案研究工作開(kāi)展較少，這就需要分散與傳播靜態(tài)信息、集中動(dòng)態(tài)信息，總結(jié)數(shù)據(jù)與資料，篩選與提煉其中的信息資源，為學(xué)校教學(xué)與管理提供一定的幫助[7]。另外，建立完善的查詢與檢索體系，擴(kuò)大留學(xué)生檔案信息的利用范圍，給一些使用者查詢檔案信息的機(jī)會(huì)，使檔案信息發(fā)揮更大的社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案信息的管理價(jià)值。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]謝鳳麗.新形勢(shì)下的外國(guó)留學(xué)生檔案管理模式探討[J].卷宗，2016，6（1）：16-16.

[2]何淑冰.有效加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理的若干思考[J].蘭臺(tái)世界，2016（18）：53-55.

[3]趙秀梅.高校外國(guó)留學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)：教育科學(xué)版，2013，26（1）：163-164.