李松　于海濤

醫(yī)院后勤服務(wù)外包項目內(nèi)部審計如何做

李松 于海濤

[摘要]本文從審計范圍的選取、審計方法的選擇和審計重點內(nèi)容的確定等方面對醫(yī)院后勤服務(wù)外包項目審計進行了探討，以助力醫(yī)院進一步改進管理方法，提高管理水平。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院 后勤服務(wù) 服務(wù)外包 審計

服務(wù)外包是指經(jīng)濟主體將原本由自身提供的非

核心業(yè)務(wù)剝離出來，交給專業(yè)服務(wù)提供商（即服務(wù)外包企業(yè)）來完成的經(jīng)濟活動。服務(wù)外包企業(yè)在專業(yè)領(lǐng)域具有技術(shù)和規(guī)模上的優(yōu)勢，可以提供更為優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，降低經(jīng)濟主體的運營成本，使其可以將更多資源投入到核心業(yè)務(wù)中。

作為經(jīng)濟活動的雙方，醫(yī)院、服務(wù)外包企業(yè)合作的同時，都會有各自的利益考量，更好的服務(wù)與更低的成本之間存在著天然的矛盾。因此，醫(yī)院必須對后勤服務(wù)外包項目進行嚴格監(jiān)管，控制項目風(fēng)險，實現(xiàn)對后勤服務(wù)的全面有效管理。內(nèi)部審計部門作為醫(yī)院監(jiān)管工作的中堅力量，應(yīng)該采取有效審計措施，在后勤服務(wù)外包項目監(jiān)管領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。

一、審計目的

后勤服務(wù)外包項目審計的根本目的是對外包項目資金的使用績效進行判定，具體可以分為三個方面。

（一）評價合同簽訂及履行情況

以招標采購為起點，對合同簽訂過程中的各個環(huán)節(jié)及合同內(nèi)容進行審計，評價其合法性、合規(guī)性、合理性。通過分析總結(jié)審計證據(jù)，評價合同雙方是否按照合同約定履行各自義務(wù)，是否存在違約行為及違約風(fēng)險。

（二）評價主管科室的管理情況

通過對管理制度、管理資料、管理方法等方面的審計，評價主管科室的管理制度是否健全、監(jiān)管體系是否完善、管理職責(zé)是否履行到位。

（三）為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供相關(guān)決策信息

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的管理決策離不開相關(guān)信息的支持。內(nèi)部審計部門開展的后勤服務(wù)外包項目審計可以從獨立第三方的角度對外包項目進行全面客觀的評價，為領(lǐng)導(dǎo)層提供有效可靠的信息。

二、審計范圍

審計范圍的選取可采用兩種方式，一是選取一個會計年度的服務(wù)外包項目作為審計范圍，二是選取一個合同期的服務(wù)外包項目作為審計范圍，兩種方式各有利弊。

（一）以會計年度作為審計范圍

優(yōu)點是資料的準備相對容易，如主管科室的管理記錄等，僅需按年度調(diào)閱即可。缺點是很多合同是在會計年度中間簽訂的，合同約定的服務(wù)期限并不是以會計年度作為起止點，因此如果選取一個會計年度作為審計范圍，需要調(diào)閱涉及此會計年度的全部合同，而且如果各份合同內(nèi)容不一致，還會增加后續(xù)審計工作的難度。

（二）以合同期作為審計范圍

優(yōu)點是合同的調(diào)閱會很方便，而且除非后期簽訂補充協(xié)議，否則合同內(nèi)容不會改變，審計難度相對較低。缺點是需要調(diào)閱資料的范圍要適當擴大，如電梯等需要按年度進行強檢的設(shè)備，其強檢日期可能并不在同一合同期內(nèi)，需要調(diào)取其他合同期內(nèi)的資料進行補充。

三、審計方法

在選取具體審計方法時，應(yīng)注意方法的有效性和效率性。

（一）有效性

選取的審計方法必須能取得有效的審計證據(jù)。例如，在病區(qū)消毒擦拭工作中，保潔員配置消毒液濃度是否達標是影響工作效果的重要因素，僅通過審閱保潔工作記錄無法對消毒液濃度作出準確判斷，這就需要使用檢測試紙進行現(xiàn)場檢測等其他方法，以取得真實有效的審計證據(jù)。

（二）效率性

選取的審計方法要能夠高效地獲取審計證據(jù)。例如，在PVC地面養(yǎng)護工作中，每次養(yǎng)護需要進行噴蠟拋光，如果審計人員采取現(xiàn)場觀察的方法對整個打蠟過程的規(guī)范性進行評估，勢必耗費大量時間，工作效率極低。這種情況下，可以采用比較分析法和檢查法相結(jié)合的方式，按養(yǎng)護操作規(guī)范計算出每桶地板蠟所能拋光的區(qū)域面積，再取得一定時期內(nèi)保潔員領(lǐng)用的地板蠟數(shù)量，二者的乘積即為領(lǐng)用的地板蠟所能拋光的總面積，然后與養(yǎng)護記錄中記載的養(yǎng)護面積進行比較分析，判斷養(yǎng)護次數(shù)或養(yǎng)護質(zhì)量與合同約定是否相符。此外，審計人員可以在養(yǎng)護過后現(xiàn)場檢查PVC地板光澤度，以此確定養(yǎng)護工作的質(zhì)量。兩種方法結(jié)合運用，相互補充，在保證審計結(jié)果準確性的同時，極大地提高工作效率。

四、審計重點內(nèi)容

（一）管理制度審計

通過審閱后勤服務(wù)外包項目管理制度、外包服務(wù)合同，結(jié)合相應(yīng)法律法規(guī)等資料，對外包項目進行充分了解，在此基礎(chǔ)上，分析管理制度的合理性，確定審計關(guān)鍵點。需要注意的是，有些外包項目由于涉及公眾安全等問題，有關(guān)部門發(fā)布了相應(yīng)的法律法規(guī)對行業(yè)進行規(guī)范。這些法律法規(guī)不僅是準繩，更是紅線，管理制度的制定必須以此為基礎(chǔ)，保證各項要求得到嚴格執(zhí)行。例如，醫(yī)療廢物處置制度，在滿足日常運轉(zhuǎn)的同時，還應(yīng)遵守《醫(yī)療廢物管理條例》等法律法規(guī)在交接手續(xù)、轉(zhuǎn)運工具、消毒防護、資料保存等方面的規(guī)定。通過對管理制度的審計，審計人員可以初步了解審計環(huán)境。若管理制度合理完善，資料齊備規(guī)范，則表明審計環(huán)境較好，反之審計環(huán)境較差。

（二）采購流程審計

醫(yī)院采購物資或服務(wù)必須遵守《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招投標法》等相關(guān)法律法規(guī)。在選擇服務(wù)外包企業(yè)時，須按相關(guān)規(guī)定采取公開招標或其他政府采購方式。審計部門需要對采購方式和采購流程進行審計。重點關(guān)注招標采購流程是否合法、企業(yè)是否具備相關(guān)資質(zhì)、定標過程是否存在舞弊等。

（三）服務(wù)外包合同審計

服務(wù)外包合同審計主要包括對合同要素的審計和對合同內(nèi)容的審計兩個方面。

1.合同要素。主要審查合同各要素是否齊全，與招投標文件的規(guī)定是否相符，如服務(wù)內(nèi)容、價款、結(jié)算方式、違約責(zé)任、合同解除條件等。

2.合同內(nèi)容。第一，合同內(nèi)容的制定要以實現(xiàn)管理目標為目的，對相關(guān)工作的具體執(zhí)行標準在合同中應(yīng)加以體現(xiàn)，否則對服務(wù)外包企業(yè)缺乏約束，實際工作中可能出現(xiàn)偷工減料的現(xiàn)象。第二，合同內(nèi)容是否存在對醫(yī)院不利的因素。如糾紛解決辦法中對起訴法院的約定，最好選擇醫(yī)院所在地人民法院，而不要選擇服務(wù)外包企業(yè)所在地法院。第三，合同附件與主合同是否一致。在有附件的合同中，應(yīng)審核合同附件與主合同是否相符。由于許多服務(wù)外包合同長期與同一企業(yè)簽訂，在合同擬定過程中往往只注意對主合同進行修改，而忽視對合同附件相應(yīng)內(nèi)容的修改，可能出現(xiàn)附件內(nèi)容與主合同不符的情況。第四，對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的存有異議的條款，可以請醫(yī)院法律部門予以協(xié)助。

（四）醫(yī)院主管科室管理情況審計

醫(yī)院主管科室對后勤服務(wù)外包項目的管理情況是審計的關(guān)鍵點，是審計合同執(zhí)行情況的基礎(chǔ)。通過對管理情況的審計，審計人員可以對項目的監(jiān)管情況有深入了解，從而對監(jiān)管資料的可信度作出判斷。如果管理科室監(jiān)管工作細致有效，其提供的監(jiān)管資料就有較高的參考價值。

1.主管科室人員配置。確定主管科室分管外包項目的人員數(shù)量，結(jié)合監(jiān)管范圍大小、工作復(fù)雜程度等因素，分析人員配置是否能夠滿足監(jiān)管要求。

2.監(jiān)管工作實施情況。（1）審閱相關(guān)監(jiān)管資料，參照管理制度、合同內(nèi)容和相關(guān)法律法規(guī)，對主管科室的監(jiān)管工作進行初步評價。（2）實地參與管理科室的監(jiān)管工作，既可以深入了解主管科室的監(jiān)管情況，也可以了解外包企業(yè)的合同執(zhí)行情況，從而提高工作效率。（3）審查主管科室對監(jiān)管過程中發(fā)現(xiàn)的問題有無相應(yīng)的反饋和解決機制。

3.主管科室自身工作完成情況。審計過程中要注意法律法規(guī)對醫(yī)院的相關(guān)要求，如電梯維保業(yè)務(wù)中，《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》要求定期對電梯進行檢驗；醫(yī)療廢物處置業(yè)務(wù)中，《醫(yī)療廢物管理條例》要求對醫(yī)療廢物與生活垃圾進行分裝，此類工作與服務(wù)外包項目緊密相關(guān)，關(guān)系到醫(yī)院與外包企業(yè)的責(zé)任界定，但并不屬于外包企業(yè)的工作范疇。對于這類工作審計時要予以關(guān)注，審查主管科室是否完成了相關(guān)工作。

（五）合同執(zhí)行情況審計

在進行合同執(zhí)行情況審計時，應(yīng)嚴格按照合同約定進行審查。實際工作中，如果審計環(huán)境較好，可以醫(yī)院主管科室的外包服務(wù)管理報告作為參考，并采取復(fù)算、核對、比較分析等方法進行復(fù)核。對管理報告中未涉及的審計項目，可以采取相應(yīng)的審計方法進一步獲取審計證據(jù)。如果審計環(huán)境較差，主管科室提供材料的參考價值較低，就需要審計人員采取措施，進行更加詳盡的審計，其中服務(wù)人員數(shù)量與年齡結(jié)構(gòu)、服務(wù)質(zhì)量、付款情況等應(yīng)為關(guān)注重點。

1.人員審計。包括人員數(shù)量和年齡結(jié)構(gòu)兩個方面。人員數(shù)量是否充足，關(guān)系到服務(wù)外包項目的工作質(zhì)量，而且合同金額往往與人員數(shù)量直接相關(guān)。人員年齡結(jié)構(gòu)是否合理，對工作效率有很大影響。以保潔項目為例，由于保潔人員數(shù)量眾多，且許多崗位無法脫崗，因此難以集中進行人數(shù)清點。在審計過程中，可以調(diào)取保潔公司人員名冊，根據(jù)合同約定的崗位人員數(shù)量，在主管科室人員陪同下抽取部分崗位進行突擊檢查，同時核對人員身份，再結(jié)合員工休息制度，對人員數(shù)量進行復(fù)核。對于年齡結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)人員名冊中的身份信息進行分析。

2.服務(wù)質(zhì)量審計。服務(wù)質(zhì)量應(yīng)以合同約定為標準，采取現(xiàn)場調(diào)查、實地走訪相關(guān)科室、計算分析材料消耗量和作業(yè)時間、進行滿意度調(diào)查等方式，對服務(wù)外包項目的工作量和工作效果進行全面審查。對于合同期內(nèi)簽訂的補充合同要予以重點關(guān)注，審查其載明的內(nèi)容在實際工作中是否落實到位。

3.付款情況審計。通過調(diào)取原始付款憑證，審查付款金額、付款方式、付款時間、開票單位等要素與合同是否一致，付款審批手續(xù)是否合規(guī)。

五、審計過程中應(yīng)注意的問題

（一）要堅持客觀公正的原則

有的醫(yī)院為引入競爭機制，會將同一類型的后勤服務(wù)外包給不同的企業(yè)。在審計過程中，主管科室對各個服務(wù)外包企業(yè)的評價只能作為參考，實際情況需要通過審計證據(jù)來證實。審計人員必須處于中立地位，保持清醒頭腦，做到審計結(jié)論客觀公正，不被外來意見左右。

（二）要與主管科室保持良好的溝通

“內(nèi)行看門道，外行看熱鬧”。想要圓滿完成審計任務(wù)，審計人員就要把自己由外行變成內(nèi)行，這一過程需要審計人員自身的努力，也需要主管科室的支持。主管科室人員對服務(wù)外包項目有著豐富的工作經(jīng)驗，對業(yè)務(wù)細節(jié)的講解可以為審計人員節(jié)約大量自己摸索的時間，同時也可以為審計人員提供有價值的審計線索。

（三）要善于借助外部力量

如電梯運行、醫(yī)療廢物處置等工作，政府主管部門會進行定期或不定期檢查，審計人員可以充分利用相應(yīng)的檢查結(jié)果，提高審計效率，節(jié)省審計時間。

（四）要進行全過程跟蹤審計

全過程跟蹤審計在工程審計領(lǐng)域已得到廣泛應(yīng)用，在進行后勤服務(wù)外包項目審計時也可以加以借鑒。實際工作中，審計部門可以從服務(wù)外包工作的論證開始審計，對各環(huán)節(jié)及時跟進，把相關(guān)審計工作前置，由事后審計向事前審計、事中審計轉(zhuǎn)化，這樣既可隨時掌握外包項目進展情況，及時取得時效性更強的審計證據(jù)，又能及早發(fā)現(xiàn)問題、提出審計建議，更好地發(fā)揮內(nèi)部審計的監(jiān)督保障作用。

（作者單位：煙臺毓璜頂醫(yī)院，郵政編碼：264000，電子郵箱：yhtmaggie@163.com）

主要參考文獻

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