王萌

【摘 要】文章圍繞企業(yè)檔案管理中如何采取對策減少重復(fù)歸檔問題，從檔案收集、檔案管理和檔案利用3個方面入手提出采取不同的策略來實現(xiàn)這一目標(biāo)，并提出如何全面提升企業(yè)檔案工作水平。

【關(guān)鍵詞】檔案；重復(fù)歸檔；策略

【中圖分類號】F270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）02-0283-02

由于原始資料來源廣泛，并且越來越多的工作需要各部門協(xié)作配合，常常出現(xiàn)同一資料多渠道接收、多部門交互使用的情況，一旦進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，則出現(xiàn)多部門重復(fù)提交同一檔案資料的問題。按照目前檔案歸檔“雙軌制”的要求，紙質(zhì)文件和電子文件都需要妥善保管，重復(fù)歸檔會造成檔案庫房空間的浪費。由于重復(fù)歸檔造成同一文件出現(xiàn)多個版本，一旦其中一個版本出現(xiàn)缺損，會給檔案調(diào)閱人員造成一定困擾，使其無法判定該資料的真實面目。鑒于重復(fù)歸檔對檔案管理和利用造成的不良影響，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一些策略避免重復(fù)歸檔，以提高檔案資料的準(zhǔn)確性。

1 提高業(yè)務(wù)部門檔案收集意識，樹立大檔案觀念

1.1 業(yè)務(wù)部門檔案收集意識誤區(qū)

企業(yè)的業(yè)務(wù)部門是文件資料形成、使用和傳遞的基層環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門重復(fù)收集、提交文件資料是造成重復(fù)歸檔的重要原因之一。當(dāng)前業(yè)務(wù)部門存在的普遍現(xiàn)象是以單獨業(yè)務(wù)的辦理為單元保存文件資料，比如審計部門對某項目進(jìn)行了審計，因為是其自身產(chǎn)生的文件，所以將該項目審計報告作為部門文件留存在部門文檔中，并于年終歸入文書檔案，而項目管理部門根據(jù)項目建設(shè)檔案要求將項目審計報告歸入該項目獨立檔案中，待項目完成后便統(tǒng)一歸入科技檔案。如此一來，同一份審計報告在檔案中出現(xiàn)了兩次，雖然對業(yè)務(wù)部門自我利用而言比較方便，但是對其他部門查閱利用就容易出現(xiàn)困擾。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，根本原因在于業(yè)務(wù)部門雖然具有一定的檔案保管意識，但僅僅將檔案視為本部門業(yè)務(wù)工作的參考憑證，沒有看到檔案作為整個企業(yè)信息資源的重要價值。

1.2 樹立檔案全過程和大檔案意識的作用

為避免出現(xiàn)上述重復(fù)歸檔情況，業(yè)務(wù)部門首先應(yīng)該樹立檔案全過程管理意識和大檔案意識。檔案全過程管理要求業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)辦理之初、文件資料產(chǎn)生之時就根據(jù)國家或企業(yè)相關(guān)規(guī)定確定其歸檔類目，由管理相應(yīng)類目的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔工作，其他協(xié)作部門只負(fù)責(zé)向其提供文件資料，不單獨向檔案管理部門提交資料。比如，項目建設(shè)檔案的審計報告是項目檔案的組成部分，應(yīng)由審計部門提供給項目管理部門，項目管理部門整理后將項目建設(shè)資料整體移交檔案管理部門，而審計部門不再單獨向檔案管理部門提交資料。這樣做可以將同一資料的出口控制在一個部門，避免出現(xiàn)重復(fù)提交檔案資料的情況。大檔案意識要求業(yè)務(wù)部門將自身的業(yè)務(wù)資料視為整個企業(yè)信息資源的有機(jī)組成部分，將其他部門的檔案資料作為自身業(yè)務(wù)參考的信息資源，各部門各業(yè)務(wù)要開放信息資源，使其可共享、可流動，杜絕那種認(rèn)為歸檔工作沒必要、檔案留在自己身邊更有利于今后查考利用的錯誤觀念。如此一來，在進(jìn)行業(yè)務(wù)參考時，即可隨時直接調(diào)取查閱對方的信息資源，不需要自己再去復(fù)制和留存一份，從而避免了部門重復(fù)歸檔，從源頭上杜絕了檔案的重復(fù)制作和提交。

業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將歸檔工作納入部門的考核獎懲體系，制定歸檔工作實施細(xì)則，根據(jù)歸檔工作的時效、質(zhì)量等進(jìn)行相應(yīng)的獎懲，提高他們對檔案工作重要性的認(rèn)識，調(diào)動檔案工作人員的積極性。

2. 明確檔案管理部門職責(zé)，互相協(xié)作統(tǒng)一管理

提高業(yè)務(wù)部門科學(xué)的歸檔意識，樹立檔案全過程管理意識和大檔案意識，能從源頭上避免重復(fù)歸檔。而作為檔案工作中樞機(jī)構(gòu)的檔案管理部門，對避免重復(fù)歸檔具有決定性的作用。

2.1 檔案管理部門歸檔工作現(xiàn)狀

檔案管理部門在統(tǒng)一機(jī)構(gòu)下根據(jù)檔案性質(zhì)不同一般分為科技檔案、文書檔案、人事檔案和財務(wù)檔案等，在許多單位這些檔案由不同的人員負(fù)責(zé)管理，各自接收各自的資料，相互之間是否有重復(fù)并不清楚。由于不同類別檔案之間在歸檔范圍上有所重合，如果檔案各處室之間交流不暢，容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔，比如某工程的批復(fù)文件，歸入文書檔案和科技檔案都有其合理性，因為文書檔案中的人事任免文件和財務(wù)文件是人事檔案和財務(wù)檔案中的重要組成部分。

2.2 檔案管理部門避免重復(fù)歸檔的相關(guān)對策

（1）規(guī)范歸檔范圍及整理要求。規(guī)范歸檔范圍及整理要求，使檔案整理有據(jù)可依，比如規(guī)定在資料歸屬有爭議的情況下，優(yōu)先考慮按相關(guān)性進(jìn)行歸檔，比如科研項目批復(fù)按照項目檔案管理規(guī)定應(yīng)是項目科技檔案的一部分，故按其相關(guān)性的密切度優(yōu)先歸入科技檔案。此外，考慮到要確保文書檔案的完整性，可將文件名列入文書檔案目錄，注明該文件歸入科技檔案某卷，這樣既避免了重復(fù)歸檔，又照顧了從不同檔案進(jìn)行檢索的實際需要。

（2）規(guī)范檔案資料登記錄入。規(guī)范檔案資料登記錄入，統(tǒng)一檔案名稱格式，科學(xué)設(shè)定標(biāo)識和關(guān)鍵字，利用信息化技術(shù)避免重復(fù)歸檔。檔案管理人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，仔細(xì)鑒別檔案資料的全部內(nèi)容，對檔案內(nèi)容進(jìn)行概括命名，文書檔案的案卷名稱應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，卷內(nèi)目錄要完整填寫順序號、文號、責(zé)任者、提名、日期、頁號、備注，基建檔案案卷題名應(yīng)包括單位或地區(qū)名稱、工程名稱、卷內(nèi)材料內(nèi)容及主要文種，科技檔案案卷則要準(zhǔn)確填寫項目名稱、代字、代號及組件、附件、階段代號和名稱。每一件檔案資料都要設(shè)定關(guān)鍵字，如年代、類目（行政、黨群、經(jīng)營、生產(chǎn)等）、項目名稱、階段等，一方面方便歸檔時將相關(guān)性密切的文件資料進(jìn)行組卷，另一方面也為歸檔后的復(fù)檢提供便利。比如，檢索“某項目一標(biāo)段”，則調(diào)出一標(biāo)段全部資料，再查看關(guān)鍵字為“招標(biāo)”的某幾個文件，如產(chǎn)生日期、頁號等，如果完全一致，則有可能該文件被重復(fù)歸檔，進(jìn)而可查閱實際文件進(jìn)行確認(rèn)。通過上述方法，可有效避免多人合作整理同一項目資料可能出現(xiàn)的重復(fù)歸檔問題。

（3）規(guī)范資料接收機(jī)構(gòu)和工作流程。規(guī)范資料接收機(jī)構(gòu)，應(yīng)縮小檔案接收部門，多渠道遞交資料，入口只設(shè)定一個檔案接收部門。這個唯一的檔案接收部門負(fù)責(zé)對收集資料進(jìn)行甄別，根據(jù)歸檔范圍及整理要求，將資料分入對應(yīng)的檔案門類進(jìn)行歸檔，避免各種檔案各自為政、交叉作業(yè)。檔案接收部門應(yīng)精簡工作流程，采用數(shù)字化技術(shù)將接收、審核、登記、錄入等環(huán)節(jié)集成操作，管理員通過對比數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息即可對資料是否留存、留存歸入去向等進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，避免資料重復(fù)采集；要加強(qiáng)管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保錄入信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、工作流程上下環(huán)節(jié)銜接，同時，可利用圖文識別軟件等技術(shù)提高錄入速度和準(zhǔn)確率。檔案接收部門還應(yīng)根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀和國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類，并將分類以制度的形式固化下來，向整個企業(yè)推而廣之，使其成為全員共識，以此減少習(xí)慣思維的干擾。

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著力提高檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織科技、文書、財務(wù)、人事等不同類型的檔案管理人員進(jìn)行交流，也可定期輪崗，擴(kuò)大檔案工作人員視野，鍛煉業(yè)務(wù)能力。組織工作人員提前主動進(jìn)入工程科研項目收集檔案資料，全程參與項目管理過程，熟悉各類工程科研情況，督促項目兼職檔案員做好收集整理工作，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍。

3 重視檔案利用反饋，推動檔案資源共享利用

3.1 檔案資料的動態(tài)化現(xiàn)狀

檔案資料歸檔之后并不是完全固定下來，隨著時間的推移、人們認(rèn)識的深入，不斷會有新的資料產(chǎn)生并要求歸檔，這中間存在一定的時間差，有可能造成重復(fù)歸檔。另外，某一類檔案如基建項目檔案一般要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工多個階段，文件資料形成周期長、涉及面廣，也容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔現(xiàn)象。比如，某一項目的批復(fù)由項目組負(fù)責(zé)人開會帶回，為復(fù)印件，后交由檔案部門歸檔，兩年后項目竣工時，項目組從上級機(jī)關(guān)取得了批復(fù)原件并歸入科技檔案。顯然后者的原件比前者的復(fù)印件更具有權(quán)威性和保存價值，而兩份檔案資料相差兩年，重復(fù)歸檔一時之間難以發(fā)現(xiàn)。

3.2 業(yè)務(wù)部門反饋對優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)的作用

為避免上述這種情況，檔案管理部門可以采取前文所說的關(guān)鍵字檢索的方法，定期篩查重復(fù)檔案。而業(yè)務(wù)部門在查閱信息資料時，由于其業(yè)務(wù)工作的需要，必然對檔案內(nèi)容作深入研讀，也就更加容易發(fā)現(xiàn)重復(fù)歸檔的問題。出于對檔案準(zhǔn)確性的客觀要求，檔案查閱人必然不會放過重復(fù)歸檔問題，會通過反復(fù)比對等手段確定唯一的參考依據(jù)，實際上幫助檔案部門鑒定、剔除了重復(fù)的檔案資料。這種互相促進(jìn)的效應(yīng)需要得到高度重視并加強(qiáng)鼓勵和引導(dǎo)。檔案管理部門在檔案查詢利用環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)設(shè)置查閱人反饋環(huán)節(jié)，且將反饋環(huán)節(jié)設(shè)置為必填項，督促查閱人反饋意見。對有價值的反饋內(nèi)容應(yīng)該進(jìn)行獎勵，比如開放知識社區(qū)的閱讀權(quán)限、延長檔案借閱時間、提供編研資料參考等，或與部門考核獎懲體系掛鉤進(jìn)行獎勵，調(diào)動業(yè)務(wù)部門和全員參與檔案建設(shè)的積極性。

為切實推動檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的互幫互助，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的工作聯(lián)系，想方設(shè)法為業(yè)務(wù)部門利用檔案提供方便的途徑和方式，確保其及時、準(zhǔn)確、全面地查找到所需要的檔案資料。通過檔案信息檢索的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實現(xiàn)檔案信息查詢的全面、準(zhǔn)確和快速。以檔案信息資源為紐帶，構(gòu)建檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門之間協(xié)同聯(lián)動、分級授權(quán)、開放透明的檔案信息共享機(jī)制，更好地推動檔案資源共享利用，發(fā)揮其應(yīng)有的寶貴價值。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]姜之茂.檔案人員崗位培訓(xùn)教程[M].北京：中國檔案出版社，2006.

[2]梁正銀.歸檔文件整理指南[M].武漢：湖北人民出版社，2003.

[3]郭傳玲.淺析設(shè)計單位科技檔案歸檔[J].山東電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2012（6）：78-80.