任桐閱

摘 要：隨著當前我國社會整體的進步和不斷發(fā)展，傳統(tǒng)工作模式下的紙質(zhì)載體已經(jīng)不能很好的滿足當前社會的實際需求，因此現(xiàn)代檔案的形式也不再僅僅局限于紙質(zhì)載體，逐漸開始以電子文檔和音頻、圖像等形式出現(xiàn)，但是這些形式都給我國檔案管理工作的開展帶來了很大的難度。在社會信息化不斷發(fā)展的情況下，檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也更加嚴峻，新形勢下要求檔案管理工作向著更為規(guī)范化的方向發(fā)展，針對這種情況，本文就將針對新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化進行有效研究和分析，希望對這項工作的開展起到更大的幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢下；檔案管理工作；規(guī)范化

一、開展檔案管理工作規(guī)范化的重要性

檔案管理工作的規(guī)范化開展是一項十分重要的環(huán)節(jié)，其對于企事業(yè)的發(fā)展將產(chǎn)生十分重要的意義。檔案管理和企事業(yè)管理、發(fā)展等都存著較為密切的聯(lián)系，因此對于企事業(yè)的經(jīng)營或是管理都將產(chǎn)生重要的影響。檔案作為企事業(yè)發(fā)展建設(shè)環(huán)節(jié)中的重要依據(jù)，做好這項工作就顯得尤為重要。但是經(jīng)過筆者的實際研究發(fā)現(xiàn)，當前很多企事業(yè)單位在對檔案進行管理的過程中仍然存在很多問題，比如缺乏對現(xiàn)代技術(shù)的科學應(yīng)用或是檔案管理方式仍然比較落后等。在檔案形式多樣化發(fā)展的今天，只有不斷將這項工作向著規(guī)范化的方向進行發(fā)展，才能對檔案管理的整體水平進行有效提升。那么要想實現(xiàn)這項工作的規(guī)范化，首先就要加強對檔案管理方式的完善，及時更新檔案管理觀念，對工作效率和水平進行有效提高[2]。

想要將檔案管理工作做好，首先需要檔案管理者具有較高的責任意識以及工作的責任心。對檔案管理工作還要有全新的認識，這樣才能進一步將工作不斷完善。將這項工作做好，對整個單位發(fā)展而言有著非常重要的意義。檔案管理工作有著承上啟下的作用，它不但是對現(xiàn)有工作的總結(jié)還是對歷史工作的歸納，具有書寫歷史真實面貌的重要意義，并且它對衡量人員工作質(zhì)量和工作效率而言，也有著不可替代的作用。檔案管理工作規(guī)范化是當前工作發(fā)展的需要，也是一個單位放眼未來，規(guī)劃未來的重要依據(jù)。通過檔案的記載，能夠明確單位的工作現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)其存在的諸多不足，加以改正，這對工作的進一步開展有著不可替代的作用。對企業(yè)而言，檔案管理工作不但能夠給經(jīng)營者和決策者一定的理論依據(jù)，還可以為企業(yè)與多放的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。當前社會競爭已趨向白日化，要從根本上使工作得到進一步改善，則需要不斷創(chuàng)新意識、創(chuàng)新思維，從而使工作與時俱進，不斷進步與發(fā)展。

二、傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的主要問題

（1）對檔案管理工作缺乏必要的重視.當前很多企事業(yè)單位在進行檔案管理工作中的仍然存在對工作的不重視、甚至是敷衍的情況，同時很多企事業(yè)在實際工作中也沒有對檔案的重要性進行正確認識，因此對檔案管理工作缺乏正確的認識，還有一些企事業(yè)單位領(lǐng)導認為這項工作是一項無用的環(huán)節(jié)，這就使得對檔案管理工作的開展造成了十分嚴重的影響和阻礙，同時這也導致了檔案管理工作中缺乏有效的監(jiān)管和監(jiān)督，使工作有效性也造成了較為明顯的影響。

（2）檔案管理工作的不規(guī)范性.通過筆者的實際研究發(fā)現(xiàn)，很多企事業(yè)或是檔案管理工作中，并沒有相應(yīng)的設(shè)置檔案管理工作專員。因此在對檔案管理工作進行開展時，經(jīng)常會臨時抽調(diào)其他部門的工作人員對其進行管理，嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。同時這些臨時的工作人員通常也并不具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，因此工作中經(jīng)常會造成檔案的遺失[3]。

（3）檔案管理方式相對比較落后.在當前社會的整體發(fā)展過程中，信息化發(fā)展趨勢十分明顯，但是仍然有很多企事業(yè)單位在檔案管理工作中采用傳統(tǒng)的工作方式，缺乏對現(xiàn)代科學技術(shù)的有效應(yīng)用，甚至一些企事業(yè)單位在檔案管理過程中仍然停留在人工管理形式。這種工作方式已經(jīng)很難有效滿足社會中日益發(fā)展和復雜的檔案管理工作需求，很容易造成檔案中的問題。

三、新形勢下檔案管理工作進行規(guī)范化的措施

在上文的論述中我們能明確認識到，規(guī)范的檔案管理工作對于國家機關(guān)或是企事業(yè)單位的發(fā)展都將起到十分重要的作用。但是，基于上述問題，我們也應(yīng)該正確認識到這項工作存在的不足。因此在全新的發(fā)展形勢下就要對檔案管理規(guī)范化進行加強。

（1）對檔案管理工作的重視程度進行提升，首先在這項工作的開展過程中，相關(guān)的企事業(yè)領(lǐng)導應(yīng)該對檔案管理的重視程度進行提升，同時領(lǐng)導要對檔案管理工作的價值和意義進行正確認識，進一步對檔案管理工作的態(tài)度進行正視，進一步對檔案管理工作規(guī)范化的進程進行促進[4]。

（2）對檔案管理的相關(guān)制度進行建立健全，檔案管理工作的規(guī)范化開展需要在科學、規(guī)范的制度條件下進行保證，因此，要對管理制度中的責任進行制定和明確，比如檔案借閱的保密制度、庫房管理制度等制度的建設(shè)，通過這種方式對檔案管理制度進行更有效的完善和優(yōu)化。

（3）對檔案管理工作人員的整體素質(zhì)進行提高，在對檔案管理工作進行開展的過程中還要定期對工作人員進行專業(yè)的培訓，不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平，同時要求檔案管理工作人員在工作開展中也要注重對自身素質(zhì)的提升，從而在實踐環(huán)節(jié)中進一步實現(xiàn)對自我工作上的總結(jié)和缺點的改進，通過這種方式更有效的對檔案管理工作的專業(yè)性進行提升，進一步提升工作人員自身的綜合素質(zhì)。

（4）完善檔案管理體系.在新形勢下檔案管理工作中，各行各業(yè)的領(lǐng)導為了落實檔案管理的規(guī)范化，就應(yīng)該先認識到檔案管理中存在缺陷的體系，認識到檔案管理工作無法得到有效落實的原因，從而采取針對性的措施，并且將檔案管理體系和制度實現(xiàn)進一步的完善。在檔案管理工作中，檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進行收集、整理、記錄、存儲，并將已有資料的真實性、可靠性進行核對，以便后期的查證。與此同時，在企事業(yè)的檔案管理工作中，一定要將人力資源檔案、儀器設(shè)備檔案、物資管理檔案等各種類型的檔案進行分類管理，將這些檔案管理進行分類、集中處理，從而有效的實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、合理性、科學性，但是值得注意的是一定要根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)制定相關(guān)的檔案管理體系，從而不斷的提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作量，從而使得檔案管理工作滿足新形勢。

（5）積極利用現(xiàn)代化技術(shù)，在檔案管理工作開展中，適當利用先進技術(shù)對其進行管理將在很大程度上減少工作人員的工作量，同時還將大大的減少檔案管理所需要的空間，不僅在很大程度上提升了工作效率，也將使檔案資料整理的更加規(guī)范，對于查找起來也將更加便利[5]。

參考文獻

[1] 周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇：下半月，2015，62（9）：141-142.

[2] 楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術(shù)企業(yè)（中旬刊），2015，14（2）：173-174.

[3] 富靖蘋.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江科技信息，2012，36（25）：112-112.

[4] 連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，62（7）：59-59.

[5] 劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營科技，2014，84（3）：119.十四期八月底出刊

（作者單位；河北省民政廳軍隊離退休干部第二休養(yǎng)所）