楊愛東

摘 要：在當今這個信息時代，企業(yè)的生存與發(fā)展離不開對大數(shù)據(jù)的應用，企業(yè)通過對各種相關數(shù)據(jù)的收集、分析與運用，可以有助于在生產(chǎn)經(jīng)營決策中作出準確判斷和風險管控。這些數(shù)據(jù)信息需要通過專業(yè)人員利用相應的信息化工具對管理流程的設計及應用來實現(xiàn)。建筑企業(yè)作為國民經(jīng)濟的重要產(chǎn)業(yè)之一，也同樣需要加強信息化建設來促進企業(yè)提高經(jīng)營管理水平，進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益，本文擬從建筑企業(yè)的信息化管理現(xiàn)狀入手，談談信息化在企業(yè)財務管理中如何有效運用。

關鍵詞：信息化 建筑企業(yè) 財務管理

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）06（a）-091-02

建筑企業(yè)的財務管理主要特點：（1）資金周轉額較高；（2）供應商信息量較大；（3）生產(chǎn)進度對項目總成本直接影響較大；（4）項目現(xiàn)場財務工作和總部財務管理需要有機結合等。隨著企業(yè)的發(fā)展，項目規(guī)模也會更大，為了提升財務管理效率和效果，對財務管控相關信息采集的準確性和及時性要求會越來越高，因此，信息化系統(tǒng)在建筑企業(yè)，尤其是較大規(guī)模的建筑企業(yè)財務管理中應用的重要性也日益凸顯起來。

1 建筑企業(yè)信息化應用的現(xiàn)狀分析

1.1 企業(yè)對信息化重視程度

建筑企業(yè)信息化應用起步相對較滯后，尤其是營改增以前，基于控成本因素考慮，大多數(shù)建筑施工企業(yè)更傾向于向個體工商戶或個人購買材料、設備和勞務。由于此類供應商較正規(guī)企業(yè)相比，雖有一定價格優(yōu)勢，但產(chǎn)品或服務質量的穩(wěn)定性不足，履約能力也難以保障，生產(chǎn)風險大多依靠建筑企業(yè)負責人或項目經(jīng)理的經(jīng)驗判斷來把握。

1.2 項目負責人對信息化應用意愿不強

建筑企業(yè)多以項目經(jīng)理負責制，而資深的項目經(jīng)理大多已有相對穩(wěn)定的長期供應商和合作伙伴，合同談判及成本管控也大多親自主導進行?；趦炔扛偁幍纫蛩氐目紤]，有的項目負責人甚至不愿意主動分享已有信息資源，從自身角度對信息化需求并不強。

1.3 外部聯(lián)系單位數(shù)據(jù)采集困難

信息化平臺建設中，數(shù)據(jù)采集的質與量相當于人的血液，由于建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息中涉及大量的外部單位，例如建設單位、政府部門、供應商、公共資源交易價格網(wǎng)站等，這些信息往往需要主動采集，有的信息采集需要對方必要的配合，因此，能否及時準確采集到有價值的信息，存在一定難度。

2 信息化應用的優(yōu)勢

既然建筑企業(yè)對信息化應用的現(xiàn)狀不盡理想，為什么還要分析信息化建設的必要性呢？信息化的科學運用，能給企業(yè)帶來什么益處呢？

2.1 資源共享、優(yōu)勢整合

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營資源等信息來自于企業(yè)各個部門，以及外部各相關渠道，通過信息化平臺的建設，將企業(yè)所需共性信息進行整合，可以建立有效的信息資源庫，各個部門可以高效查詢信息，進行方案比對，有利于提高選擇質量和效率。通過大數(shù)據(jù)的橫向和縱向分析，也可以更全面、更客觀地做出科學的判斷和管控。

2.2 及時分析、動態(tài)預警

傳統(tǒng)企業(yè)財務職能為事后反映，即業(yè)務發(fā)生后進行財務記錄與核算，相對業(yè)務活動的發(fā)生過程有一定滯后性，難以及時發(fā)現(xiàn)問題、分析原因和及時進行財務管控。通過信息化平臺應用，由于各相關業(yè)務流程的環(huán)節(jié)可以聯(lián)動，可以隨時查詢和監(jiān)控業(yè)務動態(tài)，調取相關信息進行分析決策，這樣更有助于企業(yè)財務管理職能前置，進行事前計劃、事中管控，事后分析全方位的財務管理。

2.3 提高效率、降低管理成本

財務核算中涉及大量數(shù)據(jù)信息的記錄、計算與歸集，由于企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動具有一定的周期循環(huán)性，財務核算和分析也同樣有大量重復性質的工作內容。隨著企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務量的增加，如果不依靠信息化系統(tǒng)工具，就需要大量投入人力，一方面管理成本會增加；另一方面隨著數(shù)據(jù)的日益龐雜，工作差錯率也可能增加。如果提前做好財務管理信息化平臺建設，完全可以實現(xiàn)既解放了相應的人力資源，又能提高財務工作效率和工作質量。

3 信息化應用的難點和關鍵點

3.1 明確需求分析

信息化建設是個系統(tǒng)工程，不僅需要熟悉企業(yè)管理運行情況，還要掌握一定IT知識。對企業(yè)自身而言，就是要盡可能準確描述信息化建設目標，主要包括明確組織構架、審批流程及相應權限、預算管理控制要點、客戶及供應商等數(shù)據(jù)的采集與引用，信息數(shù)據(jù)的輸出及共享范圍等。對軟件服務商而言，首先要了解企業(yè)需求，通常進場第一步就是先進行詳細的需求調研，梳理企業(yè)審批流程、管控模式，分析各操控點及各個生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)信息之間的內在關聯(lián)性等。一般情況下，軟件商的標準模塊不能完全滿足企業(yè)的個性化需求，軟件服務商還需評估二次開發(fā)的可行性。如未進行詳細的需求確認就草率簽約上線，實際運行效果往往大打折扣，企業(yè)和軟件商互不滿意，難以實現(xiàn)企業(yè)信息化建設初衷。

3.2 產(chǎn)品工具選擇

目前的財務EPR管理軟件、OA辦公自動化系統(tǒng)、項目管理軟件等各類軟件中都可以實現(xiàn)涵蓋財務管理、人力資源管理、供應商信息管理、生產(chǎn)信息管理等各管理模塊，但真正能將各個數(shù)據(jù)有效融合應用卻并非易事。首先要考慮的是全部整合到同一管理平臺，還是分別應用不同的軟件，通過各軟件相同的代碼進行關聯(lián)。兩種方案各有利弊，根據(jù)筆者的工作實踐，規(guī)模小的企業(yè)由于數(shù)據(jù)精細化程度相對不高，建議考慮第一種方案；術業(yè)有專攻，規(guī)模較大的集團公司建議根據(jù)企業(yè)需求，分別篩選各模塊相對成熟的供應商，再整合起來。

3.3 成本投入決策

信息化建設包括軟件、硬件等各項成本投入，有的可以直接采購，但企業(yè)管理模式各不相同，標準化的管理系統(tǒng)往往難以滿足企業(yè)個性化管理需求。大部分有規(guī)模較大的建筑企業(yè)仍會選擇軟件二次開發(fā)。包括硬件配置、軟件開發(fā)和實施費用等總體成本投入從幾萬、幾拾萬，到上百萬甚至數(shù)千萬不等。由于信息化建設周期一般較長，且需要先投入才可能逐漸見到成效。企業(yè)首先要量力而行，明確信息化投入預算如何達到最佳的投入產(chǎn)出比，需要全面系統(tǒng)的分析需求、評估可行性與成本效益后方能做出準確的決策。

3.4 相關人員培訓

所有的管理系統(tǒng)都需要相應的人員進行操作。雖然通用的信息化軟件操作越來越人性化，但對信息輸入和使用仍需要進行相關的培訓和要求。前面提到信息采集的重要性，信息化建設的優(yōu)勢是否能充分體現(xiàn)，對信息的輸入準確性和及時性要求較高，準確及時有效的信息有助于進行科學分析和判斷，反之，錯誤的信息也會誤導決策。另外對信息使用人而言，除了加強業(yè)務培訓，職業(yè)道德教育也不容忽視。核心的信息數(shù)據(jù)是企業(yè)的財富，也是企業(yè)的商業(yè)機密，保障企業(yè)信息安全、加強流程管理、數(shù)據(jù)分級共享和人員管理也是企業(yè)信息化建設的重要內容之一。

4 信息化具體實施運用

4.1 財務軟件的應用

財務軟件是企業(yè)管理軟件之一。財務軟件有單機版和網(wǎng)絡版，主要應用于資金管理、往來賬目以及財務收支狀況等方面的核算與管理。大型財務管理系統(tǒng)即ERP（Enterprise Resource Planning）軟件，一般包含如下子模塊或子系統(tǒng)：總賬管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、客戶及應收應付管理系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)、財務分析系統(tǒng)等。

應用財務軟件可以使財務人員將編制記賬憑證、登記明細賬、總賬、對賬和編制財務報表等工作壓縮，以錄入記賬憑證和對賬為主，自動完成登記明細賬和總賬，并實現(xiàn)自動生成按財務報表。將財務人員從傳統(tǒng)財務繁雜重復勞動中解放出來，有助于提高財務管理職能的發(fā)揮。

4.2 財務軟件和OA辦公系統(tǒng)的結合

OA辦公系統(tǒng)中OA是Office Automation的簡寫，即辦公自動化系統(tǒng)，隨著辦公自動化系統(tǒng)的普及應用，以及建筑企業(yè)項目異地管理的需要，項目初具規(guī)模的建筑企業(yè)會選擇使用OA系統(tǒng)進行業(yè)務流程審批、會務管理、內部信息溝通等。

財務軟件和OA辦公系統(tǒng)相結合，可以將合同管理、項目生產(chǎn)進度與收支財務核算進行關聯(lián)，集合同審批與登記、項目進度動態(tài)更新和按合同節(jié)點開票到賬確認收入等業(yè)務流程為一條線，每個流程節(jié)點的使用人可以即時了解相關動態(tài)，財務人員一次錄入財務收支信息，多點共享數(shù)據(jù)，大大提高協(xié)同辦公的效率。舉例說明以下幾點。

（1）經(jīng)營部門在OA系統(tǒng)中發(fā)起新增合同審批表，錄入合同收款條件和相應節(jié)點、履約擔保等信息，相關數(shù)據(jù)自動關聯(lián)到項目動態(tài)信息表中。

（2）項目部在OA系統(tǒng)中每月根據(jù)實際進展情況在項目動態(tài)信息表中更新完工產(chǎn)值、形象進度等實際生產(chǎn)信息，涉及到與合同收款節(jié)點匹配的信息關聯(lián)至開票申請表。

（3）財務部根據(jù)開票申請表辦理開具發(fā)票、催收應收賬款及時到賬，并自動在財務軟件中生成記賬憑證，登記應收賬款、收入和貨幣資金等明細賬。

（4）項目部OA填報付款申請單，審批后財務辦理支付，并在財務軟件中生成記賬憑證，登記應付賬款、項目成本和貨幣資金等明細賬。

（5）需要注意的是，財務軟件和OA系統(tǒng)中項目代碼應保持一致，以保障數(shù)據(jù)可以準確的相互引用，并且財務軟件用的項目收支數(shù)據(jù)可以即時映射到OA系統(tǒng)中項目相關表單中，便于OA流程中各使用人及時了解本項目收支情況。

4.3 財務軟件和網(wǎng)站平臺的結合

較大企業(yè)基于自身發(fā)展和宣傳需要，會建設自己的企業(yè)網(wǎng)站。有助于展示企業(yè)自身的實力，使更多的客戶和其他合作伙伴了解企業(yè)、認同企業(yè)。由于財務軟件和OA辦公系統(tǒng)均為企業(yè)內部人員使用，外部人員的有效信息不便于自動采集。但由于企業(yè)網(wǎng)站是對外公開的平臺，在網(wǎng)站門戶開通供應商等外部使用人輸入端口，設定相關錄入窗體，更方便企業(yè)和合作伙伴雙方的信息交流，財務系統(tǒng)也可直接關聯(lián)供應商信息，并動態(tài)進行供應商信用管理和分析。項目管理人員也可以了解和掌握更全面的供應商數(shù)據(jù)，及時把控風險，提高議價和談判能力。舉例說明以下幾點。

（1）供應商通過企業(yè)門戶網(wǎng)站可查詢招標信息，如有意向，可注冊ID，填寫供應商基本情況信息表，達成初步意向后即可自動關聯(lián)入企業(yè)OA辦公系統(tǒng)，列入企業(yè)供應商庫。

（2）生產(chǎn)部門在OA系統(tǒng)中完成合同審批及根據(jù)合同節(jié)點進行付款審批。

（3）財務部門辦理后在OA系統(tǒng)更新支付信息并導入財務軟件系統(tǒng)，生成記賬憑證和供應商往來賬。

（4）最終通過網(wǎng)站、OA系統(tǒng)和財務軟件的信息關聯(lián)，供應商可以自助核對往來賬，生產(chǎn)部門也可以即時掌握付款進度，防范超付風險。

5 結語

信息化建設對建筑企業(yè)而言是個系統(tǒng)工程，不能一蹴而就。俗話說：“磨刀不誤砍柴工”，每個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和財務管理都有其個性化需求，企業(yè)的信息化建設需要充分認證，必須做好頂層設計，信息化建設也不是僅依靠財務一個部門就能實現(xiàn)的，需要決策層的高度重視，由各相關部門的協(xié)同配合來完成。在建設期和使用初期勢必會增加一定工作量和成本投入，但隨著企業(yè)業(yè)務量的增長，信息化系統(tǒng)也需要不斷完善，科學的信息化系統(tǒng)運用的優(yōu)勢一定會日益顯現(xiàn)出來，持續(xù)為企業(yè)的發(fā)展助力。

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