史宏偉
摘 要:近幾年,隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起,微信、客戶端、自媒體等新興電子傳媒的出現(xiàn),傳統(tǒng)媒體失去了往日“壟斷”的優(yōu)勢(shì)地位,尤其是以紙質(zhì)形態(tài)呈現(xiàn)的報(bào)紙,受到的沖擊更大,報(bào)紙的發(fā)行量、零售量出現(xiàn)連續(xù)下滑的趨勢(shì),加之部分從業(yè)的傳媒人沒(méi)有“與時(shí)俱進(jìn)”,沒(méi)有以積極主動(dòng)的心態(tài)去適應(yīng)和迎接時(shí)代新變化,導(dǎo)致作為報(bào)紙收入主要來(lái)源的報(bào)刊廣告收入也隨之出現(xiàn)斷崖式下滑。
關(guān)鍵詞:傳媒業(yè) 應(yīng)收賬款 內(nèi)部代理 外部代理
中圖分類號(hào):F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):2096-0298(2018)11(c)-083-03
這一情況在東北的傳媒業(yè)尤其明顯,我們也從上市相關(guān)企業(yè)公示的報(bào)表中的收入與成本數(shù)據(jù)得到了證實(shí)。紙張價(jià)格上漲、印刷費(fèi)用、發(fā)行的人工費(fèi)用增加等所導(dǎo)致成本卻不斷增加,企業(yè)為“節(jié)約資金、控制成本”,往往會(huì)減少印刷量和發(fā)行量,導(dǎo)致收入更加減少,但是,收入較少的同時(shí),企業(yè)的應(yīng)收賬款并未相應(yīng)“減少”,企業(yè)資金回收緩慢,進(jìn)而企業(yè)經(jīng)營(yíng)形成“惡性循環(huán)”。應(yīng)收賬款是公司資產(chǎn)的重要組成部分,對(duì)它的管理是否完善直接影響著公司的發(fā)展。經(jīng)調(diào)研,應(yīng)收賬款增加的主要原因除了因新媒體出現(xiàn)拓寬了企業(yè)的可選擇空間之外,為了擴(kuò)大紙質(zhì)傳媒銷售收入,本著挽留老客戶,爭(zhēng)取新客戶的理念,相關(guān)業(yè)務(wù)人員在承攬廣告業(yè)務(wù)時(shí)作出了一些賒銷讓步,實(shí)際并未完全按照合同執(zhí)行,導(dǎo)致應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回,期末余額較大。
一般來(lái)講,對(duì)企業(yè)而言,收入增加,應(yīng)收賬款一般也隨之增加,只要增加的應(yīng)收賬款能夠按部就班如期收回,提升應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率,加快資金周轉(zhuǎn),形成良性循環(huán),就能滿足企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)需要,但公司應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回,將嚴(yán)重影響公司的現(xiàn)金流動(dòng),這對(duì)于公司的可持續(xù)發(fā)展是十分不利的,因此加強(qiáng)公司應(yīng)收賬款的管理是十分必要的。
以下從通用行業(yè)和紙質(zhì)傳媒業(yè)特色幾個(gè)方面來(lái)分析應(yīng)收賬款的管理策略和分析應(yīng)對(duì)。
1 客戶的篩選
(1)通用行業(yè)。
很多公司有專門的客戶管理部門來(lái)進(jìn)行,一般包括客戶的公司名稱、地址、電話、注冊(cè)資金、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)種類等資料客戶基礎(chǔ)資料;包括客戶的銷售實(shí)績(jī)、市場(chǎng)份額、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和市場(chǎng)地位、與競(jìng)爭(zhēng)者的關(guān)系及于本公司的業(yè)務(wù)關(guān)系和合作情況等在內(nèi)的業(yè)務(wù)狀況;還有客戶的市場(chǎng)形象、聲譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、信用狀況、相應(yīng)的資質(zhì)和證明等。如果客戶資質(zhì)或資料不全/不能滿足需求的,則不能成為公司的客戶。
(2)紙質(zhì)傳媒業(yè)現(xiàn)狀。
因地位改變、同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)等原因,傳統(tǒng)的方法不再奏效。相比于通用行業(yè)的嚴(yán)格篩選,傳媒業(yè)相對(duì)要“寬松”的多,已經(jīng)降低標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行,甚至“來(lái)者不拒”??蛻舻幕A(chǔ)證明資料往往不提交或提交不及時(shí),更深層次的詳細(xì)資料更是基本沒(méi)有。
(3)分析及應(yīng)對(duì)。
相關(guān)資料需要公司層面進(jìn)行制度規(guī)定和相應(yīng)的歸檔,結(jié)合業(yè)務(wù)員查詢、要求客戶提供基礎(chǔ)信息等進(jìn)行資料收集和歸檔,同時(shí)必須設(shè)置選擇客戶的“底線”要求——如沒(méi)有相關(guān)的違法違規(guī)記錄、信用良好等。當(dāng)然,對(duì)于長(zhǎng)期的、優(yōu)質(zhì)、行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶等,條件可適當(dāng)放寬。
2 合同
(1)通用行業(yè)。
合同應(yīng)作為訂單和發(fā)貨的前置審核要素。沒(méi)有訂立合同的客戶,允許以錢貨兩清,但不享受任何政策。如果需要享受政策的,必須書面報(bào)總經(jīng)理審批。
(2)紙質(zhì)傳媒業(yè)現(xiàn)狀。
因客戶預(yù)算和審批周期變長(zhǎng),導(dǎo)致部分合同無(wú)法簽訂、即便補(bǔ)簽也不完全按照合同執(zhí)行。
很多是對(duì)方的固定制式合同,付款和發(fā)票等條件無(wú)法更改。對(duì)于代理公司的框架協(xié)議約束有限。
(3)分析及應(yīng)對(duì)。
補(bǔ)簽合同是可以在制度中要求的,合同中的付款等主要條件也可以有相關(guān)的授權(quán)或簡(jiǎn)易協(xié)議代替;對(duì)于即便合同中“無(wú)法”加入約束、懲罰條款的合同,也可以加入如果按照合同約定執(zhí)行,可以利用報(bào)紙宣傳公示“優(yōu)質(zhì)客戶名單”,如果不按合同執(zhí)行可能“公示”等手段來(lái)進(jìn)行“軟約束”。
3 信用額度
(1)通用行業(yè)。
客戶資信管理包括信用額度、信用期限、信用政策三方面內(nèi)容,由財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部共同確定。新開(kāi)發(fā)的客戶,必須按規(guī)定的客戶開(kāi)發(fā)審批程序?qū)ζ湔归_(kāi)資信調(diào)查,作為客戶管理和法務(wù)部評(píng)審的依據(jù)之一。因特殊情況中途需要調(diào)整鋪底應(yīng)收賬款的,也需要走嚴(yán)格的審批程序,同時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)維護(hù),定期檢查和調(diào)整。
(2)紙質(zhì)傳媒業(yè)現(xiàn)狀。
對(duì)信用額度的規(guī)范較少或過(guò)于粗放。
(3)分析及應(yīng)對(duì)。
建立專門的信用管理機(jī)構(gòu),在業(yè)務(wù)開(kāi)展前后要有專門人員對(duì)客戶的信用情況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估,應(yīng)充分考慮銷售商的商業(yè)信譽(yù)、資本實(shí)力、還債能力、經(jīng)營(yíng)狀況等因素。不能只追求銷售量和利潤(rùn)最大化而忽視了應(yīng)收賬款的可收回性和現(xiàn)金流入。
對(duì)代理公司,無(wú)論是內(nèi)部代理還是外部代理,都可以應(yīng)用,雖然在一定程度上,傳統(tǒng)的媒體沒(méi)有過(guò)多的主動(dòng)權(quán),但依然有一定的優(yōu)勢(shì);對(duì)于內(nèi)部代理,可控制總額度、銀行流水、保證金等方式來(lái)保證和促進(jìn)回款,超過(guò)額度暫停業(yè)務(wù)辦理、停止提成等方式;外部代理,在簽署年度框架協(xié)議的同時(shí),超額完成可增加獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先續(xù)約權(quán),消極則取消代理權(quán)。
4 紙質(zhì)傳媒業(yè)應(yīng)收賬款管理
4.1 責(zé)任落實(shí)、歸口管理
應(yīng)收賬款的收款責(zé)任按“誰(shuí)管轄、誰(shuí)銷售、誰(shuí)回款”的原則,由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)。業(yè)務(wù)人員不得以其他人員的工作失誤作為理由怠于行使收款職責(zé)。
公司要明確應(yīng)收賬款管理的責(zé)任部門和責(zé)任人,發(fā)生應(yīng)收賬款后,財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)均應(yīng)應(yīng)收賬款的項(xiàng)目進(jìn)行不同維度的管理,定時(shí)分析應(yīng)收賬款的結(jié)構(gòu)、賬齡等情況,隨時(shí)檢查應(yīng)收賬款有無(wú)異?,F(xiàn)象,防止相關(guān)交易人員與客戶相互勾結(jié),破壞公司自身利益的舞弊事項(xiàng)的發(fā)生;業(yè)務(wù)人員交替或離職,必須進(jìn)行交接。交接未完的,不得離崗,交接不清的,責(zé)任由交者負(fù)責(zé),交接清楚后,責(zé)任由接替者負(fù)責(zé);涉及賬務(wù)方面的,必須將所涉資料交財(cái)務(wù)部門保管或備案,否則,公司可拒絕發(fā)放工資和費(fèi)用報(bào)銷。由此引起的經(jīng)濟(jì)損失,由交接雙方和其直接上級(jí)共同承擔(dān)。涉及客戶資料信息的,由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部交接,如果建立客戶報(bào)備制度或者有CRM系統(tǒng),則交接會(huì)更為順暢。涉及應(yīng)收賬款管理要求的移交信息應(yīng)包括但不限于以下幾個(gè)方面:客戶資料、對(duì)賬函、擔(dān)保事項(xiàng)、未回款客戶及金額承接等。
4.2 對(duì)賬
對(duì)于直簽客戶和外部代理客戶,按季度/半年度時(shí)間節(jié)點(diǎn),結(jié)合事務(wù)所函證等形式即可進(jìn)行,但因涉及到的客戶數(shù)量太多、客戶種類參差不齊,導(dǎo)致回函的比例相對(duì)較小,所以不能完全按照審計(jì)的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行。對(duì)內(nèi)部代理公司來(lái)說(shuō),要求公司的業(yè)務(wù)員每月根據(jù)財(cái)務(wù)提供的數(shù)據(jù)與對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)后業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)是非常必要的。
這里需要說(shuō)明的是,有關(guān)客戶賬務(wù)資料的所有信息來(lái)源均由財(cái)務(wù)部門提供,如:對(duì)賬函、對(duì)賬單等,業(yè)務(wù)人員不得擅自以自行記錄的備查資料提供給客戶。業(yè)務(wù)人員應(yīng)按對(duì)賬計(jì)劃按時(shí)保質(zhì)完成對(duì)賬任務(wù)。銷售人員擅自以自行記錄的備查資料與客戶對(duì)賬的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),按200~500元/次予以考核。
一般來(lái)講,從公司成立之初,每月核對(duì)簽字,基本不會(huì)出現(xiàn)不符的問(wèn)題,問(wèn)題主要存在于不及時(shí)對(duì)賬或者出現(xiàn)差異后未及時(shí)調(diào)整、代理公司的回款、業(yè)務(wù)人員交接等問(wèn)題上。對(duì)于已經(jīng)產(chǎn)生差異的應(yīng)收賬款對(duì)賬問(wèn)題,首先簡(jiǎn)述一下傳媒業(yè)應(yīng)收賬款的記賬過(guò)程。
(1)記賬。
客戶方面——因涉及的客戶品類繁雜、數(shù)據(jù)龐大、不同時(shí)期分次投放廣告、存在大量的同一集團(tuán)內(nèi)多家分子公司分別進(jìn)行投放廣告的,前述的客戶資料提供不全或滯后等原因。客戶在財(cái)務(wù)軟件中維護(hù)通常存在不相符、不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況,公司內(nèi)部制約——受到財(cái)務(wù)軟件版本和人員有限等因素的限制,在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi),例如,客戶/客戶科目明細(xì)賬不易進(jìn)行每天直接記賬和相對(duì)應(yīng)的查詢。
財(cái)務(wù)需要用手工自制明細(xì)表來(lái)進(jìn)行補(bǔ)充,月末匯總經(jīng)審批后統(tǒng)一進(jìn)行賬務(wù)處理。
(2)回款。
客戶在回款時(shí),一般按照自己的還款計(jì)劃進(jìn)行,一般不對(duì)應(yīng)相應(yīng)的版面來(lái)回款,而是通過(guò)財(cái)務(wù)自身和業(yè)務(wù)員之間來(lái)核對(duì),所以與財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)中的“對(duì)應(yīng)關(guān)系”不太明顯。所以,財(cái)務(wù)自制手工明細(xì)表的重要性就不言而喻了,因?yàn)樯婕暗臄?shù)據(jù)量較大,自制的明細(xì)表一般按月/年度來(lái)進(jìn)行歸檔,在每次有回款信息時(shí),出納員、業(yè)務(wù)員、往來(lái)會(huì)計(jì)員需要核對(duì),同時(shí)更新相應(yīng)月份/年度的自制明細(xì)表。保證賬表相符。
基于此,傳媒業(yè)的所謂對(duì)賬清單一般不能直接從財(cái)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出,而是在賬表總數(shù)一致的基礎(chǔ)上進(jìn)行加工和細(xì)化,方便業(yè)務(wù)員的角度進(jìn)行對(duì)賬。
從最近一個(gè)時(shí)期的向前追溯一段時(shí)期,例如,當(dāng)前8月份,就近核對(duì)2018年1~7月份欠款的余額核對(duì),在9月份,僅對(duì)8月份的金額和預(yù)計(jì)回款日期進(jìn)行確認(rèn),對(duì)于1~7月已經(jīng)確認(rèn)過(guò)的,直接打印出來(lái)即可。
至于以前年度所累積所產(chǎn)生的差異,分解到不同的時(shí)點(diǎn),按客戶或業(yè)務(wù)員來(lái)分別進(jìn)行核對(duì)和調(diào)整。
對(duì)賬過(guò)程中業(yè)務(wù)人員要求提供對(duì)賬單的,財(cái)務(wù)應(yīng)積極配合、協(xié)助辦理。針對(duì)業(yè)務(wù)員反饋的差異及時(shí)進(jìn)行相關(guān)處理,財(cái)務(wù)整理和保存對(duì)賬記錄,提交對(duì)賬差異說(shuō)明。對(duì)于對(duì)賬出現(xiàn)的差異,提醒業(yè)務(wù)部門關(guān)注,并敦促在下次對(duì)賬前予以解決。對(duì)賬出現(xiàn)的同一差異,由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行反饋并跟蹤并對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行處罰。對(duì)應(yīng)收賬款形成的相關(guān)檔案進(jìn)行專門的歸口整理和保管。
4.3 分析預(yù)警及異常應(yīng)收賬款的處理
在上述對(duì)賬工作的基礎(chǔ)上,業(yè)務(wù)部門和公司總經(jīng)理辦公會(huì)定期召開(kāi)相關(guān)會(huì)議,對(duì)于對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的或執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)和反饋、處理。對(duì)于形成的歷史遺留的應(yīng)收賬款,確定清收負(fù)責(zé)人、列明清理計(jì)劃和政策。
對(duì)于壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提比例,可由公司根據(jù)實(shí)際情況與會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行制定。業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)發(fā)生壞賬的可能性時(shí)應(yīng)迅速上報(bào)業(yè)務(wù)管理部門及法律部,業(yè)務(wù)員配合法律部及時(shí)采取補(bǔ)救措施,業(yè)務(wù)員不得在沒(méi)有擔(dān)保的情況下,再次向該客戶發(fā)貨。否則相關(guān)損失由業(yè)務(wù)員及主管人員負(fù)責(zé)全額賠償。
公司財(cái)務(wù)部應(yīng)于每季上報(bào)應(yīng)收賬款賬齡分析,壞賬原因分析、解決措施。財(cái)務(wù)中心視具體情祝,對(duì)超過(guò)預(yù)算10%應(yīng)收賬款啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制,督促各公司加強(qiáng)應(yīng)收賬款清理,如有必要,同時(shí)委派審計(jì)部門進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì),審計(jì)結(jié)論列入對(duì)各部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估。
異常應(yīng)收賬款應(yīng)列為會(huì)議主題之一,充分討論,形成解決機(jī)制。包含新增異常應(yīng)收賬款的解決方案和老舊異常應(yīng)收賬款的解決進(jìn)度,明確形成原因、解決辦法、預(yù)防措施、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、考核措施等,報(bào)總經(jīng)理審批、財(cái)務(wù)部門備案。異常應(yīng)收賬款信息由財(cái)務(wù)部門提供。
死、呆賬的概念以及界定部門:死、呆賬及其責(zé)任人的界定和考核由總經(jīng)理會(huì)議討論,總經(jīng)理審批決定,對(duì)于直簽客戶,凡最后一筆業(yè)務(wù)賬齡兩以上的賬款均為呆賬,界定為死賬的原則包括但不限于以下幾點(diǎn)。
(1)賬齡兩年以上。
(2)追討費(fèi)用比討回賬款更高。
(3)對(duì)方企業(yè)或關(guān)鍵人員失蹤,難以找到。
(4)通過(guò)訴訟途徑難以追回,或?qū)Ψ揭褑适斶€能力,無(wú)追回的必要。(5)其他應(yīng)列為死呆賬的應(yīng)收賬款。
對(duì)于符合條件確認(rèn)為死、呆賬的,先對(duì)責(zé)任人員考核損失額的5%,再由總經(jīng)理辦公會(huì)議根據(jù)清理結(jié)果,出具最終考核意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理審批執(zhí)行。
對(duì)于已經(jīng)被考核的應(yīng)收賬款在半年內(nèi)又以現(xiàn)金方式收回的,制定獎(jiǎng)懲制度,加大應(yīng)收賬款的清欠力度,根據(jù)實(shí)際回款情況與清欠人員的工資掛鉤。如收回人為直接責(zé)任人,在被考核金額范圍內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)收回金額的5%~10%,收回人為工作交接人的,獎(jiǎng)勵(lì)收回金額的10%~15%,收回人為其他人員的,獎(jiǎng)勵(lì)15%~20%;半年以上以現(xiàn)金方式收回的,如收回人為直接責(zé)任人,在被考核金額范圍內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)其收回金額的10%~20%,收回人為工作交接人的,獎(jiǎng)勵(lì)其收回金額的20%~25%,收回人為其他人員的,獎(jiǎng)勵(lì)25%~30%;如以核價(jià)形式核銷死呆賬的,按核價(jià)金額的5%~20%考核直接責(zé)任人,其直接領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。同時(shí),為吸引客戶提前付款,縮短收款期,可以采取現(xiàn)金折扣政策,現(xiàn)金折扣最大額度,現(xiàn)金折扣政策必須由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批后方能執(zhí)行
4.4 事后控制
在對(duì)賬和分析完成的基礎(chǔ)上,落實(shí)責(zé)任人,形成還款計(jì)劃,對(duì)于未按照業(yè)務(wù)員承諾日期回款的,工資緩發(fā)、罰款,確定最長(zhǎng)還款日期、暫停使用公司所有相關(guān)資源(形成決議后由法務(wù)部門下發(fā)通知書)等形式進(jìn)行處罰,如有發(fā)現(xiàn)違反通知書中的行為出現(xiàn),將嚴(yán)格追究相關(guān)法律責(zé)任;對(duì)于內(nèi)部代理公司,主要采取“下任務(wù)”的形式來(lái)進(jìn)行催收;對(duì)于外部代理公司,制定回款計(jì)劃,并簽訂經(jīng)營(yíng)責(zé)任書。主要采取代理權(quán)和合同中的約定來(lái)進(jìn)行,可參照上述直簽客戶的相關(guān)政策進(jìn)行;針對(duì)應(yīng)收賬款余額大、賬齡長(zhǎng)的情況,已經(jīng)組織有關(guān)人員對(duì)債務(wù)人進(jìn)行了評(píng)估,對(duì)償債能力差,商業(yè)信譽(yù)不佳的客戶終止的業(yè)務(wù)往來(lái),防止產(chǎn)生新的呆賬。
盤活應(yīng)收賬款中的不良資產(chǎn),對(duì)長(zhǎng)期無(wú)法收回的應(yīng)收賬款,公司應(yīng)采用積極態(tài)度對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行管理,如:對(duì)不能及時(shí)收回的應(yīng)收賬款,可以考慮將其轉(zhuǎn)化為應(yīng)收票據(jù),在一定程度上可防止壞帳損失的發(fā)生;也可考慮采取適當(dāng)?shù)馁Y產(chǎn)重組方式,如以物抵債、置換等非貨幣性交易等,最大限度地降低企業(yè)的應(yīng)收賬款損失。對(duì)于多次催收仍未回款的客戶,在確認(rèn)為死呆賬之前,應(yīng)要求對(duì)方制定還款計(jì)劃并提供擔(dān)保,使其能逐步還清欠款,對(duì)那些既不制定還款計(jì)劃又不提供擔(dān)保的,或發(fā)現(xiàn)其缺乏清償能力的,應(yīng)及時(shí)通過(guò)法律途徑給予解決。以維護(hù)公司的合法權(quán)益,實(shí)現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。
對(duì)于壞賬損失的核銷,按照公司章程、制度和稅務(wù)等相關(guān)規(guī)范和程序辦理。
固然作為傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體銷售趨勢(shì)下滑,但鑒于其本身?yè)碛兄T多不可替代和不可復(fù)制的特點(diǎn),短期內(nèi)不會(huì)消失,相反,從業(yè)媒體人也在不斷探索新的道路,從單純的硬廣廣告擴(kuò)展到軟文、項(xiàng)目合作、自營(yíng)、代理等不同業(yè)務(wù)形式來(lái)增加收入,與此同時(shí),應(yīng)收賬款會(huì)同步增加和減少,因此,應(yīng)收賬款的管理制度企業(yè)的一項(xiàng)基本制度,通過(guò)提升管理加快資金流動(dòng),降低壞賬損失,提高資金周轉(zhuǎn)和使用效率,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)資金良性循環(huán)。
參考文獻(xiàn)
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