楊志江

會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動(dòng)形式。開(kāi)會(huì)，同人們關(guān)系極為密切；而組織安排會(huì)議，則同秘書(shū)部門(mén)、行政事務(wù)工作人員的關(guān)系極為密切。這里，介紹一下會(huì)議行政事務(wù)工作的一些基本問(wèn)題。

一、會(huì)議的概念

會(huì)議一詞有兩種含義，一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)，比如全國(guó)人民代表大會(huì)、黨委會(huì)、辦公會(huì)等；二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，比如中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議等。我們這里講的是指前一種。一般會(huì)議它至少包含四個(gè)要素：1、有組織；2、有領(lǐng)導(dǎo)；3、商議事情；4、集會(huì)。四個(gè)要素缺一不可，否則就不能稱(chēng)為會(huì)議。

二、會(huì)議的作用

在我國(guó)，會(huì)議已經(jīng)成為黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已成為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式。在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)行決策，布置工作，調(diào)查研究，交流經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，糾正失誤，解決問(wèn)題等方面都有重要的作用。當(dāng)然，這并不意味著會(huì)議是解決問(wèn)題的唯一途徑，會(huì)議并不是目的，只是一種手段；也不意味著會(huì)議越多越好，開(kāi)的時(shí)間越長(zhǎng)越好，相反，那種流于形式的會(huì)議不如不開(kāi)。正確的態(tài)度是：會(huì)議不可不開(kāi)，也不可多開(kāi)；既要解決問(wèn)題，又不能沉溺于”會(huì)海”；既要提高會(huì)議效率，也要講求社會(huì)效益。

三、會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)

第一，政治性。會(huì)議秘書(shū)工作從來(lái)都依附于一定的階段、政黨、組織并為他們服務(wù)。

第二，服務(wù)性。會(huì)務(wù)工作是隨著開(kāi)會(huì)的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動(dòng)，都是為了給會(huì)議提供方便條件，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保證開(kāi)好會(huì)議。

第三，被動(dòng)性。會(huì)務(wù)工作的輔助地位決定了它的被動(dòng)性。

第四，事務(wù)性。無(wú)論是值班接傳電話，還是記錄整理簡(jiǎn)報(bào)，很多環(huán)節(jié)都有較強(qiáng)的事務(wù)性，繁雜而瑣碎。但是，正是通過(guò)這些事務(wù)性工作，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。這種事務(wù)性工作中蘊(yùn)含著極強(qiáng)的政治性和思想性。有時(shí)一個(gè)很小的事務(wù)性工作未做好，可能會(huì)發(fā)展成為一個(gè)大的政治問(wèn)題。

第五，綜合性。由于會(huì)務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開(kāi)的會(huì)議服務(wù)的，會(huì)議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會(huì)議的人員涉及社會(huì)各個(gè)層面，他們共同特點(diǎn)是人才濟(jì)濟(jì)，知識(shí)淵博。

第六，保密性。我國(guó)無(wú)論大小機(jī)關(guān)、單位，許多重要事情都通過(guò)會(huì)議討論后作出決定。因而，許多會(huì)議如省委常委會(huì)、市委常委會(huì)等日常工作會(huì)議的內(nèi)容都有很強(qiáng)的機(jī)密性，保守會(huì)議秘密，理所當(dāng)然地是會(huì)議會(huì)務(wù)工作的任務(wù)之一，需要慎之又慎。

第七，時(shí)間性。會(huì)議是一種有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，有很強(qiáng)的時(shí)間性。作為參會(huì)者應(yīng)遵守時(shí)間，按時(shí)參加會(huì)議。作為會(huì)議會(huì)務(wù)工作人員更應(yīng)有高度的時(shí)間觀念，決不能出現(xiàn)諸如與會(huì)者已到齊了，會(huì)議記錄人員還未到或是會(huì)場(chǎng)還未布置好等現(xiàn)象。

四、會(huì)務(wù)工作都包括哪些內(nèi)容

1、接受任務(wù)，擬定方案：會(huì)議方式、時(shí)間地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算；

2、文稿準(zhǔn)備：主報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)材料、主詩(shī)詞、會(huì)議資料、會(huì)議指南、打印校對(duì)裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證；

3、制發(fā)通知：會(huì)議內(nèi)容、參加人員、開(kāi)會(huì)時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)期、報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)、住宿地點(diǎn)、往返車(chē)船、飛機(jī)時(shí)間；

4、收集名單：?jiǎn)挝宦殑?wù)、姓名、性別、民族、人數(shù)、到達(dá)車(chē)次時(shí)間、返程車(chē)次時(shí)間、分組；是否有特殊服務(wù)需求；

5、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備：會(huì)標(biāo)徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水保障、花卉布置、會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生；

6、后勤準(zhǔn)備：文件裝袋、房間分配、伙食標(biāo)準(zhǔn)、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車(chē)計(jì)劃（接車(chē)安排）、應(yīng)急醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動(dòng)；少數(shù)民族參會(huì)人員的飲食習(xí)慣和安排。

7、會(huì)前檢查：檢查會(huì)場(chǎng)、檢查會(huì)議文件、檢查后勤保障；

8、接送會(huì)議代表：了解參會(huì)人員往返車(chē)次到達(dá)時(shí)間、通知接待領(lǐng)導(dǎo)、安排車(chē)輛；

9、會(huì)間服務(wù)：簽到（文件分發(fā)）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務(wù)、文娛活動(dòng)；

10、會(huì)議秘書(shū)：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)務(wù)通知、會(huì)議總結(jié)、決議、傳達(dá)提綱、會(huì)議新聞稿件；

11、會(huì)議收尾：食宿結(jié)算、回收文件、送站、暫住人員安排、整理報(bào)告（會(huì)議紀(jì)要）、會(huì)議文件歸檔、會(huì)議財(cái)務(wù)結(jié)算；

12、會(huì)務(wù)工作總結(jié)。

五、做好會(huì)務(wù)工作的技巧

1、列出可供選擇的清單。必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表，清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件，便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。

2、根據(jù)清單綜合考慮會(huì)議類(lèi)型與場(chǎng)所的搭配。比如研究和開(kāi)發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議一定要莊嚴(yán)大氣有檔次，要引人入勝；對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展示空間的場(chǎng)所，會(huì)場(chǎng)交通必須便利等等。

3、親臨現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察?？疾靾?chǎng)地非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見(jiàn)會(huì)議方及場(chǎng)地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的各種突發(fā)問(wèn)題；要對(duì)會(huì)議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場(chǎng)地的時(shí)候，能問(wèn)到的問(wèn)題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)率就越低。

4、會(huì)議整體規(guī)劃。確定了場(chǎng)地，策劃的工作就進(jìn)入了快車(chē)道，通過(guò)以上步驟，整個(gè)會(huì)議策劃方案就會(huì)很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個(gè)會(huì)議的流程和方案想象出來(lái)，越具體越好，召開(kāi)策劃協(xié)調(diào)會(huì)，在這個(gè)會(huì)議上，對(duì)草擬方案進(jìn)行說(shuō)明并展開(kāi)討論，形成初稿-再討論-修正-再討論。一般，從第一稿的策劃方案到最后落實(shí)的方案，如果策劃人員經(jīng)驗(yàn)到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否細(xì)

化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“任務(wù)分工表”、“財(cái)物預(yù)算表”、“工作時(shí)間進(jìn)程表”、“物品清單”等。

為了控制風(fēng)險(xiǎn)和提升會(huì)議效果，對(duì)會(huì)議流程、現(xiàn)場(chǎng)管理及會(huì)場(chǎng)布置等必須做到精確設(shè)計(jì)，精確到從零開(kāi)始起的每人、每天、每事，甚至精確到會(huì)議當(dāng)中的每人、每事、每分鐘。如：時(shí)間、事項(xiàng)等工作的安排。

要做好會(huì)務(wù)工作，需要了解社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識(shí)，特別是管理學(xué)知識(shí)，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會(huì)議服務(wù)的自動(dòng)化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，要求會(huì)議行政事務(wù)工作人員成為”通才”和”管家”，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問(wèn)題，有高度綜合的眼光與能力。

（作者單位：江蘇省鎮(zhèn)江市委宣傳部）