楊志江

會議是現(xiàn)代社會生活、政治生活、經(jīng)濟生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式。開會，同人們關(guān)系極為密切；而組織安排會議，則同秘書部門、行政事務(wù)工作人員的關(guān)系極為密切。這里，介紹一下會議行政事務(wù)工作的一些基本問題。

一、會議的概念

會議一詞有兩種含義，一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，比如全國人民代表大會、黨委會、辦公會等；二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機構(gòu)或組織，比如中國人民政治協(xié)商會議等。我們這里講的是指前一種。一般會議它至少包含四個要素：1、有組織；2、有領(lǐng)導(dǎo)；3、商議事情；4、集會。四個要素缺一不可，否則就不能稱為會議。

二、會議的作用

在我國，會議已經(jīng)成為黨和國家機關(guān)、企事業(yè)單位實施集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已成為各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式。在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認識，進行決策，布置工作，調(diào)查研究，交流經(jīng)驗，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，糾正失誤，解決問題等方面都有重要的作用。當然，這并不意味著會議是解決問題的唯一途徑，會議并不是目的，只是一種手段；也不意味著會議越多越好，開的時間越長越好，相反，那種流于形式的會議不如不開。正確的態(tài)度是：會議不可不開，也不可多開；既要解決問題，又不能沉溺于”會?！保患纫岣邥h效率，也要講求社會效益。

三、會務(wù)工作的特點

第一，政治性。會議秘書工作從來都依附于一定的階段、政黨、組織并為他們服務(wù)。

第二，服務(wù)性。會務(wù)工作是隨著開會的需要應(yīng)運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務(wù)工作，保證開好會議。

第三，被動性。會務(wù)工作的輔助地位決定了它的被動性。

第四，事務(wù)性。無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡報，很多環(huán)節(jié)都有較強的事務(wù)性，繁雜而瑣碎。但是，正是通過這些事務(wù)性工作，保證了會議的順利進行。這種事務(wù)性工作中蘊含著極強的政治性和思想性。有時一個很小的事務(wù)性工作未做好，可能會發(fā)展成為一個大的政治問題。

第五，綜合性。由于會務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志召開的會議服務(wù)的，會議涉及的內(nèi)容十分廣泛，參加會議的人員涉及社會各個層面，他們共同特點是人才濟濟，知識淵博。

第六，保密性。我國無論大小機關(guān)、單位，許多重要事情都通過會議討論后作出決定。因而，許多會議如省委常委會、市委常委會等日常工作會議的內(nèi)容都有很強的機密性，保守會議秘密，理所當然地是會議會務(wù)工作的任務(wù)之一，需要慎之又慎。

第七，時間性。會議是一種有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動，有很強的時間性。作為參會者應(yīng)遵守時間，按時參加會議。作為會議會務(wù)工作人員更應(yīng)有高度的時間觀念，決不能出現(xiàn)諸如與會者已到齊了，會議記錄人員還未到或是會場還未布置好等現(xiàn)象。

四、會務(wù)工作都包括哪些內(nèi)容

1、接受任務(wù)，擬定方案：會議方式、時間地點、參加人員、會議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費預(yù)算；

2、文稿準備：主報告、經(jīng)驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證；

3、制發(fā)通知：會議內(nèi)容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、住宿地點、往返車船、飛機時間；

4、收集名單：單位職務(wù)、姓名、性別、民族、人數(shù)、到達車次時間、返程車次時間、分組；是否有特殊服務(wù)需求；

5、會場準備：會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水保障、花卉布置、會場引導(dǎo)、會場衛(wèi)生；

6、后勤準備：文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛(wèi)生、就餐桌次、用車計劃（接車安排）、應(yīng)急醫(yī)療衛(wèi)生、文娛活動；少數(shù)民族參會人員的飲食習(xí)慣和安排。

7、會前檢查：檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障；

8、接送會議代表：了解參會人員往返車次到達時間、通知接待領(lǐng)導(dǎo)、安排車輛；

9、會間服務(wù)：簽到（文件分發(fā)）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛(wèi)安全、衛(wèi)生、返程票務(wù)、文娛活動；

10、會議秘書：會議簡報、會務(wù)通知、會議總結(jié)、決議、傳達提綱、會議新聞稿件；

11、會議收尾：食宿結(jié)算、回收文件、送站、暫住人員安排、整理報告（會議紀要）、會議文件歸檔、會議財務(wù)結(jié)算；

12、會務(wù)工作總結(jié)。

五、做好會務(wù)工作的技巧

1、列出可供選擇的清單。必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。

2、根據(jù)清單綜合考慮會議類型與場所的搭配。比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎勵、表彰型會議一定要莊嚴大氣有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。

3、親臨現(xiàn)場實地考察。考察場地非常重要，要做好充分的準備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的各種突發(fā)問題；要對會議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險的機率就越低。

4、會議整體規(guī)劃。確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以上步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好，召開策劃協(xié)調(diào)會，在這個會議上，對草擬方案進行說明并展開討論，形成初稿-再討論-修正-再討論。一般，從第一稿的策劃方案到最后落實的方案，如果策劃人員經(jīng)驗到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細化到執(zhí)行層面，是否細

化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“任務(wù)分工表”、“財物預(yù)算表”、“工作時間進程表”、“物品清單”等。

為了控制風(fēng)險和提升會議效果，對會議流程、現(xiàn)場管理及會場布置等必須做到精確設(shè)計，精確到從零開始起的每人、每天、每事，甚至精確到會議當中的每人、每事、每分鐘。如：時間、事項等工作的安排。

要做好會務(wù)工作，需要了解社會科學(xué)和自然科學(xué)的多學(xué)科知識，特別是管理學(xué)知識，需要掌握同本職工作相聯(lián)系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務(wù)的自動化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識，要求會議行政事務(wù)工作人員成為”通才”和”管家”，能夠從全局出發(fā)觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。

（作者單位：江蘇省鎮(zhèn)江市委宣傳部）