陳燕

信息工業(yè)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，給企業(yè)的生產(chǎn)管理模式帶來(lái)了前所未有的巨大變化。在此背景下企業(yè)的檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新特點(diǎn)、出現(xiàn)了新問(wèn)題，如何在新形勢(shì)下開(kāi)辟檔案管理的新思路？使檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式，更好地服務(wù)企業(yè)，服務(wù)中心工作是我們檔案工作者深入探索與討論的重要課題。

信息工業(yè)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息技術(shù)的高速發(fā)展和普遍應(yīng)用極大地提高了人們的工作、生活效率，給企業(yè)的生產(chǎn)管理模式也帶來(lái)了前所未有的巨大變化。計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的功能逐漸強(qiáng)大、網(wǎng)絡(luò)的快速、高效便捷為日常的企業(yè)檔案管理提供了新思路。對(duì)于如何改革企業(yè)檔案管理，提高檔案管理水平，使企業(yè)檔案管理走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并確保檔案信息真實(shí)、安全、完整、高效利用成為急需深入探索與討論的重要課題。

1.信息化背景下檔案管理的新特點(diǎn)

1，1管理對(duì)象從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變

隨著科技水平的提高，目前企業(yè)在信息管理方面不斷向電子信息方面發(fā)展。在檔案資料保存方面，電子檔案逐漸代替了紙質(zhì)檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較來(lái)說(shuō)具有更多的優(yōu)點(diǎn)，例如資料查閱和調(diào)取簡(jiǎn)單方便、傳遞快速、存儲(chǔ)不占空間并且可以永久保存。但是電子檔案不是肉眼可見(jiàn)的實(shí)體檔案，必須借助相應(yīng)的軟硬件設(shè)備才能進(jìn)行有效管理。

1.2管理重點(diǎn)由整理保管向收集和利用轉(zhuǎn)變

以前，紙質(zhì)檔案的管理需要進(jìn)行資料收集、整合、保存、使用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等管理步驟。如何對(duì)紙質(zhì)檔案分類(lèi)整理、在庫(kù)房中妥善安全保管好，減少破損，是當(dāng)時(shí)檔案工作的重點(diǎn)。而如今，電子檔案的數(shù)量明顯增多，如何在海量的信息資源中選定有價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔保存，從所保存的信息資料中找出有用的信息，并掌握快速利用的方法方式是目前企業(yè)檔案管理中急需解決的問(wèn)題。

1.3檔案利用方式發(fā)生轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要是提供紙質(zhì)檔案給查閱者，一份檔案不能多人同時(shí)使用，一次只能借給一人使用，利用效率低，并且實(shí)體檔案容易破損，利用的時(shí)間空間都受限制。如果利用科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)管理，檔案人員對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工開(kāi)發(fā)，使利用者通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在設(shè)定的權(quán)限內(nèi)足不出辦公室就能查閱所需的檔案信息。利用互聯(lián)網(wǎng)協(xié)助電子檔案進(jìn)行保存整理，可以在很大水平上提高檔案的使用率和利用者的工作效率。保證了在企業(yè)的各項(xiàng)工作的過(guò)程中能最大程度的利用檔案，提高檔案的利用率。

1.4檔案的安全的保密工作重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)變

在以前，紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行一系列的安全保護(hù)工作，需要對(duì)保存檔案的庫(kù)房進(jìn)行一系列的保護(hù)措施，例如：防污染、防潮、防盜、防火、防鼠、防光、防塵、防高溫、防蟲(chóng)等“九防”。信息化背景下，檔案的安全保密一方面要通過(guò)安全保密防護(hù)措施保障電子檔案信息資源的完整、真實(shí)，不被篡改、不被惡意復(fù)制、破壞、傳播。另一方面也不能放松對(duì)檔案庫(kù)房的“九防”，雙管齊下，確保檔案信息資源的全面安全保密。

2.信息化背景下檔案管理面臨的新問(wèn)題

2.1部分企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要意義認(rèn)識(shí)不足，資金投入不夠

一些高科技的軟件和硬件支持是企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化所不可少的。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)、更新升級(jí)的費(fèi)用不可小視，如果在具體的工作中需要進(jìn)一步地提高企業(yè)的信息化水平還需要繼續(xù)投入更多的人力、物力、資金等。但是現(xiàn)在有很多企業(yè)并不重視企業(yè)檔案的信息化管理，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理方面的資金投入很少，這在很大程度上影響了企業(yè)檔案的信息化發(fā)展。

2.2企業(yè)有關(guān)檔案信息化管理方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不健全，管理工作不規(guī)范

現(xiàn)在國(guó)內(nèi)各行各業(yè)，各個(gè)地區(qū)的企業(yè)對(duì)于檔案的信息化管理方面并沒(méi)有達(dá)成一致，缺乏相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，如果想實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行大規(guī)模的信息共享，就必須建立一個(gè)能夠所有組織和企業(yè)都可以兼容使用的軟件硬件環(huán)境和在著錄、數(shù)據(jù)描述、元數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案應(yīng)該具有相同的文件格式及標(biāo)準(zhǔn)。但是目前的狀況要解決這幾個(gè)問(wèn)題還是存在很大困難的，還要有很長(zhǎng)的路要走。第一個(gè)問(wèn)題就是制定一些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范已經(jīng)不是信息檔案工作的內(nèi)容，如何完成標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一是一個(gè)很大的問(wèn)題；第二個(gè)問(wèn)題就是國(guó)際國(guó)內(nèi)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)如何選擇取舍也不容易；最后還有一個(gè)問(wèn)題就是現(xiàn)在信息技術(shù)在不斷地發(fā)展和進(jìn)步，其硬件和軟件的更新速度很快，這些都需要不斷地對(duì)原來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作流程進(jìn)行改進(jìn)，需要不斷地投入人力、物力以保證標(biāo)準(zhǔn)的不斷修訂與進(jìn)步。

2.3企業(yè)檔案信息的安全保密問(wèn)題

電子信息檔案的安全和保密工作也是檔案信息化工作上的重點(diǎn)和難點(diǎn)，它主要有以下幾方面的問(wèn)題和威脅：其一，計(jì)算機(jī)病毒。計(jì)算機(jī)病毒是網(wǎng)絡(luò)信息安全所面臨的最大的問(wèn)題。其二，網(wǎng)絡(luò)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)具有加密和匿名等特性使得很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些網(wǎng)絡(luò)黑客等入侵者。其三，含竊取行為的間諜活動(dòng)。對(duì)涉密信息進(jìn)行惡意地復(fù)制、篡改、破壞。其四，電子通訊設(shè)備線路等故障。其五，人為或偶然事故造成的威脅。以上的這些問(wèn)題都可以讓檔案信息安全保密工作變得困難。

2.4企業(yè)電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題時(shí)檔案信息化發(fā)展所面對(duì)的最大隱患。其主要原因有三：第一，一些由于檔案錄入時(shí)工作人員的疏忽和粗心及工作失誤等造成了檔案在錄入和保存時(shí)就會(huì)失真或缺失。第二，軟硬件條件的更新，設(shè)備的故障，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的升級(jí)都可能造成原數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或解密。第三，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過(guò)程中，由于技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)，保存的格式不同都有可能造成電子檔案的失真。

2.5部份企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)不高

很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理工作中所需要的水平和技術(shù)要求并不高，這使得目前從事檔案工作方面的人員素質(zhì)普遍都比較低，現(xiàn)在非常缺少一些檔案專(zhuān)業(yè)與信息化管理專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才。許多企業(yè)的檔案人員所做的就是按照軟件工作流程按部就班地工作，缺乏對(duì)信息化管理設(shè)備軟硬件的管理知識(shí)，檔案信息化管理設(shè)備一旦出現(xiàn)問(wèn)題就束手無(wú)策。

3.信息化背景下企業(yè)檔案管理新思路

3.1建立健全信息化背景下的檔案管理方面標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

目前所存的關(guān)于檔案管理方面的管理標(biāo)準(zhǔn)幾乎都是針對(duì)紙質(zhì)檔案資料的，現(xiàn)在對(duì)于電子檔案及其資料的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度比較缺失。因此有必要根據(jù)本企業(yè)的檔案信息化發(fā)展水平，制定或直接采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理系列標(biāo)準(zhǔn)。從根本上來(lái)說(shuō)，對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的標(biāo)準(zhǔn)最好由國(guó)家統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)。這樣可以減少行業(yè)內(nèi)信息不兼容的事情發(fā)生，也能在最大程度上避免檔案信息孤島。

3.2建立健全信息化背景下的檔案安全防護(hù)體系

3.2.1建立和完善企業(yè)信息安全制度。只有建立相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行約束，才能保證其進(jìn)入規(guī)范安全的管理方式。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，企業(yè)應(yīng)該首先需要制定全面的互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)的安全管理規(guī)范。然后應(yīng)該根據(jù)其建立的管理規(guī)范制度來(lái)加強(qiáng)和完善其企業(yè)的電子信息管理。完善規(guī)范的形成制度，執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，建立嚴(yán)格的保管制度。最后針對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)還應(yīng)完善其安全運(yùn)行管理制度，包括操作系統(tǒng)安全管理，權(quán)限設(shè)定管理以及軟件維護(hù)安全管理等。

3.2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)保證電子信息檔案安全性的物質(zhì)方面的技術(shù)是其所具備的硬件設(shè)施水平。企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備可以在很大程度上減少由于硬件故障所帶來(lái)的電子信息檔案的安全問(wèn)題。首先，在硬件選擇是應(yīng)該挑選性能優(yōu)越的存儲(chǔ)設(shè)備。其次，要有計(jì)劃地做好檔案信息的備份，同時(shí)對(duì)備份數(shù)據(jù)的介質(zhì)如光盤(pán)、磁帶等進(jìn)行定期的檢查、更新、遷移和轉(zhuǎn)換，以保證備份數(shù)據(jù)的有效。另外，加強(qiáng)安全技術(shù)手段的應(yīng)用。例如使用一些訪問(wèn)控制技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等。最后，加強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識(shí)和能力。

3.3創(chuàng)新檔案利用方式

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要有：檔案編研出版、檔案外借、檔案室查閱、檔案咨詢服務(wù)、檔案陳列展覽。基于信息化背景的檔案利用方式可以加以創(chuàng)新。首先，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)編研。其次，建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息資源通過(guò)檔案人員加工編研，建立符合檔案利用者需求的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，從海量的檔案資料中精心選取最有價(jià)值的東西。最后，開(kāi)展檔案信息利用推送服務(wù)。檔案人員可以經(jīng)過(guò)多種方式明確用戶的個(gè)性化需求，并且根據(jù)其需求，借助OA個(gè)人郵件系統(tǒng)主動(dòng)為客戶提供服務(wù)，通過(guò)這種主動(dòng)的服務(wù)方式來(lái)滿足客戶的各種信息化需求。其四，在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置共享區(qū)域，檔案利用者在自己的權(quán)限范圍內(nèi)可以自主搜索查閱、下載相關(guān)的檔案信息。

3.4增加檔案信息化經(jīng)費(fèi)投入

檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)作為，努力宣傳檔案信息化在服務(wù)企業(yè)，支持企業(yè)中心工作中所發(fā)揮的作用，爭(zhēng)取企業(yè)對(duì)檔案信息化的支持。對(duì)于檔案信息化經(jīng)費(fèi)的投入總額問(wèn)題，在年度預(yù)算以及信息化專(zhuān)項(xiàng)資金支持范圍方面加入檔案信息化經(jīng)費(fèi)，從而確保檔案信息化有著足夠的經(jīng)費(fèi)投入。

3.5提升檔案人員的綜合素質(zhì)

信息化背景下企業(yè)檔案管理模式發(fā)生了重大的變化，而且必將伴隨著信息化水平的提高而同步改變。檔案從業(yè)人員需擁有較強(qiáng)的政治，思想，知識(shí)，組織，心理等方面的綜合素質(zhì)，才能擔(dān)任起這一份偉大的歷史重任。檔案工作者要經(jīng)常自覺(jué)參與檔案、信息化等專(zhuān)業(yè)新技術(shù)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，在工作中多與同事互學(xué)交流，積累積淀檔案管理知識(shí)，提升工作者自身的綜合素養(yǎng)，也是這個(gè)新時(shí)代對(duì)檔案工作者的硬性要求。

伴隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，伴隨著新的企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一次千載難逢的機(jī)遇，在這個(gè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并在的信息化時(shí)代，檔案工作者應(yīng)該積極主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代潮流抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，改革創(chuàng)新，在信息化大背景下開(kāi)拓新的企業(yè)檔案管理道路。