王翠倩 鄧愛(ài)容

本文通過(guò)對(duì)某研究所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目檔案管理）的現(xiàn)狀進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和實(shí)例分析，在項(xiàng)目檔案管理的資料收集制度日趨完善的基礎(chǔ)上，將項(xiàng)目檔案工作重心轉(zhuǎn)移，在現(xiàn)有供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革背景下，擴(kuò)大有效和中高端的供給，實(shí)現(xiàn)供給側(cè)的高效能服務(wù)，通過(guò)供給端與項(xiàng)目檔案管理端有機(jī)結(jié)合，推動(dòng)并

優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理體系。

李克強(qiáng)在十三屆全國(guó)人大一次會(huì)議上的政府工作報(bào)告明確提出，堅(jiān)持以供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革為主線(xiàn)，提高供給體系質(zhì)量和效率，強(qiáng)調(diào)“推進(jìn)結(jié)構(gòu)性改革，是適應(yīng)和引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的重大創(chuàng)新，是適應(yīng)國(guó)際金融危機(jī)發(fā)生后綜合國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)新形勢(shì)的主動(dòng)選擇，是適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的必然要求”。在國(guó)家大力推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革背景下，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理重要組成部份，同樣需要優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理的供給側(cè)，對(duì)其進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理供給效能最大化，才能適應(yīng)不斷更新發(fā)展的大環(huán)境。

1.項(xiàng)目檔案管理體系的現(xiàn)狀與不足

項(xiàng)目檔案管理體系，是由項(xiàng)目管理現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，依據(jù)項(xiàng)目管理體系化建設(shè)理論，從項(xiàng)目管理本質(zhì)著手，對(duì)項(xiàng)目管理整體運(yùn)行進(jìn)行研究，保證體系的完整性、可執(zhí)行性和持續(xù)改進(jìn)性特點(diǎn)。項(xiàng)目檔案管理體系，也含概了項(xiàng)目檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、管理制度、檔案收集、整理、保管及利用等環(huán)節(jié)和內(nèi)容。其體系是否健全直接影響到項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

某研究所在近五年，受益于國(guó)家對(duì)科研的重視，先后完成多個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，包括實(shí)驗(yàn)室、信息化、科研大樓等國(guó)家投資及自籌資金項(xiàng)目，在行業(yè)內(nèi)頗具代表性。通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（見(jiàn)表一）和分析，可發(fā)現(xiàn)該研究所的項(xiàng)目檔案管理體系存在以下不足：

1.1需求模糊，供給薄弱

在項(xiàng)目檔案管理日常利用中，時(shí)常存在盲目借閱、單一供給的現(xiàn)象。實(shí)例（一）：負(fù)責(zé)辦理房產(chǎn)證的同事多次到檔案部門(mén)借閱資料，需要借閱規(guī)劃許可證、規(guī)劃許可證的附件、規(guī)劃核實(shí)證明文件、竣工圖中的總平圖等相關(guān)文件，就同一問(wèn)題反復(fù)到檔案部門(mén)往返了幾次，可歸結(jié)為：利用者需求模糊、檔案資源供給薄弱。如果需求者在辦理房產(chǎn)證時(shí)明確政府部門(mén)的需求（利用現(xiàn)有的信息平臺(tái)解讀辦證流程和具體要求），檔案管理者也明確辦證者的需求（在項(xiàng)目檔案資料收集時(shí)了解辦證所需資料），兩者都在供給端做好工作，便不會(huì)導(dǎo)致低端或無(wú)效供給。

1.2共性問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)

觀(guān)察表一，每個(gè)項(xiàng)目的案卷數(shù)、文件數(shù)都反映了收集人員飽滿(mǎn)的工作量，存在問(wèn)題數(shù)和整改次數(shù)，也體現(xiàn)了檔案收集工作的難度。檔案收集案卷數(shù)與文件存在問(wèn)題數(shù)呈同一遞增趨勢(shì)，從存在的問(wèn)題（篇幅原因未上傳具體問(wèn)題統(tǒng)計(jì)表）的屬性上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，有規(guī)律可循，它們具有普遍性或是共性，針對(duì)共性問(wèn)題可以找出相應(yīng)的對(duì)策，說(shuō)明項(xiàng)目檔案資料收集與供給側(cè)的關(guān)系成正比，收集資料越完整供給效率就越高。

1.3利用率相對(duì)穩(wěn)定

一個(gè)項(xiàng)目的生命周期中，從立項(xiàng)到竣工再到投入使用，項(xiàng)目檔案提供利用主要包括報(bào)建、專(zhuān)項(xiàng)檢查、結(jié)算資料參考、竣工備案、房產(chǎn)辦證、特種設(shè)備的報(bào)備、管線(xiàn)管路圖日常查閱等情況。通過(guò)表一數(shù)據(jù)分析，并結(jié)合實(shí)際工作中具體查閱記錄情況，得出結(jié)論，項(xiàng)目檔案的查閱和借用次數(shù)，資料數(shù)量對(duì)其影響不大，并不會(huì)隨著項(xiàng)目檔案案卷數(shù)遞增而增加，利用率保持相對(duì)穩(wěn)定，說(shuō)明每個(gè)項(xiàng)目檔案資料的供給側(cè)保持相對(duì)穩(wěn)定。

1.4缺乏總結(jié)，低效供給

國(guó)防科工局對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的管理情況會(huì)進(jìn)行多次檢查和驗(yàn)收，項(xiàng)目檔案資料為其提供原始數(shù)據(jù)和材料支撐。從表一中對(duì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)審計(jì)檢查天數(shù)的統(tǒng)計(jì)情況看，天數(shù)相差不大。在審計(jì)過(guò)程中，由于資料數(shù)量龐大，提供利用響應(yīng)時(shí)間差較大，導(dǎo)致財(cái)務(wù)審計(jì)效能低等現(xiàn)象。如果相關(guān)部門(mén)聯(lián)合項(xiàng)目檔案管理部門(mén)提前整理所需資料和數(shù)據(jù)，站在供給端做好迎檢工作，將事半功倍。

2.從供給側(cè)角度優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理體系

通過(guò)以上分析，可以看到現(xiàn)有項(xiàng)目檔案管理體系的許多問(wèn)題體現(xiàn)在供給側(cè)。因此，檔案管理人員可以讓檔案收集走到管理的前端，讓供給端融入項(xiàng)目檔案管理的各階段工作，以供給側(cè)為工作核心輻射項(xiàng)目檔案收集、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而達(dá)到優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理體系（見(jiàn)圖一）。

2.1創(chuàng)建微信工作群一精準(zhǔn)收集

在項(xiàng)目檔案收集方面，存在擠牙膏式的零星歸檔，拖延、反復(fù)整改等，制約供給側(cè)效能。如果檔案收集人員作為項(xiàng)目合同乙方的供給側(cè)，站在供給側(cè)的高度更容易發(fā)現(xiàn)收集鏈的問(wèn)題所在，由合同乙方充分供給，達(dá)到精準(zhǔn)收集，通過(guò)實(shí)際案例說(shuō)明。

實(shí)例（二），某圍墻施工項(xiàng)目，開(kāi)工前建設(shè)方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方、施工方組織召開(kāi)了第一次工地例會(huì)，與會(huì)人員簽到并創(chuàng)建了項(xiàng)目管理微信工作群，由此開(kāi)啟了項(xiàng)目管理微信工作群的模式，微信群記錄每天的施工照片、天氣晴與否、施工進(jìn)度、技術(shù)上協(xié)調(diào)溝通交流、設(shè)計(jì)變更的下達(dá)、工程簽證的請(qǐng)示與批示、材料進(jìn)場(chǎng)、任務(wù)節(jié)點(diǎn)要求、隱蔽工程照片、資料歸檔協(xié)調(diào)、監(jiān)理旁站記錄等等。項(xiàng)目檔案管理人員在微信群中全程了解項(xiàng)目管理情況，掌握資料的同步情況，并要求施工方、監(jiān)理方按周期在微信群中反饋資料的形成和收集情況，借助幾方責(zé)任主體共同監(jiān)督并推動(dòng)項(xiàng)目檔案資料的收集工作。創(chuàng)建微信工作群打破了“線(xiàn)下工作”在地域和時(shí)間上的限制，真正做到項(xiàng)目工程與管理同步、資料與項(xiàng)目施工同步。

創(chuàng)建微信工作群，項(xiàng)目檔案管理站在供給側(cè)角度掌控項(xiàng)目檔案的收集，避免表一中出現(xiàn)的高頻率整改次數(shù)，精準(zhǔn)收集，減輕收集權(quán)重增強(qiáng)供給側(cè)，加強(qiáng)供給側(cè)又推動(dòng)了精準(zhǔn)收集。

2.2構(gòu)建信息化空間一優(yōu)化利用

在很多人的印象中，檔案部門(mén)不過(guò)是收集部門(mén)，實(shí)際上，項(xiàng)目檔案部門(mén)不僅僅是要把項(xiàng)目檔案收集好，更要利用好。構(gòu)建項(xiàng)目管理信息化空間，用虛擬網(wǎng)絡(luò)連接多個(gè)責(zé)任單位，信息資源共享，相互交流及時(shí)把控項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，“洋為今用，古為中用”，項(xiàng)目管理服務(wù)于項(xiàng)目檔案管理，項(xiàng)目檔案管理服務(wù)于項(xiàng)目管理，充分達(dá)到優(yōu)化利用。

實(shí)例（三）：某項(xiàng)目需要檔案部門(mén)全程配合財(cái)務(wù)審計(jì)，即需求側(cè)擺在項(xiàng)目檔案管理部門(mén)面前時(shí)，應(yīng)該努力做好供給側(cè)。檔案部門(mén)應(yīng)該將財(cái)務(wù)審計(jì)時(shí)需查閱的資料和數(shù)據(jù)納入項(xiàng)目檔案收集中，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共同構(gòu)建信息化空間，根據(jù)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)建立項(xiàng)目綜合計(jì)劃管理信息平臺(tái)，由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人階段性將數(shù)據(jù)錄入，檔案管理人員收集日常信息并歸納信息。比如：招投標(biāo)階段資料歸檔時(shí)，需要采集招投標(biāo)單位名稱(chēng)、招投標(biāo)時(shí)間、中標(biāo)時(shí)間、合同簽訂日期、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家名單、評(píng)標(biāo)記錄、招投標(biāo)金額、技術(shù)指標(biāo)等信息；基建工程需要采集規(guī)劃許可面積、規(guī)劃核實(shí)的面積、材料報(bào)價(jià)單、樓層標(biāo)高、設(shè)計(jì)變更工程量簽證、結(jié)算書(shū)等信息。項(xiàng)目信息采集的同時(shí)能提高資料歸檔的有效性，項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人在信息輸入能及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔資料的低級(jí)錯(cuò)誤，也能督促資料的完整性、成套性歸檔，梳理項(xiàng)目信息，為項(xiàng)目財(cái)務(wù)審計(jì)提高服務(wù)效能。

通過(guò)構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)空間，連接相關(guān)單位，將信息資源的輸入、輸出緊密接起來(lái)，比如技改部門(mén)、資產(chǎn)部門(mén)、保衛(wèi)消防部門(mén)、動(dòng)力能源部門(mén)、基建等部門(mén)共同輸入項(xiàng)目信息并確保了信息的準(zhǔn)確性，項(xiàng)目檔案管理端作為信息輸出端（供給端），為項(xiàng)目管理提供個(gè)性化、高水平的檔案信息服務(wù)。優(yōu)化利用方式，調(diào)整供給側(cè)結(jié)構(gòu)，促使項(xiàng)目檔案管理順利、高質(zhì)量推進(jìn)。

2.3深度挖掘檔案信息資源

在構(gòu)建項(xiàng)目管理信息化網(wǎng)絡(luò)空間的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目檔案管理者必須加強(qiáng)時(shí)效性，緊緊圍繞項(xiàng)目檔案管理的需求和發(fā)展，篩選、提煉、延伸檔案資源，最大程度地開(kāi)發(fā)參考價(jià)值和使用價(jià)值，想需求者之所想，立足供給側(cè)深度挖掘項(xiàng)目檔案資源。

實(shí)例（四）：某大樓的基建工程項(xiàng)目，形成了100余卷大約2000份的竣工檔案資料，收集與整理工作已經(jīng)完成，但項(xiàng)目檔案管理人員重點(diǎn)工作才剛開(kāi)始。如何將這大量的文件資料最大程度地轉(zhuǎn)化或開(kāi)發(fā)成有參考價(jià)值和使用價(jià)值的項(xiàng)目檔案資源，亟待深入研究。第一步：編寫(xiě)檔案形成說(shuō)明書(shū)，任務(wù)來(lái)源、工程概況、施工情況、監(jiān)理情況、質(zhì)量情況、檔案案卷情況、工程照片等信息的采集；第二步：提煉重要的工程模塊信息，比如工程報(bào)建信息包含報(bào)建流程和所需資料清單、辦理房產(chǎn)證信息包含辦證流程和所需資料（解決實(shí)例一中低效能供給）、竣工備案信息等等，信息內(nèi)容涵蓋時(shí)間、單位、承辦人、工作流程等；第三步：將項(xiàng)目檔案信息與虛擬網(wǎng)絡(luò)空間超鏈接，借助信息技術(shù)，突破“線(xiàn)下服務(wù)”在地域和時(shí)間上的限制。

通過(guò)深度挖掘項(xiàng)目檔案信息資源，以專(zhuān)題研究為牽引，達(dá)到提供個(gè)性化、高水平的檔案服務(wù)，提高項(xiàng)目檔案自身價(jià)值，提升項(xiàng)目檔案供給側(cè)效能。

2.4整合檔案信息資源

深度挖掘檔案資源是在原有檔案資源的基礎(chǔ)之上，而整合檔案資源是在放眼跨門(mén)類(lèi)、跨學(xué)科的知識(shí)之上，整合開(kāi)發(fā)檔案資源形成項(xiàng)目檔案資源信息合力，達(dá)到減少無(wú)效和低端的檔案服務(wù)供給，加大檔案資源的整合開(kāi)發(fā)力度，更好地服務(wù)項(xiàng)目檔案供給側(cè)。

實(shí)例（五）：某工程項(xiàng)目實(shí)行“EPC”管理模式，總承包單位承攬整個(gè)建設(shè)工程的質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)等全面總負(fù)責(zé)，設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工總承包的管理模式對(duì)項(xiàng)目檔案資料的收集和管理提出了新的要求?？偝邪街付ǖ膶?zhuān)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料管理，并不代表全面精通各個(gè)專(zhuān)業(yè)的資料管理，所以必須依賴(lài)多方力量整合項(xiàng)目資源，依據(jù)工程項(xiàng)目具體情況整理分部工程、分包工程、分專(zhuān)業(yè)、分階段等施工文件細(xì)化歸檔要求，通過(guò)監(jiān)理單位、施工單位甚至建設(shè)單位本身的專(zhuān)業(yè)技術(shù)資源整合項(xiàng)目檔案資源。比如壓力管道的施工與安裝工程，需要了解壓力管道相關(guān)知識(shí)、特種設(shè)備安裝報(bào)建、基礎(chǔ)施工等管理知識(shí)，加強(qiáng)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的溝通和學(xué)習(xí)，整合各專(zhuān)業(yè)相關(guān)資料歸檔細(xì)則。所以，不管是單位工程還是“EPC”項(xiàng)目工程，都可以根據(jù)整合的施工文件歸檔細(xì)則來(lái)促進(jìn)項(xiàng)目檔案的收集和管理工作，同樣也可以通過(guò)收集各專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目檔案資料，來(lái)促進(jìn)項(xiàng)目檔案施工文件歸檔細(xì)則的完善和優(yōu)化，相互促進(jìn)相互融合相互發(fā)展。拓展領(lǐng)域，提升整體格局，跟蹤建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度，提煉大數(shù)據(jù)，加強(qiáng)資源的整合、分析和研究，優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理。

3.結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)日常檔案管理工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與案例分析，梳理了制約項(xiàng)目檔案高效供給的主要影響因素。其次，以影響因素為突破口，提出具有針對(duì)性解決問(wèn)題的方法、途徑。在項(xiàng)目檔案管理收集量日益繁重的今天，我們需要站在供給側(cè)的角度，減少收集環(huán)節(jié)中反復(fù)整改的次數(shù)，擴(kuò)大有效和高效供給的途徑，優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理體系，增強(qiáng)項(xiàng)目檔案的管理能力，擴(kuò)大檔案工作影響力。