王 虓，蒲 弦，王 彬

（中國成達工程有限公司，成都 610041）

1 設(shè)備計算書（Excel文檔）的控制與管理

1.1 設(shè)備計算書（Excel文檔）的概念

設(shè)備計算書（Excel文檔）與一般科技文檔不同，它包含設(shè)備設(shè)計的重要信息和設(shè)備設(shè)計過程中重要計算過程，與設(shè)計標準（國標，行業(yè)標準）等密不可分。造成文檔變更的原因也十分復(fù)雜，從創(chuàng)建開始就需要不斷測試使用，發(fā)現(xiàn)問題，遇到設(shè)計標準變化，都需要對文檔進行小幅更新或整體更新。

1.2 設(shè)備計算書（Excel文檔）的控制與管理中遇到的問題

1.2.1 從文檔使用過程來看，不利于設(shè)計使用和保密

傳統(tǒng)使用過程通過作者（專業(yè)負責(zé)人等）、用戶（設(shè)計人員）分散化自由傳遞，容易導(dǎo)致用戶使用的文檔版本不一致或不是最新帶來設(shè)計偏差。同時自由傳遞可能被隨意傳遞外部人員造成泄密或知識產(chǎn)權(quán)流失。

1.2.2 從文檔更新（升版）過程來看，不利于技術(shù)探索和升級

使用人員在發(fā)現(xiàn)問題或技術(shù)升級時就直接升版、分發(fā)了文檔并開始使用和自由傳遞給相關(guān)人員，沒有統(tǒng)一管理，更新（升版）過程產(chǎn)生多個分支，丟失版本主線，同時也無法得知變更的具體細節(jié)和各個版次間對各個版本進行比較，進而也無法探尋其中存在的問題和技術(shù)/標準變更點，摸索問題解決的線索，驗證改動，提高后續(xù)類似問題的改進效率。

1.2.3 其他問題[1]

（1）從檔案管理角度來看，不利于有效反應(yīng)文檔管理的全程性和完整性。

（2）從質(zhì)量管理角度看，不利于文件質(zhì)量管理全程控制。

2 解決方案

2.1 整體架構(gòu)

在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中建立文件服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，web服務(wù)器，用文件服務(wù)器統(tǒng)一存放并加密管理相關(guān)文件，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器記錄文件的版次、使用權(quán)限等相關(guān)管理信息，web服務(wù)上建立統(tǒng)一的文檔門戶作為用戶獲取、更新（升版）文檔的唯一入口。計算書文檔從審批、發(fā)行、升版/更新、執(zhí)行使用、廢止等都將在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中的這個體系下受控運行。

2.2 技術(shù)細節(jié)[2][3]

2.2.1 Excel的內(nèi)部控制流程

在Excel文件內(nèi)部使用VBA技術(shù)、ADO技術(shù)等與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和文件服務(wù)進行交互嚴重，確保Excel文件的版次的統(tǒng)一性，唯一性和最新使用性。通知使用了VBA加密Excel對文檔進行保護，防止未授權(quán)的使用。

2.2.2 核心實現(xiàn)代碼

Sub VersionControl（）

MsgBox “開始檢查版本”

DimiAs Integer，j As Integer，sht As Worksheet

Dim myVersion As String

Dim myId As String

myVersion=”Rev8.3（20170504）”

myId=”eb762898-20e3-456d-a24b-049f4e4fd82e”

Dim cn As Object ‘定義數(shù)據(jù)鏈接對象，保存連接數(shù)據(jù)庫信息

Dim rs As Object ‘定義記錄集對象，保存數(shù)據(jù)表

Set cn=CreateObject（“ADODB.Connection”）’ 創(chuàng)建數(shù)據(jù)鏈接對象

Set rs=CreateObject（“ADODB.RecordSet”）’創(chuàng)建記錄集對象

Dim strCn As String，strSQL As String ‘字符串變量

strCn=”Provider=sqloledb；Server=數(shù)據(jù)庫服務(wù)器地址；Database=數(shù)據(jù)庫名；Uid=數(shù)據(jù)庫用戶名；Pwd=數(shù)據(jù)庫密碼；”

strSQL=”SELECT[VersionCode]FROM[tb_Document]Where[DocumnetGuid]=’” & myId & “’”

cn.Open strCn ‘與數(shù)據(jù)庫建立連接，如果成功，返回連接對象cn

rs.Open strSQL，cn ‘執(zhí)行strSQL所含的SQL命令，結(jié)果保存在rs記錄集對象中

If myVersion=rs（“VersionCode”）Then

MsgBox “您使用的是最新版本，可以正常使用！”

Else

For Each sht In ActiveWorkbook.Sheets

sht.Protect Password：=”設(shè)置鎖定Excel的密碼”

Next sht

MsgBox “該版本已經(jīng)過期，請下載使用新版本！”

‘調(diào)用IE下載

Dim IE As Object

Set IE=CreateObject（“InternetExplorer.Application”）

IE.Visible=True

IE.Navigate（“http：//文件服務(wù)器地址 /FileDownload.aspx?DocumnetGuid=” & myId）

End If

rs.Close ‘關(guān)閉記錄集，

End Sub

3 結(jié)論

本套解決方案在中國成達工程有限公司設(shè)備室的大型設(shè)備計算書管理中得到應(yīng)用。解決了文件版本更換帶來的諸多問題，提高了計算書文檔的管理水平，促進了計算書文檔的利用效率，進行了版本控制方法和流程的持續(xù)改進，獲得相關(guān)干系人一致好評。

4 展望

在此基礎(chǔ)上可以擴展建設(shè)處以文檔全生命周期為基礎(chǔ)的分類管理和控制為基礎(chǔ)，基于WEB，SQL，VBA技術(shù)的大型Excel、word文檔等支持內(nèi)建ADO訪問數(shù)據(jù)庫的文檔載體大型電子文檔管理控制系統(tǒng)。