于海洋

摘 要：進入新世紀，伴隨網(wǎng)絡信息技術快速發(fā)展，包含政府機關單位在內(nèi)的各行業(yè)、各領域均受到深刻影響，新形勢下，如何讓政府機關單位提高信息化檔案水平、改變傳統(tǒng)檔案管理問題等方面，筆者結合在機關多年工作經(jīng)驗，結合信息化的時代環(huán)境，著重分析了機關檔案信息化建設內(nèi)容、存在問題及解決方法，為政府機關檔案管理工作開展提供有效幫助。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；機關建設；管理水平

加快檔案信息化建設是機關信息化建設的重要內(nèi)容，如何加強機關檔案信息化管理成為機關檔案管理者面臨的重大課題之一。對于機關事業(yè)單位而言，如果能夠有效加快機關檔案信息化建設和科學管理，將會極大促進機關全面健康發(fā)展。

1在信息化下機關檔案管理的主要內(nèi)容

1.1加強機關檔案硬件建設。通常而言，機關檔案管理所指的硬件設施主要包括：計算機、掃描儀、存儲空間、數(shù)據(jù)庫檔案管理軟件、局域網(wǎng)等內(nèi)容，這些將為機關檔案工作開展奠定良好條件。

1.2機關檔案人員的服務奉獻意識。機關檔案管理人員不僅需要有較高的專業(yè)知識、文化素養(yǎng)，還需要有愛崗敬業(yè)的奉獻精神、較強的責任感和事業(yè)心，真正在檔案工作中干一行愛一行，管一行通一行，全面提高個人的專業(yè)技能和理論水平，將本單位的檔案資源管理到位、保護到位、利用到位。

1.3全面提升機關檔案的管理水平。機關檔案管理水平的高低與否，直接關系到機關檔案信息化建設的成功與否。在信息網(wǎng)絡化越來越發(fā)達的今天，機關檔案管理越來越運用到更多高新技術。機關信息電子化檔案管理模式的實施，正是順應社會發(fā)展需要而應運而生的產(chǎn)物、也是發(fā)展必由之路，這些都對機關檔案管理工作提出更高、更新的要求。

2信息化下機關檔案管理工作存在的突出問題

2.1對機關檔案工作的重要程度不夠

部分機關單位上至主要負責人、分管領導，下到檔案工作人員，對本單位檔案工作特別是新形勢下的信息化檔案管理工作重視程度不夠，沒有給予足夠重視，主觀上將檔案工作“邊緣化”，潛意識中存有檔案工作為單位工作“次重點”，認為檔案管理僅是簡單地整理收集檔案資料，這些工作不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟價值，檔案工作的好與壞對本單位而言關系不大等錯誤想法，也有的單位不僅電子檔案室未設立甚至紙質檔案室建設也不達標，極大影響機關檔案工作的正常開展。

2.2機關檔案專業(yè)人才匱乏或結構不合理

當前，機關檔案工作存在“三多三少”現(xiàn)象：“三多”是傳統(tǒng)檔案管理人員多、檔案兼職人員多、年齡偏大人員多，“三少”是信息化檔案人員少、檔案專職人員少、年輕人員少。機關工作人員中檔案學專業(yè)的畢業(yè)生普遍較少，許多從業(yè)者為兼職或轉崗過來，這樣就出現(xiàn)了微機操作水平差、專業(yè)水平偏低、文化程度不高、歲數(shù)較大等一系列難題，這些都達不到科學有效管理機關檔案的標準，致使部分機關檔案工作原地踏步甚至倒退，在信息化形勢下影響機關檔案工作進步。

2.3機關檔案存在數(shù)字化滯后、科學管理缺乏現(xiàn)象

當前，有些機關檔案工作人員管理觀念落伍，保密意識不強，缺乏自主學習積極性，不能高效開發(fā)利用檔案資源，制約檔案工作提升；機關當中還存有檢索時間長、安全性差、查找檔案效率低等問題，部分機關仍在采用人工操作和手工檢索等傳統(tǒng)操作模式，從事人員只能熟練操作一般計算機，需要加大信息技術培訓力度，并轉變過去的檔案管理方式，才能有效滿足機關建設需要。

3在信息化下加強提高機關檔案管理水平方法

信息技術正在日益深刻影響機關工作方式，機關檔案管理改革在這種形勢下就顯得尤其重要緊迫，如何尋找更加科學合理的機關檔案管理改進渠道成為眼下機關檔案管理者非常重視的課題。

3.1全力打造高素質機關檔案隊伍。全力提高機關檔案人員素質、打造一支“復合型”信息化管理人員隊伍是促進機關檔案工作順利推進基礎。在信息化快速發(fā)展的時代，各類競爭都體現(xiàn)在人才競爭方面，知識經(jīng)濟時代的機關檔案工作更上要求擁有“精”“博”有機結合的“全才”，如此的機關檔案人才才能更好的適應解決跨部門、跨學科、跨行業(yè)的機關檔案工作。機關單位也需要引導機關檔案工作人員加強檔案業(yè)務與政治學習有機結合，通過參與上級檔案系統(tǒng)舉辦的檔案專業(yè)培訓班學習、日常檔案知識自學、檔案學術研討等方式，熟練掌握檔案管理的現(xiàn)代化要求，提升自身檔案工作綜合素質。

3.2加大機關信息化建設投入力度。突出檔案信息化基礎投入這個前提，切實搞好信息化設備更新維護。要實現(xiàn)機關檔案工作現(xiàn)代化有效開展，需要政府加大財力、人力和物力的支持力度，根據(jù)各機關單位的實際需要，加大基礎設施投入力度，建立檔案信息化專項預算并對相關建設資金進行科學有效管理，以此加大電子檔案室、紙制檔案室的面積，采購檔案種類物資，全面改善檔案工作的硬件和軟件條件。

3.3規(guī)范機關信息化檔案建設標準。信息技術在最初應用到機關檔案管理中或多或少都存在一些突出問題，其中最主要的問題就是缺少統(tǒng)一規(guī)范的工作標準和細則。各機關單位要立足于實際制定一套機關檔案信息制度，促進機關案件在制度化、程序化的道路上運行。在目前的機關檔案管理操作中，要嚴格學習國家、省市各級檔案出臺的檔案管理標準，如2015年國家檔案局出臺的中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》要求，在堅持將這些標準執(zhí)行到位的基礎上，結合本單位實際，提升檔案管理的自動化管理程度，加快建立本單位數(shù)字化檔案管理方式，全面降低管理成本和人力成本，明確本單位的信息化檔案管理方式、信息化檔案組織制度、檔案管理工作標準及對應責任分工等環(huán)節(jié)，切實解決標準要求不清不明問題，實現(xiàn)本單位檔案管理效率性與安全性相結合，力爭取得預期的效果。

3.4高度重視機關信息化成效考評的運用。通過加強機關檔案管理信息的考評結合，并積極加以運用，是充分調(diào)動機關檔案工作者積極性行之有效的辦法。這需要在健全機關檔案管理規(guī)章制度的基礎上，形成機關檔案管理信息化考核辦法，以此作為衡量所有機關工作的依據(jù)，從而推動機關檔案工作邁上新臺階、開創(chuàng)新局面。

可以說，機關檔案信息化建設及其檔案管理，均需要從人才培養(yǎng)、資金投入、技術標準、管理水平等多方面下功夫，以此切實增強機關檔案信息化技術水平，促進機關檔案管理綜合水平得到更大程度提高。

參考文獻：

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