王秋艷

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，但是由于其繁瑣性以及管理方式的多樣性，并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文將針對(duì)當(dāng)前檔案管理的一些不足，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 規(guī)范 問題

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）06-00-01

新時(shí)代、新時(shí)期，在以習(xí)近平中國(guó)特色社會(huì)主義思想的指引下，社會(huì)改革不斷深入，科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平顯著提高，科學(xué)技術(shù)成果不斷地滲透到人們的生產(chǎn)生活中，在這樣的背景下檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大的變化。面對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的需要，必須有條不紊地做好檔案管理工作。筆者認(rèn)為，應(yīng)從檔案管理的重要性、存在的問題和如何做好檔案管理工作等幾個(gè)方面切實(shí)做好檔案管理工作。

一、做好檔案管理工作的重要意義

一個(gè)單位的檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的歷史參考和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。檔案管理工作做好了，一方面，能為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解本單位工作開展情況，適時(shí)調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù)；另一方面，有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定單位取得的成果，為本單位或部門科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映一個(gè)單位整體發(fā)展?fàn)顩r。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的影響力具有重要意義。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.對(duì)檔案管理工作不重視，管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

一直以來，很多檔案管理人員甚至是部分領(lǐng)導(dǎo)干部都對(duì)檔案工作存在一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。他們認(rèn)為檔案管理工作不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，且平時(shí)的工作也就是抄抄寫寫和整理文檔，只要檔案不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付借調(diào)或查檔就萬(wàn)事大吉。他們沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案工作也缺乏足夠的了解，因而忽視檔案工作已無法適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求。管理意識(shí)薄弱，管理水平不高，管理手段落后。

2.檔案管理制度不健全

檔案管理不夠規(guī)范，普遍存在管理不規(guī)范的問題。主要表現(xiàn)在：第一，檔案號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立 了一些管理制度，卻流于形式，執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，因而大都對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理的具體工作還不夠了解，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求。再加上很多檔案管理人員身兼數(shù)職，無法全心投入檔案工作中，在日常的檔案管理工作中往往容易敷衍了事，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

三、新時(shí)期如何做好檔案的管理工作

1.做好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)健

對(duì)檔案管理工作有足夠的重視是做好檔案管理工作的重要前提。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會(huì)困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。對(duì)檔案管理人員來說，必須愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做好本職工作，努力學(xué)習(xí)和鉆石業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高管理水平，贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視和尊重。

2.提升檔案管理人員素質(zhì)

目前進(jìn)行檔案管理工簽作，仍然需要人工進(jìn)行。因此檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量、效率以及安全性產(chǎn)生十分重要的影響。因此，我國(guó)在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性，同時(shí)要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其檔案管理專業(yè)水平和檔案管理工作的安全意識(shí)，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員對(duì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用，保證在操作的過程中不出問題，減少對(duì)整體檔案管理工作造成的影響，更好的完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

3.制定檔案管理工作的規(guī)劃

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行事先的規(guī)劃，按照規(guī)劃進(jìn)行檔案管理。防止檔案管理工作人員在操作的過程中出現(xiàn)失誤和主觀隨意性。只有這樣才能夠讓檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化順利進(jìn)行，為整體建設(shè)提供重要的保證，提升檔案管理工作的質(zhì)量效率和安全性。同時(shí)制定檔案管理工作的規(guī)劃，能夠?yàn)榻窈蟮臋n案管理工作提供借鑒。

4.制定完善的檔案管理制度

隨著檔案管理手段的不斷改革和完善，制度的需求也隨之提高。首先，加強(qiáng)安全管理制度，對(duì)于檔案的管理安全和保密性是尤為重要的，尤其對(duì)于國(guó)家事業(yè)單位、公安、保密等單位的檔案就更是重要，這涉及到一個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)和政治的安全，所以在科技如此發(fā)達(dá)、互聯(lián)網(wǎng)全球性如此之強(qiáng)大的今天更是重中之重，檔案管理的安全制度就更應(yīng)提高。其次，要使檔案管理制度統(tǒng)一。我們國(guó)家幅員遼闊，人口眾多，東西差異，南北差異情況還是較為嚴(yán)重，而對(duì)于檔案管理的手段和制度也并不相同，所以為了全國(guó)性進(jìn)行檔案統(tǒng)一的管理，對(duì)于相對(duì)落后的地區(qū)和省市，為了確保檔案統(tǒng)一性，國(guó)家更應(yīng)該加大力度去提高檔案管理制度的統(tǒng)一性，從中央到地方，從上級(jí)到下級(jí)，層層深入管理，做好人事和單位的各項(xiàng)檔案的真實(shí)性和可靠性的歸檔和管理工作。

5.加強(qiáng)檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合

當(dāng)前，高科技不斷的走入人們的工作和生活之中，而且對(duì)于檔案管理工作的手段來說，更帶來了新的、更高的要求和挑戰(zhàn)，只有將檔案管理工作和現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的快速發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)該提高服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)自身的能力，學(xué)會(huì)運(yùn)用高新的技術(shù)知識(shí)實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，檔案上的信息具有較高的價(jià)值，這些資源集聚著大量的指示精神，檔案的整理工作是一項(xiàng)十分繁瑣、工作量很大的內(nèi)容，勞動(dòng)強(qiáng)度大，有很多重復(fù)性的勞動(dòng)內(nèi)容，如果能將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理工作中來，那么將大大提高檔案管理工作的效率，節(jié)省大量的時(shí)間和人力，對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，可以根據(jù)文件開場(chǎng)的先后順序進(jìn)行打印，避免由于人為原因造成的影響，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也是一個(gè)值得關(guān)注的問題，為了確保檔案文件的安全性，建立和完善相應(yīng)的制度，加強(qiáng)對(duì)電子文件的監(jiān)管力度，能夠確保檔案電子文件的安全。