陳鶴齡

摘要：從我國經濟發(fā)展趨勢來看，現代化建設水平不斷提高，同時檔案工作也有了明顯的變化，現有的檔案信息化已經成為發(fā)展的潮流，它和以往的檔案信息化管理工作相比較來看，現代化檔案工作效率有了明顯的提高，但是，其在發(fā)展的同時，也存在一些問題，比如說，網絡技術的發(fā)展給安全帶來不利的影響，所以，就需要制定完善的措施來解決問題。

關鍵詞：檔案信息化管理；安全問題；措施

我國步入到新世紀以來，現代化學科學技術水平有了明顯提升，對于人們而言，也已經邁入了信息化時代，無論是在政治方面還是在經濟文化方面中，各個現代化領域都取得了很大的成就，所以說，在檔案信息管理方面，我國就需要進行管理，加大力度進行重視。

1、檔案信息化管理模式的優(yōu)勢

面對現階段的發(fā)展形勢下，我國以往的紙質檔案就占用到很大的面積，并且在進行查找時也比較麻煩，這樣一來，就需要使用高效、快捷的技術將檔案傳送到電腦中，并且進行儲存，同樣的檔案信息化也受到了更多人的關注，并且成為當下管理的主要方式之一。所以說，信息化管理也就會自然代替以往紙質管理方式，信息化管理方式自身存在的特點比較明顯，可以使用關鍵字就能找到相關的信息，還可以快速的實現對檔案信息的傳送工作。

1.1 需要不斷提高信息化的搜索速度以及準確性

一般情況下，從傳統(tǒng)性的檔案管理模式來說，如果在對檔案進行搜索時，就要求相關的人員在案卷或者是目標進行手動查找時，那么這樣的查找效率是比較低，當然，也很容易出現問題。所以說，在實行了信息化檔案以后，不僅可以在很大程度上提高對檔案信息的查找效率，還可以減少可能出現的問題。

1.2 需要提高對檔案信息化的利用效率

隨著科學手段的發(fā)展，環(huán)保理念也在開始進行。面對無紙化的辦公而言，就會受到更多人的重視，而且在對于各個單位部門來說，也需要引起重視。因為辦公自動化程度比較高，這樣就會使得紙質檔案信息和辦公數字化辦公之間存在很大的區(qū)別，這樣在應用信息化檔案以后，檔案的相關信息就可以以數字化或者是信息化的形式呈現出來，還可以直接在辦公的范圍內應用數字化系統(tǒng)，這樣一來，就不僅僅可以很好的解決了傳統(tǒng)紙質檔案和辦公數字化的沖突，還可以最大化的為使用者提供了很大的實用性。

1.3 使用檔案信息化管理可以方便信息的共享以及傳輸

目前，在以往的紙質檔案管理方式中，相關的使用者需要根據對檔案管理部門來對信息進行查找或者是郵寄，然而對于這些來說，就會給使用者帶來很大的不便。所以說，信息化檔案管理可以在很大程度利用信息網絡，將相關的管理信息傳輸到使用者手中，這樣一來，就節(jié)省了時間和人員。

1.4 檔案信息化可以節(jié)省國家資源

需要先對紙質檔案來說，就需要對大量時間把信息材料復印出來，并且進行制作，所以說，這樣的情況下就需也大量的紙張，同時也會造成國家資源浪費。一方面來說，在復印的時候，過程是比較復雜的，不僅如此，還虎造成很多電力的浪費，從而浪費不必要的能演，所以說，過多的紙張會對環(huán)境造成污染，那么這樣說來，檔案的辦公不能再僅限于紙質檔案了，就需要采取信息化檔案管理方式，在最大程度上節(jié)約國家能源資源，從而提高工作效率。

2、對于我國檔案信息化管理中存在的安全問題

2.1 檔案信息化的真實性以及合法性

在我國以往的紙質檔案管理中，就要求相關的人員對信息進行簽字或者是蓋章，這樣來說，就很容易識別出信息的真實性和合法性。

2.2 檔案信息傳輸和保管過程中的安全問題

電子信息檔案在管理過程中，都需要根據互聯網來進行運輸，所以說，在進行運輸時，安全成為重要的問題。特別是在對檔案信息傳送的過程中，可能會被黑客進行修改和盜取，如果是面對保密性的文件時，那么就會造成很大的安全問題。

2.3 檔案信息的病毒威脅

一般在計算機網絡中，病毒問題是現代化信息技術不可避免的問題，病毒種類比較多，并且復雜，所以說在進行傳輸時嗎，如果是受到了病毒的破壞，那么就很有可能會危害到檔案信息管理系統(tǒng)，同時造成資料的泄露，也會給公司帶來影響，所以說，就需要不斷降低病毒侵害，這個已經成為傳送過程中需要注意的問題。

3、檔案信息化管理中問題相應的解決措施

3.1 需要不斷改善檔案信息管理的合法性和真實性

從很大一方面來說，檔案信息的真實性和合法性問題，就需要加強管理，有效的進行預防。這樣一來，就需要使用加密技術進行管理，而在當前中使用的加密技術就可以分為兩個方面的內容。分別是對稱類和非對稱類。而前者加密技術解密和價目的秘鑰相同，而另外一種其實就是加密技術在辦公過程中應用的比較廣泛，所以說，對于非對稱類的加密主要是根據加密和解密兩種方式進行管理，換句話說，在加密的過程可以使用密鑰進行使用，相對于另外一種解密的秘鑰不得公開，在這樣的情況下，就需要指定人員進行控制，同樣的也是根據當前檔案信息化管理中應用效果比較好的方式進行應用。

3.2 在檔案信息化管理中，需要引進新型的管理技術以及管理理念

伴隨著社會信息化的不斷發(fā)展，對于每個行業(yè)來說，都需要不斷融入現代化科學技術。這樣對于檔案信息化管理工作而言，也需要跟上時代的腳步，并且將落戶、傳統(tǒng)的管理模式進行合理的改變，然后，還需要重新設計符合自身條件要求的檔案信息化管理模式，這樣一來，還可以提高各個方面的投入情況。比如說，在信息化管理過程中，需要對人力和物力進行管理，還需要從根本上改變對檔案信息化管理工作。其中比較重要的是信息化管理內容，主要是包括權限問題和監(jiān)控管理問題。還需要不斷提高對訪問方案用戶身份的驗證，需要杜絕沒有關系的用戶隨意查看檔案信息等。一方面來說，在權限問題上可能就會給用戶帶來很大的影響，而在權限問題就需要給每一位用戶分配特殊符合或者是數字，由此，在這個時候，相關的用戶就需要輸入這些以后才可以進行參看。另外，在對檔案信息化管理的手，防火墻就可以起到重要的作用，它可以有效的確保數據系統(tǒng)的進、出方向的關聯，并且可以起到監(jiān)控的作用，進而對于電子檔案的安全性和隱蔽性都會受到保護。需要注意的是，需要檢查所歸檔的文件是否是最終版本，然后在檢查電子文件與相應的紙質文件是否一樣，這樣對于技術方面來說，在對文件進行檢查時，狀態(tài)是否含有病毒，所讀出的數據是否準確。

4、小結

以上所述，在本文中講述了檔案信息化管理的優(yōu)勢、存在的問題以及解決措施，所以說，對于各個行業(yè)部門來說，現代化電子信息檔案也會增加。同樣的情況下，檔案管理的安全性也會面臨著很大的挑戰(zhàn)。這樣在整體上說，在目前的發(fā)展過程中就需要加強對檔案信息化管理，這樣對于管理人員來說，就需積極的認識到檔案信息化管理存在的各種問題，而且在找出問題之后，就需要制定完善的措施進行解決，進而使得檔案信息化管理工作可以穩(wěn)定發(fā)展。

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