曲艷霞

事業(yè)單位的檔案管理種類繁多。數(shù)量龐大，檔案管理的是否規(guī)范，直接影響查閱效率的高低。同時(shí)，查閱效率的高低。又大大關(guān)系到事業(yè)單位很多方面辦事效率的快慢。這些方面，直接顯示著事業(yè)單位的管理水平、決策水平。這在很大程度上影響著來辦事人員的情緒。高效快捷的查閱翻找。是對(duì)查閱人員的一種尊重，也是我們檔案管理人員必須具備的素質(zhì)之一。顯然傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案保存與利用的要求。由此，必須轉(zhuǎn)變觀念。更新檔案管理方法，利用先進(jìn)技術(shù)。確保事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案管理工作能夠正常開展，為檔案的利用提供準(zhǔn)確、及時(shí)、有用的信息，提升事業(yè)單位的辦事效率，切實(shí)為社會(huì)服務(wù)作出貢獻(xiàn)。下面是我多年來從事檔案工作的小經(jīng)驗(yàn)和小方法，現(xiàn)寫出供大家參考。

1計(jì)算機(jī)錄入信息：EXCEL表格和備份

如今計(jì)算機(jī)辦公已全面普及。檔案的保存與查閱也大多數(shù)應(yīng)用了電腦信息錄入和保存。但為了雙重保險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)錄入信息的同時(shí)。紙制材料的保存也同樣重要。

計(jì)算機(jī)錄入檔案信息時(shí)。我常用EXCEL表格。進(jìn)行錄入。首先把材料按事先規(guī)定的分類要求進(jìn)行基本分類：大致為，按年度或按地域分類。例如，財(cái)務(wù)類檔案基本上是按年度分，即一個(gè)年度的裝訂成卷、冊(cè)。文件類檔案按地域分類，即：省級(jí)文件、市級(jí)文件、縣級(jí)文件。其次每條信息錄入制定好的表格內(nèi)，按流水順序，逐條錄入。

建立多個(gè)文件夾，每個(gè)文件以年度為標(biāo)志，按內(nèi)容的不同，將EXCEL表格。分別存在建立好的文件夾中，以便于查找。

為了信息的安全和保險(xiǎn)，將錄入后的信息，備份存入“云收藏”中。隨時(shí)錄入新內(nèi)容，隨時(shí)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。

2紙制材料的保存：冊(cè)、盒、架

檔案要想不丟失。不破損，我認(rèn)為，最好的方法是先裝訂成冊(cè)。這樣。即便于保存，也便于查閱。裝訂成冊(cè)。首先要作好分類工作。分類的基本原則是：方便查找和借閱。本人的作法是：一是按年度分類；二是按內(nèi)容分類。這就要看檔案的性質(zhì)來確定如何分類。大多數(shù)情況下，文件類檔案，基本上是按年度分類。因?yàn)槲募悪n案數(shù)量不大，半年裝訂一次。按照下發(fā)文件的先后順序。裝訂成卷冊(cè)。用牛皮紙封皮兒訂在外面，以便于保存。在卷皮上寫明保存期限、年份時(shí)間以及一些重要的標(biāo)志性搜索文字。

財(cái)務(wù)檔案，是單位量比較大的一類存檔資料。大致上按季度、且按內(nèi)容分類歸檔裝訂。財(cái)務(wù)檔案首先按月份整理好。用夾子夾住，每個(gè)季度末，按內(nèi)容分類裝訂。也用牛皮紙類封皮為封面和封底。對(duì)于其它類型的資料，以便于保存和查閱為原則。視實(shí)際情況而確定。在我從年的工作中，我個(gè)人認(rèn)為，財(cái)務(wù)類票據(jù)中，購(gòu)買收據(jù)一類檔案。我大多數(shù)用薄紙版類作為一卷的封面和封底。因?yàn)檫@個(gè)材料紙張?zhí)?。放在架中，不容易站立擺放，平整放置。材料擺放太多。不利于通風(fēng)，容易受潮變形，從而從利于達(dá)到長(zhǎng)期存放的目的。

檔案裝訂成冊(cè)后，多數(shù)情況下，在未到年終時(shí)，最好放在檔案盒中。在檔案盒中側(cè)面貼上標(biāo)簽，這樣作的目的，還是便于保存和查問。年終。將存放在檔案盒中的成冊(cè)材料。將檔案盒一并放在可移動(dòng)密集檔案架中。每組檔案架的距離不可過于太小。至少要保持5厘米的距離。這樣便于通風(fēng)、防潮。

3防火、防盜、防潮、防蟲蛀

防火、防盜、防潮、防蟲蛀。是檔案管理的重中之重。材料檔案室中必須備有滅火器、樟腦球、濕度表、溫度計(jì)等基本的工具和器材，而且要定期檢查溫度計(jì)及濕度表等工具是否屬于正常使用范圍，如有故障要及時(shí)修理或更換。

材料檔案室中，絕對(duì)要禁止明火出現(xiàn)。因此。檔案室的墻壁上顯注的在方，粘貼“禁止吸煙”。這警示查閱人員及工作人員絕不能在檔案室內(nèi)吸煙。并且我個(gè)人認(rèn)為，有條件的單位。檔案室應(yīng)放置煙火報(bào)警器。

北方的天氣，冬天室內(nèi)取暖溫度較高，大多數(shù)能達(dá)到零上25度左右。因此，防潮不僅僅是夏天的任務(wù)，冬天也應(yīng)關(guān)注到檔案的濕度情況。冬天的室內(nèi)溫度和濕度太高。并且無法常時(shí)間打開窗戶通風(fēng)，檔案更容易發(fā)生變霉腐爛。多年的檔案工作，在實(shí)際中不斷的探索。我常常在檔案室的四周墻角灑上白石灰粉。這樣即能起到防潮，還能有效地滅菌，防蟲蛀的效果，可謂是一舉兩得。

通風(fēng)。是檔案室夏季的重要任務(wù)。近年來，由于環(huán)境的原因。春季時(shí)常有大風(fēng)沙塵天氣出現(xiàn)，而且春夏之交時(shí)，有很多楊花和柳絮隨風(fēng)到處飄落。遇見這樣的天氣。絕對(duì)不能打開檔案室的窗戶進(jìn)行“室內(nèi)穿堂風(fēng)”的通過。因?yàn)榇罅炕覊m及楊花和柳絮毛毛兒進(jìn)入室內(nèi)，以防隨風(fēng)飄進(jìn)灰塵和楊柳花絮進(jìn)入檔案架中。也帶來了外面細(xì)菌，會(huì)導(dǎo)致細(xì)菌增生。腐壞紙張材料。為防蟲蛀帶來更大難度。但是長(zhǎng)時(shí)間不開窗戶進(jìn)行通風(fēng)室內(nèi)會(huì)有一種發(fā)霉的味道，久了，檔案同樣會(huì)發(fā)霉損壞。這時(shí)，我會(huì)常常根據(jù)風(fēng)向選擇打開檔案的一側(cè)窗戶進(jìn)行短暫的通風(fēng)處理。一般會(huì)選擇風(fēng)向的對(duì)側(cè)窗戶打開通風(fēng)，防止“穿堂風(fēng)”進(jìn)入室內(nèi)。但這時(shí)，打開窗戶的時(shí)間一定不能過長(zhǎng)。最好選擇在早上或晚上下班前后。

4結(jié)語(yǔ)

目前，檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案管理模式。這種管理方式的轉(zhuǎn)變能夠大大提升檔案管理效率，有利于檔案信息的永久性保存，也方便了使用者對(duì)檔案信息的查閱、利用，降低了檔案保存的成本，讓檔案實(shí)現(xiàn)了真正的高效利用。